¡No me digas! ¿También se aprende esto?
No exactamente, pero, quién no ha estado en reuniones en donde se hacen esfuerzos ¡No me digas! ¿También se aprende esto?
No exactamente, pero, quién no ha estado en reuniones en donde se hacen esfuerzos por no avanzar, no tomar decisiones o incluso no saber a qué vas o si tu participación es significativa o meramente testimonial (o incluso para saber qué se está cociendo)
De hecho, supongo que somos consciente que en muchas reuniones nos desviamos consciente o inconscientemente del "meollo" de la reunión. Nos vamos por los cerros de Úbeda y somos incapaces de retomar de nuevo el camino inicialmente (se supone) trazado, ¿correcto?
Hace tiempo en un seminario de formación en gestión y dirección de equipos y facilitación de grupos de trabajo ya nos advirtieron de los diferentes comportamientos que ayudan a entorpecer una reunión y cáles deben ser las "contramedidas" para reconducir esa reunión que aparentemente tenemos la sensación que la están boicoteando o bien estamos perdiendo el control.
1) "Meandros" sin rumbo
Los meandros sin rumbo son bastante comunes. Tan común que supongo que la mayoría de los asistentes a las reuniones los identificamos. Sus síntomas son cuando hablamos un rato y luego pasamos al siguiente tema. Sin decisión, sin siguiente paso, sin "y qué". Acabamos de tener una conversación. Eso está bien, sin embargo no para lo que tienen que ser las reuniones. Las reuniones sirven para crear una realidad compartida y una alineación en torno a temas que requieren más claridad o ideas.
En función del tipo de reunión; ya sea éste de presentación de un informe, de recopilación (y exploración de ideas) o bien de toma de decisiones.
Si presentas un informe, asegúrate que todo el mundo lo comprende.
Si lo que requieres es recopilar información, asegúrate que se han recogido y escuchado todas las ideas, todas las aportaciones, ...
Si la finalidad es tomar una decisión, asegúrate de presentar la propuesta definitiva y trabajar hasta que haya consentimiento.
Recuerda, es importante establecer el objetivo de la reunión (presentar un informe, recopilar información o tomar una decisión)
2) No pedir una decisión
A veces son los facilitadores los que no se atreven a presentar una propuesta para obtener la aprobación y esperar a que una decisión caiga del cielo. Elige una propuesta y pide consentimiento u objeciones.
Sigue este patrón:
Indique el problema que le gustaría abordar / resolver
Pida ideas sobre cómo resolver el problema (idealmente, alrededor). Si es necesario, haga otra ronda para madurar más las ideas.
Sintetice las ideas en una propuesta o elija una propuesta y proponga formalmente. Entonces solo trata con las objeciones . En particular, no te dejes llevar por el siguiente patrón, propuestas alternativas.
3) Realizar propuestas alternativas
Nos referimos a la siguiente situación:
Facilitador: “Bien, ahora que hemos hablado de esto durante un tiempo, me gustaría proponer [Propuesta X]. ¿Hay alguna objeción? "
Miembro del equipo: “No, pero tengo una idea completamente diferente. También podríamos ... “
Si bien esto probablemente se deba a buenas intenciones, sugerir ideas alternativas en el momento de tomar una decisión no es productivo.
Reflexiona. En este escenario, ¿qué se supone que debe hacer el facilitador? ¿Dejar ir la propuesta X? ¿Ignorar la nueva idea? Tampoco son buenas opciones. La introducción de una alternativa al final del juego pone al facilitador en una posición de perder-perder y al equipo con ella.
¿Digo que a las personas no se les debería permitir tener nuevas ideas? Está claro que no, pero creo que ayuda ser consciente del momento y el impacto de nuestras ideas.
¿Cómo podría evitarse esto?
La mejor forma de evitar este efecto es caminar hacia las propuestas de forma más intencionada. De acuerdo con el "proceso sociocrático", a menudo generamos propuestas juntos, co-creándolas. De esa manera, escucharemos cada idea mientras aún estamos compilando una propuesta.
¿Y si pasa de todos modos? Después de todo, no podemos evitar que la gente tenga nuevas ideas, ¡ni queremos!
Si alguien presenta una nueva propuesta durante el momento de la decisión, normalmente les pido que mantengan su idea para más tarde. Si las cosas se complican (por ejemplo, si decir que sí a la propuesta X significa no poder hacer la propuesta Y), hago un control de temperatura (estado de ánimo) preguntando al grupo (en una ronda) cómo se sienten acerca de las dos opciones.
