¿Sabemos trabajar por objetivos?

Es una pregunta sencilla sin embargo me temo que no. Una cosa es lo que solemos afirmar y otra es la realdad, la cruda realidad.

Esta realidad que observo es que no se saben ni definir los objetivos, ni tampoco se saben definir todo aquello que se requiere para conseguirlo. O como mínimo cuando se discute acerca de este tema las personas divagan, son imprecisas cuando hablan de cuáles son sus objetivos Hay -según mi parecer- algunas explicaciones.

Una de ellas es que si bien se suelen comunicar y descargar al resto de los equipos (como si fuera una cascada) los objetivos a conseguir pero me temo que no se saben "aterrizar". Este puede ser un reto de los equipos.

Otra explicación es que se utilizan los indicadores (sí, los famosos KPI o indicadores de gestión) como si fueran los objetivos aunque a continuación no se mencionan aquellas acciones que se requieren implantar (y en qué orden) Este es otro reto para los equipos es definir de manera detallada y "pegada" a la realidad lo que se tiene que conseguir.

¡Y no será por metodologías! Que por tener métodos y metodologías,... las tenemos; por ejemplo todo el mundo conoce los Objetivos MARTE (SMART) o el MBO (Management by Objectives). Por cierto, siempre fallamos en la A de asumibles ya que no identificamos la relación de tareas, volumen y tiempos estimados para conocer la carga de trabajo asociada a conseguir dicho objetivo.

Otra metodología que vuelve a irrumpir (o a estar de moda) son los OKR (Objectives and Key Results) Hay una diferencia significativa con respecto a la metodología MBO. Sin embargo, cuesta -a mi modo de entender- implantarla. Todavía le falta un ejercicio de definir de manera detallada todas las acciones que tenemos que llevar a cabo.

Independientemente de la metodología que adoptemos en ambos casos debemos hacer un ejercicio de "aterrizar" aquellos que debemos/tenemos/queremos conseguir con lo que tenemos que hacer. Incluso diría que el esfuerzo además se debería concentrar en primer lugar, en qué es lo que tengo que saber, tener y hacer para conseguir el objetivo. Y en segundo lugar, qué obstáculos me pueden aparecer durante el camino.

Es en este punto que suelo aconsejar a los equipos dos dinámicas de trabajo; la primera hace referencia a cómo definimos en colaboración los objetivos que queremos conseguir (en el caso que tengamos esa autonomía) y la segunda está relacionada a cómo actuar cuando los objetivos nos son comunicados (por lo general suelen ser indicadores) y debemos "aterrizarlos. El gran reto que ya hemos mencionado.

Vamos a la primera opción. Es sencilla la dinámica. Identificamos tres pasos que todo miembro del equipo debe responder. Son las siguientes cuestiones:

• Construye tu lista de tareas de «adelante hacia atrás». De los resultados a tus tareas.
• Identifica cuáles son los resultados que quieres conseguir. Sé muy concreto al definir esos resultados.
• Descompón los resultados en uno o más objetivos. Pueden ser fases, hitos, momentos, terminar algo…
• Traduce esos objetivos en tareas concretas. Cosas que irás haciendo diaria o semanalmente. Con ellas luego irás construyendo tus listas de tareas.

La segunda dinámica -la llamaremos O3MS, por lo de Objetivos, Metas, Métodos, Medidas y Señales y se centra básicamente en:

• Conocer (o descubrir) todo aquello que debemos saber, tener y hacer previo al objetivo que nos marcan.
• Priorizar en base a -entre otras cosas- hay que dejar de hacer, comenzar a hacer y continuar haciendo. 

En este punto, las reflexiones se centran en:

• ¿Cómo te aseguras de que cumples con las fechas límite en su trabajo?
• ¿Qué haces si percibes que tu trabajo o el trabajo de los miembros de tu equipo podría no ser terminado a tiempo?

Cuando no se cumple con la fecha límite

• ¿Qué se hace para minimizar el daño?
• ¿Qué se tiene que aprender de esta situación?

Pensar en las "señales" que podemos percibir y que os indicarán si estamos bien encaminados o no. Esta reflexión orientada a reconocer cuáles serán las señales verdaderamente significativas que propiciarán los comportamientos o las decisiones adecuados en tu equipo.

Y finalmente, sin perder de vista tus objetivos, metas y señales, mira hacia el final de tu horizonte de planificación y define medidas (acciones) ¿Qué podría hacer que dejaras de perseguir este objetivo?¿Cómo sabrás si lo has hecho todo bien?

Por supuesto, no hay acción que mejor complemente el proceso de definición y comunicación de objetivos que la implantación de un sistema de control basado en la sincronización de los esfuerzo y la retrospectiva de todo aquello que se ha ido realizando (exitoso o no). De este tema ya hablaremos más adelante.

En fin, como podéis comprobar es un tema clave en la dirección de personas y equipos y que siempre se comenta y no siempre se ataja de manera conveniente.

Fuente: Elaboración propia
Ilustración: A través de Canva
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