Aprendiendo a describir nuestro puesto de trabajo (1)

 

Posiblemente es una de las acciones de organización del trabajo más complejas por lo de abstracción que significa pensar en qué haces/estás haciendo, cómo lo estás haciendo, para qué sirve todo aquello (tareas, reuniones, informes, ...) que haces durante tu jornada de trabajo. Para que después te digan que hay que trabajar por objetivos si no sabemos resumir en tareas clave todo aquello que hacemos.

Pero, no nos desmoralicemos, ¡vayamos por partes!

En primer lugar, ¿Qué es un puesto de trabajo? Si ya sé que hacemos de todo. Sin embargo, ¿Cuál es la misión de mi "chiringuito"? Siendo puristas podemos entender que el concepto de puesto de trabajo se refiere a:

La posición específica que ocupa un individuo dentro de una organización o empresa. Es ese lugar físico o virtual donde una persona lleva a cabo sus tareas asignadas. Además del espacio físico o virtual, el puesto de trabajo también implica una descripción clara de las, funciones y habilidades requeridas para desempeñar el trabajo de manera efectiva.

Además, un puesto de trabajo puede variar ampliamente dependiendo del tipo de industria, el nivel jerárquico y las necesidades específicas de la organización.

Hasta aquí bien. Absténgase aquellas personas que afirman (y se lo creen) que hacen de todo o que su actividad es transversal y sobre todo cuando lo dice les cuesta aportar algún detalle de esa supuesta transversalidad.

A continuación, vamos a presentar algunos conceptos clave que aparecen en la definición de un puesto de trabajo. Son los siguientes:

En primer lugar hay que identificar el puesto dentro de un catálogo o relación con su asignación jerárquica correspondiente, ubicación en un organigrama, fecha de descripción (y su correspondiente versión, que las cosas. ya se sabe, cambian)

Además de apuntar estos datos de identificación sería importante resaltar el contexto y dimensión; es decir, además de hacer referencia al organigrama, indicando la dependencia jerárquica directa, describir aquellas relaciones profesionales más habituales tanto internas (dentro de la organización) como externas (con clientes y proveedores).

En este apartado también se incluyen aspectos tales como la relación de procesos en los que se interviene como propietario o actor y aquellos aspectos que indiquen la necesidad o recomendación de trabajar de manera presencial, en remoto o la modalidad híbrida. Indicando si es posible los criterios de presencialidad y trabajo en remoto. A veces hasta se recomienda indicar cuáles son los mejores momentos para la concentración, reuniones operativas y tiempo de colaboración.

Ahora viene un apartado clave; es decir, la misión y las principales tareas (tareas clave). A qué nos referimos con estos dos conceptos.

Misión del Puesto de Trabajo. (Os sorprenderéis cuando las personas no lo saben acotar). Nos referimos a ¿Cuál es el sentido de este puesto de trabajo?¿Para qué está en la organización?¿Cuál es su objetivo, su aportación? ¿Qué se espera conseguir con este puesto?, ¿Cuáles son sus principales resultados? Como habéis podido apreciar la misión establece la razón fundamental por la cual el puesto existe y cómo contribuye al logro de los objetivos generales de la organización. Por lo tanto, la definición de la misión de un puesto de trabajo debe ser clara y concisa, y generalmente se encuentra incluida en la descripción del puesto. 

La misión puede variar según el nivel jerárquico y las tareas, actividades, funciones específicas del puesto, pero en general, busca indicar los resultados esperados y las metas a alcanzar. Al establecer la misión de un puesto de trabajo, se busca orientar al ocupante hacia los objetivos y prioridades de la organización, ofreciéndole una comprensión clara de su rol y de cómo su trabajo contribuye al éxito general de la empresa. Esto ayuda a alinear las expectativas y a garantizar que el ocupante del puesto tenga una comprensión clara de sus responsabilidades y de cómo su trabajo se relaciona con el propósito global de la organización.

