Lecciones aprendidas

 

Los entregables (o pequeñas meta o hitos) no son lo único que aporta valor en un proyecto o actividad de un equipo. Independientemente de si la iniciativa es un éxito o fracaso, siempre se tiene la oportunidad de aprender. ¿verdad?

Sin embargo, recopilar y documentar de manera eficaz las lecciones aprendidas puede ser difícil. En este artículo, explicaremos cómo poner en práctica este modelo para documentar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos.

¿Qué son las lecciones aprendidas en la gestión de la actividad de un equipo de trabajo?

Es una obviedad que siempre se está aprendiendo algo aunque el hecho de disponer de un modelo de lecciones aprendidas te aseguras de recopilar, registrar, organizar y procesar esa información para compartirla con otros equipos. Además, al crear un informe de lecciones aprendidas, se dispone de un documento (wiki) que todos los miembros del equipo pueden consultar para mejorar en los próximos proyectos o actividades similares.

Estos recursos se pueden compartir con otras personas responsables de equipo, de proyecto, que trabajan en iniciativas parecidas o con miembros del equipo que están iniciando proyectos similares. Compartir las lecciones aprendidas entre equipos es una excelente manera de evitar que ocurran los mismos errores. No solo tú puedes aprender de los errores del proyecto; con un informe de lecciones aprendidas, todos los demás también pueden hacerlo.

Puedes documentar las lecciones aprendidas en cualquier momento durante "el tiempo de vida" del proyecto. De hecho, dependiendo de la complejidad del trabajo, es una idea efectiva incluir un proceso de lecciones aprendidas al final de cada fase, etapa o hito significativo del proyecto o actividad programada. Así, podrás registrar la información cuando aún es significativa (de esta manera uno no se olvida) y evaluar qué salió bien, qué no y qué puedes (debe) aprender.

Diferentes modelos de lecciones aprendidas

No existe -por suerte- un único modelo de lecciones aprendidas. 

Os presento algunos: Los 5 "porqués", Retrospectiva 4L, Análisis post Mortem, Ciclo de Mejora Continua."Benchmarking", ...//...

En siguientes ocasiones iremos desarrollando algunos de estos modelos. Sin embargo en el post de hoy nos centraremos en describir un proceso de Lecciones Aprendidas. Este proceso te permite asegurar el hecho de identificar, recopilar, documentar y compartir la información del proyecto de manera clara y fácil de consultar.

Identificar/Recopilar. En esta etapa —que consta de tres pasos— identificas las lecciones aprendidas del proyecto para documentarlas en el próximo paso. 

• Administra un cuestionario de lecciones aprendidas. Inmediatamente después de que se finaliza un proyecto envía una encuesta de lecciones aprendidas a cada miembro del equipo que participó. De esta manera, recibirás comentarios relevantes, ya que aún tienen presente el proyecto. Luego, recopila toda esa información para obtener una visión general de lo que todos aprendieron.
• Programa (y convoca) una reunión de lecciones aprendidas  Antes de la sesión, designa un moderador. Se recomienda que esta persona no tiene que ser la persona responsable de pilotar la actividad o proyecto, así los miembros del equipo se sienten cómodos para hablar libremente. Por supuesto, el moderador debe compartir cualquier información previa del proyecto para asegurarse de que todos estén alineados, por ejemplo, la documentación de planificación, plan de acción, objetivos,...
• Realiza la reunión. Además del cuestionario, organiza una sesión de lluvia de ideas para todos los miembros del equipo, así podrán ampliar las lecciones aprendidas. Durante esta reunión, es importante que formules estas tres sencillas preguntas:¿Qué salió bien? o fue efectivo. ¿Qué salió mal? o fue inefectivo ¿Qué se puede mejorar? que se puede incorporar o haber omitido.

Documentar. El objetivo principal de este proceso es compartir los aprendizajes con todo el equipo. Deberás crear un informe detallado con todos los datos del proyecto y las notas de la charla, así como un resumen ejecutivo de las lecciones aprendidas para que las partes involucradas, interesadas, afectadas clave del proyecto lo revisen.

Esta estructura del informe de lecciones aprendidas debe contener:

• Resumen ejecutivo
• Resumen de los descubrimientos
• Encuestas de las lecciones aprendidas
• Recomendaciones detalladas(Ya lo detallaremos en otro post)

Analizar. Estudia y pon en práctica las lecciones aprendidas para que otros puedan aprovecharlas en los próximos proyectos. Esto es especialmente relevante si llevas a cabo este proceso en la mitad del proyecto. Explora la información de la encuesta para mejorar de forma eficaz el proyecto para las próximas fases. Si implantas las lecciones aprendidas al final de un proyecto, usa la fase de análisis para obtener información e identificar las oportunidades antes de comenzar el próximo.

Repositorio con acceso para todos, como una herramienta de gestión de proyectos. Con una fuente centralizada y fácilmente accesible a la información.

Recuperación. Si estás trabajando en un proyecto similar, busca un informe de lecciones aprendidas de un proyecto anterior para evitar cometer los mismos errores. Es decir, no inventes de nuevo la rueda. Estos informes deben compartirse en una fuente centralizada de información que todos los responsables de equipo, pilotos de proyecto, miembros de los equipos,... puedan consultar antes de comenzar el proceso de planificación.

En resumen, Las lecciones aprendidas son el conocimiento ganado que se tiene a través de la reflexión o de reflexiones sobre una experiencia o experiencias en un proyecto, que ayudan a la empresa a ahorrar tiempo y dinero.

¿Qué permiten las lecciones aprendidas?

• Ayudan a identificar factores de éxito para proyectos futuros.
• Identificar deficiencias que se puedan tener en la ejecución de los proyectos. 
• Mejorar la toma de decisiones futuras. 
• Identificar y resolver problemas que pudieran presentarse. 

Pero lo más importante es que las lecciones aprendidas ayudan a ahorrar tiempo y dinero, ya que las personas que en el futuro ejecuten proyectos podrán consultar el registro de lecciones aprendidas. Es decir, podrán ver cuáles prácticas se deben repetir y las que no se deben repetir en proyectos similares.

Finalmente, destacamos algunas unas consideraciones importantes sobre las lecciones aprendidas que debes conocer: 

• Existen diversas metodologías que pueden ser utilizadas para identificar las lecciones aprendidas en proyectos. 
• Las metodologías permiten una reflexión sistemática y colectiva, ya que participan los miembros del equipo del proyecto.
• Un aspecto importante a tener en consideración es que las lecciones aprendidas no son recomendaciones. En tal sentido, más adelante en este Post explico acerca de las recomendaciones que se derivan como consecuencia de la identificación de las lecciones aprendidas. Son la identificación de una experiencia particular que se aprendió en el proyecto. 

Es importante tener en cuenta que la identificación de lecciones aprendidas se debe llevar a lo largo de la ejecución de los proyectos, pero cuando se alcanzan hitos importantes del proyecto como, por ejemplo: al cierre de una fase, de un sprint o el cierre del proyecto se deben hacer sesiones para identificar lecciones aprendidas. Las sesiones de identificación de las lecciones aprendidas se pueden llevar a cabo bajo dos modalidades: presencial o virtual.