A continuación, elijo el que tiene más energía a su alrededor y lo propongo, pasando a una decisión. La otra idea de propuesta puede volver más tarde o no. Con bastante frecuencia, hay muchos caminos a seguir. Entonces, ¿por qué estar paralizado entre dos buenas ideas y no elegir ninguna de las dos?
4) Mantenerse vago o impreciso
A menudo, los miembros del equipo no nos dan nada específico con qué trabajar. Puede estar del lado de propuestas vagas o de opiniones imprecisas (tal vez-objeciones).
Veamos algunos ejemplos:
“Creo que deberíamos asegurarnos de que esto sea inclusivo. "
"Simplemente no sé si esto es una buena idea".
No hay nada de malo en estas declaraciones. Sin embargo, necesitan información adicional. Por ejemplo, ¿Cómo vamos a hacer que esto sea inclusivo? ¿Por qué no crees que es una buena idea?
Demasiados facilitadores se satisfacen fácilmente con estas vagas declaraciones, y todos asentimos con la cabeza a sabiendas, pero en realidad no lo sabemos. ¡Haz más preguntas!
5) Jugando la carta de víctima
Es posible que a veces la gente no quiere resolver un problema. Quieren que los demás sepan que se sienten mal por sí mismos y necesitan atención. No es una pena, todos hemos estado en esta situación. Y si somos honestos, también sabemos que discutir nunca nos ha sacado de eso. Porque si alguien tiene una mentalidad de víctima, no hay absolutamente ningún ajuste para arreglar la propuesta. Ellos nombran un problema, lo abordas y ellos encuentran un nuevo problema. Frustrarse o enojarse tampoco ayuda.
¿Cómo salir del drama? Aquí hay algunas cosas que podrían funcionar.
Empatiza. Algunas personas realmente solo necesitan escuchar unas pocas palabras de reconocimiento honesto. Decirles que su problema no es un problema real solamente hará las cosas más difíciles. En su lugar, valida. Y luego pídeles que se unan al equipo de solucionadores de problemas.
Señala que hay un problema que resolver e invite a todos a ser un agente para resolverlo. A veces, la gente abandona la mentalidad de víctima cuando hay algo que resolver.
Orienta la discusión y mueve la conversación a un cara a cara. El problema puede estar demasiado estancado para ser resuelto en "público"
Por último, si alguien pasa demasiado tiempo en modo víctima y no puedes resolver el problema subyacente, podría ser el momento de separarse. Si una persona tiene una fuerte racha de víctimas, no hay posición ganadora en ningún lugar del equipo.
por no avanzar, no tomar decisiones o incluso no saber a qué vas o si tu participación es significativa o meramente testimonial (o incluso para saber qué se está cociendo)
De hecho, supongo que somos consciente que en muchas reuniones nos desviamos consciente o inconscientemente del "meollo" de la reunión. Nos vamos por los cerros de Úbeda y somos incapaces de retomar de nuevo el camino inicialmente (se supone) trazado, ¿correcto?
Hace tiempo en un seminario de formación en gestión y dirección de equipos y facilitación de grupos de trabajo ya nos advirtieron de los diferentes comportamientos que ayudan a entorpecer una reunión y cáles deben ser las "contramedidas" para reconducir esa reunión que aparentemente tenemos la sensación que la están boicoteando o bien estamos perdiendo el control.
1) "Meandros" sin rumbo
Los meandros sin rumbo son bastante comunes. Tan común que supongo que la mayoría de los asistentes a las reuniones los identificamos. Sus síntomas son cuando hablamos un rato y luego pasamos al siguiente tema. Sin decisión, sin siguiente paso, sin "y qué". Acabamos de tener una conversación. Eso está bien, sin embargo no para lo que tienen que ser las reuniones. Las reuniones sirven para crear una realidad compartida y una alineación en torno a temas que requieren más claridad o ideas.
En función del tipo de reunión; ya sea éste de presentación de un informe, de recopilación (y exploración de ideas) o bien de toma de decisiones.
- Si presentas un informe, asegúrate que todo el mundo lo comprende.
- Si lo que requieres es recopilar información, asegúrate que se han recogido y escuchado todas las ideas, todas las aportaciones, ...
- Si la finalidad es tomar una decisión, asegúrate de presentar la propuesta definitiva y trabajar hasta que haya consentimiento.
Recuerda, es importante establecer el objetivo de la reunión (presentar un informe, recopilar información o tomar una decisión)
2) No pedir una decisión
A veces son los facilitadores los que no se atreven a presentar una propuesta para obtener la aprobación y esperar a que una decisión caiga del cielo. Elige una propuesta y pide consentimiento u objeciones.
Sigue este patrón:
- Indique el problema que le gustaría abordar / resolver
- Pida ideas sobre cómo resolver el problema (idealmente, alrededor). Si es necesario, haga otra ronda para madurar más las ideas.