El segundo punto de este apartado es conocer y saber definir de manera precisa las funciones, actividades y tareas clave (aquellas que te permiten conseguir los objetivos del puesto). Ya os avanzo que cuesta realizar esta abstracción de ordenar "tu casa." Las tareas clave de un puesto de trabajo se definen mediante la identificación y descripción de las actividades fundamentales que deben llevar a cabo el o los ocupantes del puesto para cumplir con sus responsabilidades y contribuir al logro de los objetivos de la organización.

Para definir las tareas clave de un puesto de trabajo, se pueden seguir los siguientes pasos:  

• Analizar la descripción del puesto: Revisar detalladamente la descripción del puesto para identificar las responsabilidades y funciones principales. Esto proporcionará una base sólida para determinar las tareas clave.
• Identificar las actividades principales: Identificar las actividades específicas que son indispensables para el desempeño exitoso del puesto. Estas actividades deben estar directamente relacionadas con los objetivos y metas del puesto.
• Priorizar u ordenar las tareas: Ordenar las tareas identificadas en función de su importancia y urgencia. Determinar cuáles son las tareas clave que requieren un enfoque y dedicación prioritarios.
• Describir las tareas: Para cada tarea clave, proporcionar una descripción clara y detallada que incluya los pasos o acciones específicas que deben llevarse a cabo para completarla con éxito. Es importante ser lo más preciso y específico posible.
• Establecer expectativas y metas: Definir los estándares de desempeño para cada tarea clave, estableciendo las expectativas de calidad, tiempo y eficiencia. Establecer metas realistas y medibles que ayuden a evaluar el cumplimiento de las tareas. Al definir las tareas clave de un puesto de trabajo de manera clara y detallada, se ofrece una guía sólida para los ocupantes del puesto, se facilita la asignación de responsabilidad y se establecen las bases para una evaluación "objetiva" del desempeño. Esto contribuye a una mayor eficiencia, efectividad y alineación con los objetivos de la organización.

El principal método para describir tareas el enfoque procesual-racional; es decir,

• Recopilación de información: Obtener información detallada sobre el puesto de trabajo a través de fuentes como descripciones de puestos existentes, entrevistas con los ocupantes actuales del puesto, observación directa o consulta a expertos en el campo. Esta etapa busca comprender el alcance de la responsabilidad, las funciones básicas y objetivos del puesto de trabajo.
• Identificación de tareas: Basándose en la información recopilada, identificar las tareas clave que deben llevarse a cabo en el puesto. Estas tareas deben ser específicas, medibles, relevantes y directamente relacionadas con los objetivos y responsabilidad del puesto.
• Desglose de tareas: Para cada tarea identificada, desglosarla en pasos o acciones específicas. Es importante ser detallado y específico en la descripción de cada paso para proporcionar una guía clara sobre cómo realizar la tarea. (esto podría entenderse como el procedimiento o protocolo de actuación)
• Secuencia y dependencias: Determinar la secuencia lógica de las tareas y las dependencias entre ellas. Esto implica identificar qué tareas deben completarse antes de poder realizar otras tareas. Esta información ayuda a comprender el flujo de trabajo y las relaciones entre las diferentes tareas.
• Definición de estándares y requisitos: Para cada tarea, establecer estándares de desempeño claros que indiquen el nivel de calidad, tiempo o eficiencia requerido. También se pueden especificar los conocimientos, habilidades o recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea de manera efectiva.
• Revisión y validación: Compartir la descripción de tareas con los ocupantes actuales del puesto, supervisores u otros profesionales relevantes para obtener retroalimentación y validar la precisión y relevancia de la descripción. Realizar ajustes y mejoras según sea necesario.
• Documentación y comunicación: Documentar las tareas y su descripción en un formato claro y accesible, como una descripción del puesto o un manual de funciones. Comunicar las tareas definidas a los ocupantes del puesto y a otros miembros de la organización que necesiten conocer las responsabilidades del mismo.

Una vez hemos finalizado provisionalmente esta fase (misión y principales tareas o tareas clave) debemos continuar aportando más información que nos ofrezca la verdadera dimensión y detalle del puesto de trabajo. No se vayan todavía, aún hay para otro artículo.