Jugando a priorizar (1)



Cómo podemos ayudar a nuestro a priorizar las tareas correctas y ejecutarlas en el orden correcto para eliminar los famosos "cuellos de botella." Por lo tanto es clave, primordial que se sepa capacitar al equipo para que diga "no" al trabajo de baja prioridad que podría retrasar su proyecto. 

Asegúrate de que todos hayan leído el "manifiesto del proyecto" o la carta del equipo, así como sus objetivos (por ejemplo el sistema OKR antes de la reunión-dinámica que presentamos ahora para que todos comprendan los criterios de éxito del proyecto. 

El primer paso se inicia con el volcado o desglose de todas las tareas de tu proyecto (aproximadamente invierte 15')

Intercambia con los miembros del equipo ideas sobre todas las tareas que necesita completar, realizar para cumplir con los objetivos de su proyecto. Escribe cada tarea en su propia "tarjeta" (ya hablaremos en otro post el detalle de convertir tareas en tarjetas de trabajo). Sé lo más específico posible y sobretodo incluir solo elementos que son parte de este proyecto en concreto,Evita la dispersión y la indefinición o imprecisión cuando definas los trabajos a ejecutar. 

Sin embargo, ten cuidado de no entrar demasiado en los detalles esenciales. No queremos que cientos de tarjetas se prioricen. 

Como consejo asegúrate de incluir tareas no técnicas y habituales como la formación y las comunicaciones con las partes interesadas.
El segundo paso, categoriza, clasifica todas las tareas (más o menos utiliza para esta actividad unos 10')

Agrupa la  tareas por tipo para formar de 2 a 5 categorías de trabajo. Algunas ideas a modo de ejemplo sobre formas de agrupar su trabajo:
  • Por hito
  • Por equipo responsable
  • Por corrección de errores, función existente o función nueva
  • Por mantenimiento, incubación o ejecución
En la parte posterior de cada ficha o tarjeta, anota si la tarea se relaciona con otras y cómo se relaciona. Es especialmente importante destacar las relaciones de dependencia 

A continuación el tercer paso: a priorizar! Invierte 15'. Nos dividimos en grupos pequeños y asignamos a cada grupo una categoría para clasificar y clasificar, colocando sus tarjetas en la mesa, en la pared o en un tablero virtual (recuerda que podemos utilizar Jamboard, Padlet, Miro, ...) . Esta clasificación inicial no debería tomar más de unos minutos, ¡así que trabajad rápido! 

Pausar e intercambiar categorías. Revisa cómo el otro equipo ha priorizado las tareas, luego ajusta las "tarjetas" como mejor le parezca. 
Otro consejo interesante. Presta atención a las dependencias. ¡No clasifiques una tarea como de baja prioridad si hay otras diez tareas que dependen de ella!

Cuarto paso. Dibuja la línea "Aceptar para soltar/dejar" (tiempo estimado 10')

Empieza por definir sus consideraciones a la hora de determinar si una tarea debe estar por encima o por debajo de la línea "Está bien dejar".

Usando estos criterios, id categoría por categoría y decidid dónde cae esa línea. ¿Qué tareas pueden fallar o fallar sin que todo el proyecto falle? Continua así hasta que hayas pasado por todas las categorías.
Como consejo documenta los criterios por encima / por debajo de la línea para que pueda hacer referencia a ellos para evaluar las solicitudes entrantes a lo largo del proyecto.
Finalmente el último paso, revisad y reflexionad en grupo (invierte en esta acción unos 10'.) Revisad todas las categorías y tareas priorizadas. Pide al grupo que comparta mediante un voto cómo se sienten acerca de la capacidad del equipo para entregar a tiempo. Pulgar hacia arriba = seguro; Pulgar hacia abajo = estamos condenados.

Si el grupo está significativamente en contra, dedica los últimos minutos a pensar en todos los riesgos para el éxito de su equipo. Considera hacer un seguimiento con un análisis "premortem" (lo comentaremos en otro post) para profundizar en por qué el equipo siente que está preparado para fallar.

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