- Sintetice las ideas en una propuesta o elija una propuesta y proponga formalmente. Entonces solo trata con las objeciones . En particular, no te dejes llevar por el siguiente patrón, propuestas alternativas.
3) Realizar propuestas alternativas
Nos referimos a la siguiente situación:
- Facilitador: “Bien, ahora que hemos hablado de esto durante un tiempo, me gustaría proponer [Propuesta X]. ¿Hay alguna objeción? "
- Miembro del equipo: “No, pero tengo una idea completamente diferente. También podríamos ... "
Si bien esto probablemente se deba a buenas intenciones, sugerir ideas alternativas en el momento de tomar una decisión no es productivo.
Reflexiona. En este escenario, ¿qué se supone que debe hacer el facilitador? ¿Dejar ir la propuesta X? ¿Ignorar la nueva idea? Tampoco son buenas opciones. La introducción de una alternativa al final del juego pone al facilitador en una posición de perder-perder y al equipo con ella.
¿Digo que a las personas no se les debería permitir tener nuevas ideas? Está claro que no, pero creo que ayuda ser consciente del momento y el impacto de nuestras ideas.
¿Cómo podría evitarse esto?
La mejor forma de evitar este efecto es caminar hacia las propuestas de forma más intencionada. De acuerdo con el "proceso sociocrático", a menudo generamos propuestas juntos, co-creándolas. De esa manera, escucharemos cada idea mientras aún estamos compilando una propuesta.
¿Y si pasa de todos modos? Después de todo, no podemos evitar que la gente tenga nuevas ideas, ¡ni queremos!
Si alguien presenta una nueva propuesta durante el momento de la decisión, normalmente les pido que mantengan su idea para más tarde. Si las cosas se complican (por ejemplo, si decir que sí a la propuesta X significa no poder hacer la propuesta Y), hago un control de temperatura (estado de ánimo) preguntando al grupo (en una ronda) cómo se sienten acerca de las dos opciones.
A continuación, elijo el que tiene más energía a su alrededor y lo propongo, pasando a una decisión. La otra idea de propuesta puede volver más tarde o no. Con bastante frecuencia, hay muchos caminos a seguir. Entonces, ¿por qué estar paralizado entre dos buenas ideas y no elegir ninguna de las dos?
4) Mantenerse vago o impreciso
A menudo, los miembros del equipo no nos dan nada específico con qué trabajar. Puede estar del lado de propuestas vagas o de opiniones imprecisas (tal vez-objeciones).
Veamos algunos ejemplos:
- “Creo que deberíamos asegurarnos de que esto sea inclusivo. "
- "Simplemente no sé si esto es una buena idea".
No hay nada de malo en estas declaraciones. Sin embargo, necesitan información adicional. Por ejemplo, ¿Cómo vamos a hacer que esto sea inclusivo? ¿Por qué no crees que es una buena idea?
Demasiados facilitadores se satisfacen fácilmente con estas vagas declaraciones, y todos asentimos con la cabeza a sabiendas, pero en realidad no lo sabemos. ¡Haz más preguntas!
5) Jugando la carta de víctima
Es posible que a veces la gente no quiere resolver un problema. Quieren que los demás sepan que se sienten mal por sí mismos y necesitan atención. No es una pena, todos hemos estado en esta situación. Y si somos honestos, también sabemos que discutir nunca nos ha sacado de eso. Porque si alguien tiene una mentalidad de víctima, no hay absolutamente ningún ajuste para arreglar la propuesta. Ellos nombran un problema, lo abordas y ellos encuentran un nuevo problema. Frustrarse o enojarse tampoco ayuda.
¿Cómo salir del drama? Aquí hay algunas cosas que podrían funcionar.
Empatiza. Algunas personas realmente solo necesitan escuchar unas pocas palabras de reconocimiento honesto. Decirles que su problema no es un problema real solamente hará las cosas más difíciles. En su lugar, valida. Y luego pídeles que se unan al equipo de solucionadores de problemas.
Señala que hay un problema que resolver e invite a todos a ser un agente para resolverlo. A veces, la gente abandona la mentalidad de víctima cuando hay algo que resolver.
Orienta la discusión y mueve la conversación a un cara a cara. El problema puede estar demasiado estancado para ser resuelto en "público"
Por último, si alguien pasa demasiado tiempo en modo víctima y no puedes resolver el problema subyacente, podría ser el momento de separarse. Si una persona tiene una fuerte racha de víctimas, no hay posición ganadora en ningún lugar del equipo.
Comentarios
Publicar un comentario
Gracias por tu aportación.