La metodología de "Espacio Abierto": cómo implantarlo

Seguimos con la metodología de "Espacio Abierto"

¿Qué se necesita?

Varios espacios para poder reunirse  Una sala “central”, con capacidad para todos los asistentes. 

En ella se propondrán los temas del "Espacio Abierto" estará ubicado el horario y al final del se explicarán (y enviarán) los resultados de las reuniones. Los asistentes se sentarán formando un semicírculo casi cerrado, de manera que se facilite el contacto visual entre todos. 

Tantos espacios de reunión como reuniones simultáneas se prevea tratar o realizar, normalmente se corresponden con materias (o temas). Estos espacios deben ser muy cercanos para que los asistentes puedan moverse fácilmente durante y después de cada reunión. Por ejemplo, puede haber un espacio de reunión en cada esquina de la sala “central”, si es suficientemente grande. 

¿Qué material se requiere? 

Una superficie grande (por ejemplo, una pizarra blanca, una pared o un cartel) donde pegar las tarjetas con los temas que se vayan proponiendo. El horario se prepara en forma de matriz, dividiendo en horas en el eje de abscisas (1’5 horas entre reuniones y 1 hora para comer) y en espacios de reunión el eje de ordenadas. 

Debemos disponer de:

• Tarjetas tamaño A6 para escribir los temas propuestos para las reuniones.
• Rotuladores y/o marcadores de colores.
• Cinta adhesiva para pegar las tarjetas.

Para cada reunión que se mantenga simultáneamente: una pizarra blanca o similar donde poder escribir, así como rotuladores y/o marcadores de colores. 

• Tarjetas, rotuladores y cinta adhesiva.
• Un facilitador para explicar y guiar el proceso, especialmente durante la creación del horario y en el cierre del Espacio Abierto.

¿Cuál es el proceso? 

• Introducción (15’) El facilitador explica las materias o temáticas que se tratarán en el Espacio Abierto, el proceso, los cuatro principios y la única ley. 

• Propuesta de temas concretos y programación en el horario (45’). Cada asistente conversa durante 5 minutos con sus vecinos sobre los temas que les gustaría debatir. 

Para cada tema, un asistente pide al facilitador una tarjeta donde escribir su nombre y el tema en cuestión, enunciándolo preferiblemente en forma de problema a resolver. Los asistentes se van poniendo en fila en el espacio abierto del semicírculo.

 

Cada uno dice su nombre y enuncia el tema que propone debatir mientras enseña la tarjeta al resto de asistentes de manera que la puedan leer.  A continuación se va a pegarla en una hora que esté libre del horario del Open Space (que está conscientemente separado del semicírculo para no desviar la atención de escuchar todas las propuestas) y vuelve rápidamente a atender.

 

Cuando ya se han enunciado todos los temas, los asistentes se reúnen frente al horario para acabar de organizarlo. Si alguien desea que un tema se mueva a otra hora, se lo solicita a su propietario, que decide si lo mueve o no, respetando al máximo el horario original para no incomodar a otros asistentes. 

 

Un tema se puede añadir a otro si el propietario del tema receptor está de acuerdo, es decir, se fusionan sesiones que sean similares. Se intentan montar áreas temáticas para que los que están muy interesados en un tema puedan ir a todas las sesiones. El horario queda visible durante todo el Espacio Abierto de manera que cualquiera podrá acercarse a ver qué reuniones están teniendo lugar en ese momento y escoger a cuál quiere ir.

•  Se inician las reuniones. Reuniones (60'). A continuación se muestra un ejemplo de cómo se podría llevar a cabo una reunión (se podría hacer de muchas otras maneras) Una participante hace de facilitador y escriba (debería de ser la persona que propuso el tema). 

• Selección de ítems o problemas a tratar (10’) "Brainstorming" de ítems o problemas concretos a tratar. Se escriben en tarjetas que se pegan en una pizarra o en la pared. Ejemplos de items para el tema “Ingeniería Ágil”: Integración continua, TDD, deuda técnica, herramientas, frameworks, etc. Cada participante dispone de 5 votos a repartir entre los problemas que le gustaría debatir. Se levanta y los va apuntando en las tarjetas correspondientes. Se recuentan los votos de cada tarjeta y se escogen los 3 problemas con más votos. 

• Coloquio sobre cada problema (15’ por cada problema).

• Conclusiones de la reunión (5’). 

• Conclusiones de las reuniones (30′) Al finalizar el Espacio Abierto todos los asistentes se reúnen en la sala central. A partir de ahí, existen varias opciones (compatibles) 

Cada uno de los que propuso un tema expone las conclusiones, aprendizajes, ideas o posibles actividades que se han propuesto en su reunión para resolver el problema tratado.  Cada uno de los que propuso un tema traer los resultados anteriores apuntados en una cuartilla que pone en un muro para que el resto de asistentes lo pueda leer. 

• Documentación. Para que todos los asistentes tengan acceso a toda la documentación (propuestas, discusiones, conclusiones, acciones, ... se debe crear -a modo de Lecciones Aprendidas- un documento compartido con toda esta información. 

La caja de las habilidades