Cómo transferir conocimiento

¿Qué significa transferir el conocimiento en las organizaciones?, ¿Por qué se considera una actividad clave la transferencia del conocimiento en las organizaciones y/o en los grupos de trabajo?, ¿Para qué nos sirve tener ordenada esta actividad?, ¿Cómo, cuando y dónde se realiza dicha actividad?

Vamos por partes; en primer lugar ¿Cuál es el objetivo de la transferencia del conocimiento? 

Básicamente sus objetivos son los siguientes:

• Evitar los vacíos de conocimiento generados con el cambio de puesto de las personas empleadas.
• Ser una medida que ayude a identificar, elaborar, registrar, almacenar y difundir el conocimiento.
• Ser un complemento para el proceso de acogida e integración.

De hecho las organizaciones, los grupos de trabajo deben definir e implantar un proceso de organización del trabajo que permita transmitir a un tercero el conocimiento generado en un determinado entorno (empresa, departamento, grupos de trabajo, ...) para que éste pueda aplicarlo (y retenerlo) 

Es una actividad clave porque garantiza que el conocimiento (o como mínimo el conocimiento clave) se mantenga en la organización y no se pierda. También es importante y complementario a este proceso de transferencia la identificación de los conocimiento clave a través de una auditoría o "mapeo" del conocimiento en una organización.

Puesto que su finalidad es retener el conocimiento es importante que se diseñe e implante un procedimiento específico dentro del proceso de Gestión del Conocimiento; el procedimiento de transferencia del conocimiento.

Dentro del proyecto Huella de Desarrollo Organizacional hemos definido entre los diferentes pilotos de grupos de trabajo una secuencia ordenada (y lógica) de actividades que nos permitan conseguir que el conocimiento se mantenga. Éstas han sido las primeras conclusiones.

• Se requiere disponer de un documento/registro que nos indique cuáles son los conocimientos a transferir, por quién, cuando, dónde y cómo se realizará dicha transferencia/traspaso.

• El propietario del procedimiento debe conocer y garantizar cuáles son los conocimientos clave a retener de acuerdo con las posibles situaciones donde se inicia una transferencia de conocimiento; un ejemplo de situaciones y personas responsables:

• Finalización de un proyecto de un grupo de trabajo; el piloto del grupo.
• Baja voluntaria; el mentor (junto con la persona que causará baja)
• Movimiento/promoción interna; técnico de RR.HH. (junto con la persona que es promovida)

• Las personas responsables según la situación reflexionan y planifican de acuerdo con el documento registro qué funciones, ámbitos de trabajo, qué acciones y cómo propone va a proceder a transferir, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• Lo que es/puede ser fácil de transferir, y cómo.
• Lo que pudiera ser más complejo y cómo.
• Y en determinados casos la posibilidad de sugerir cuales pudieran ser personas sustitutas, y por qué.

• El propietario del procedimiento examina, revisa el documento de transferencia junto con la persona saliente, analizan las sugerencias, áreas de mejora, y acuerdan los posibles cambios a introducir. Este es el momento idóneo para analizar: 

• Qué hacer, conveniencia de seguir haciéndolo, 
• Qué tipo de modificaciones a introducir en la organización del trabajo, procesos, ...
• Quién puede ser la persona sustituta para realizar la transferencia.

• Se ha de contemplar la información a dar al resto de las personas de la organización a través de los medios de comunicación interno existentes: La fecha de su salida, los asuntos que se van a transferir, las líneas de mejora, los cambios generados y su explicación.

• Realizar las acciones previstas sin olvidar la importancia de que la persona saliente se reúna con la persona sustituta, 

• Comprobar y/o ajustar el desarrollo de la transferencia.

Éstas son algunas de las acciones que se han decidido establecer en un procedimiento para garantizar la transferencia del conocimiento a terceras personas; en el caso particular ha sido para garantizar que los pilotos de los grupos de trabajo del proyecto Huella  sean capaces de mantener una dinámica de de Desarrollo Organizacional y metodologías de trabajo en grupo.

Un encuentro, una solución