El entorno en línea puede tener tanto sus ventajas como sus limitaciones a la hora de compartir conocimientos. A continuación, describimos algunos consejos y herramientas interesantes, para una facilitación “en línea”/”síncrona” exitosa.
Asegúrate de tener una estructura clara para la reunión.
Crea un proceso para que las personas dispongan de una apertura, una exploración (o desarrollo) y un cierre de reuniones, eventos y talleres.
La clave está en conseguir ser:
Curioso
Flexible
La facilitación no se trata de tener todas las respuestas, sino de guiar y capacitar a las personas a través de los procesos de aprendizaje, adquisición de conocimientos.
Necesitamos tomarnos un tiempo para conocer a las personas, aprender sobre el trabajo que hacen y lo que quieren aprender y contribuir. Hacemos preguntas (las he bautizado como preguntas detonantes) para aprender y provocar exploración, reflexión, aprendizaje y compromiso.
La curiosidad es tener una mentalidad de aprendizaje. Parte de ser un facilitador consiste en aprender y crecer constantemente. Esto es tanto en términos de aprender acerca de sus participantes y sus metas, como de aprender sobre usted mismo y desarrollar sus propias habilidades, aprender nuevos métodos, aprender de sus participantes y sus compañeros y explorar nuevos aspectos de la facilitación.
Sé flexible.
Nota: La distinción de cuándo mantenerse en el camino según lo planeado o cuándo cambiarlo viene con la experiencia de facilitación.
Agenda y propósito
Comparte tu enlace al sistema de videoconferencia con los participantes previstos a su debido tiempo (con mucha antelación). Haz esto a través de una invitación de calendario, para que todos sepan exactamente dónde estar, a qué hora y cuál es la agenda.
Además, generalmente se necesitan unos minutos para que todos se unan a la llamada, así que prepárese para esperar unos minutos a que lleguen todos.
Algunos consejos
Siempre en modo silencio cuando no se habla. Reduce el ruido de fondo y da una señal visual a los facilitadores de que alguien quiere hablar. (“Levanta la mano”, color verde, …)
Ten una regla de "cámara encendida" para todos los participantes y llega por supuesto temprano para que puedas estar allí para recibir a las personas. De lo contrario, las personas recibirán un mensaje que dice "esperando que el anfitrión inicie la reunión".
En un anterior artículo de este blog hice referencia a una herramienta para moderar reuniones; se lama IDOARRT. Es un método simple que lo ayuda a liderar una reunión o un proceso grupal eficaz al establecer un propósito, una estructura y objetivos claros desde el principio.
Registrarse
Considera utilizar un proceso de registro de entrada y salida para animar a los miembros de un grupo a estar presentes, verse y escucharse. (Esto lo comentaré en un artículo más adelante)
Esta verificación enfatiza la presencia, el enfoque y el compromiso del grupo; el check-out enfatiza la reflexión y el cierre.
Crea una experiencia cara a cara con una pizarra digital
Una herramienta de pizarra digital lo ayuda a crear una experiencia cara a cara en línea. Es accesible para todos sus participantes, sin importar dónde se encuentren. Hay muchas aplicaciones en este campo; por ejemplo, Jamboard, Miro, Mural , y ofrecen un conjunto de herramientas similar.
Es un buen recurso para fomentar la participación, abrir el debate o discusión o simplemente poner en común las expectativas acerca de la reunión, sesión o acción de formación.
Fomenta la comunicación entre participantes
Habla de una manera que fomente más respuestas de los participantes y establezca conexiones / hilos rojos entre los comentarios de los participantes. Trata de evitar la "facilitación excesiva". No es necesario responder todas las preguntas y resolver todos los puntos.
En los foros de discusión (si decides implantarlos), es posible que desee esperar uno o dos días antes de abordar los comentarios para que los participantes tengan la oportunidad de responderse entre sí. Cuando publiques mensajes, considera impulsar la discusión planteando preguntas adicionales.
Interviene
Mantén la discusión sobre el tema. Mantén las discusiones en curso; frena las digresiones; apoya a las personas en el tema. Si los comentarios se desvían del tema, sé creativo. Intenta ser "ligero" y deliberado, para redirigir la discusión. Considera usar alguna técnica para capturar puntos importantes para tomar en un momento más apropiado.
Guía a los participantes a través del proceso
Envía mensajes a todos los participantes para anunciar cada nuevo tema, presentar el siguiente segmento, punto de discusión o tarea, vincular a contenido nuevo, etc., y recordar a los participantes las próximas fechas límite para las tareas.
Algunas herramientas de colaboración en línea actuales que recomiendo utilizar:
Reuniones y capacitación en video: https://zoom.us y https://hangouts.google.com, ...
Comunicación del equipo: https://slack.com , https://discordapp.com/ y Microsoft Teams
Uso compartido de archivos: https://drive.google.com , OneDrive
Pizarra y post-it para talleres colaborativos: https://jamboard.google.com https://mural.co y https://miro.com
Plataforma de gestión del trabajo que los equipos utilizan para mantenerse enfocados en los objetivos, proyectos y tareas diarias que hacen crecer el negocio: https://asana.com/ y https://trello.com/
Reserva reuniones más fácilmente: https://doodle.com y https://calendly.com
Colabora en la creación de contenido: https://canva.com y https://docs.google.com
Verifica la zona horaria (conoce la hora local donde se encuentran sus compañeros de trabajo globales): https://www.timeanddate.com/ y https://www.worldtimebuddy.com/
Presentaciones e instrucciones pregrabadas : https://www.loom.com y https://snagit.en.softonic.com /
Visualice la participación de la audiencia en tiempo real para crear una experiencia divertida e interactiva https://www.mentimeter.com/ y https://www.sli.do/
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