Otra de las habilidades clave en la dirección y desarrollo de los equipos es conocer la verdadera capacidad de trabajo y en lugar de suponer el "ancho de banda" o se inicie una estimación acerca de la actual carga de trabajo que suponen los proyectos planificados y en curso.
Esta dinámica que os presento nos puede ayudar a conocer y comprender la verdadera capacidad de tu equipo y se elimine (o reduzca) de manera significativa las conjeturas de la carga de trabajo que tenemos.
Es obvio que cada vez más nos enfrentamos a situaciones en el que las interdependencias se están multiplicando y las líneas de tiempo y los recursos se están reduciendo. Para entregar un trabajo de calidad necesitamos datos, información lo más precisa posible sobre la verdadera capacidad de nuestro equipo.
Primera cuestión; ¿tenemos una herramienta sofisticada para calcular esto o bien implantamos como hábito una dinámica que permita estimar (y estandarizar) nuestra capacidad de trabajo (carga) para tomar las decisiones que necesita para garantizar que su equipo esté saludable y que los proyectos se entreguen a tiempo.
Cuando tienes prisa, que es siempre en estos días, la planificación de la capacidad es la parte más crítica de la planificación que se omite. Entonces, ¿no será clave invertir por ejemplo 30' para hacer esto como equipo? Completarlo de forma asíncrona e incluirlo en el inicio de su proyecto. También se debería uno asegurarse de establecer y revisar el tiempo de su equipo para evitar hacer suposiciones de capacidad que descarrilen su proyecto.
¿Quién debe participar? El Jefe del proyecto y todos los colaboradores. Posiblemente puede también verse implicados aquellas personas que interactúan con el proyecto aunque no formen parte estructuralmente del equipo de proyecto.
¡Empecemos!
Antes de la sesión, pida a todos que observen y consideren escribir qué actividades, formales e informales, componen sus semanas. Esto ayudará con la precisión y agilizará la primera parte de la actividad.
Como materiales de trabajo para la dinámica sugiero los siguiente: pizarra, marcadores, notas adhesivas, ...
En primer lugar, prepara el escenario, no te llevará más de 5'. Introduce esta actividad como una forma de mejorar la salud mental del equipo. los colaboradores que forman parte del equipo tienen que sentirse cómodos, importantes y comprendidos informando honestamente acerca de sus horas semanales y disponibilidad.
Comparte cómo se utilizará el resultado de este ejercicio, por ejemplo, muchos equipos revisan y actualizan sus capacidades individuales en su planificación quincenal de ciclo de actividad (las reuniones de sincronización de equipo).
Sondea la sala (si estás haciendo esto con tu equipo) y pregúntales qué problema estás aquí para analizar. Escriba todas las respuestas en una pizarra.
Prepárate para el sesgo intencional y no intencional en las respuestas que se discuten y asegúrate de que la sala no trate de alejarse de una verdad incómoda, o trata de llegar a un consenso fácil.
Si no hay un problema claro, acotado y bien definido, deberás ponerte de acuerdo sobre en qué problema trabajar, ¡lo que por sí solo debería ser bastante revelador! Una vez que estéis de acuerdo, escribe la declaración precisa del problema en la "pizarra".
Ahora ya estáis en condiciones de abordar el siguiente paso: construir una semana estándar de trabajo para cada equipo (invierte otros 5')
Pide a todos los colaboradores que escriban de forma independiente todas las cosas que hacen en una semana típica, estándar, junto con una estimación de cuánto tiempo le dedica, expresada como horas por semana. Mira tu calendario, bandeja de entrada de correo electrónico, y canales de chat de Teams,... para asegurarte de que estás pintando la imagen completa.
A continuación, calcula el porcentaje de tiempo que pasan en este proyecto dividiendo las horas semanales dedicadas a este proyecto por el total de horas semanales.
Destaco el siguiente consejo: asegúrate de incluir el tiempo dedicado a la corrección de errores, respuesta a incidentes, tareas administrativas, reuniones recurrentes, reuniones 1:1, alguna actividad no planificada, ... Y asegúrate de separar las horas que pasa en diferentes proyectos.
Bien, ahora toca resumir. Resume cuánto tiempo de está dedicando a cada proyecto. Dedícale 15'.
Resume la capacidad del equipo en una tabla. Primero agrupa a todas las personas en el mismo rol. Para cada rol, registra a cada individuo en una fila e incluya su total de horas semanales dedicadas a este proyecto. Una vez que hayas registrado a cada individuo en el mismo rol, suma el total de horas disponibles para ese rol. Repite hasta que hayas registrado todos los roles y miembros del equipo en la tabla. Por cierto, en mis formaciones en desarrollo de equipos proporcionamos una tabla como recurso gráfico para estas actividades.
Ahora ya tenemos una línea base de capacidad
- ¿Con qué frecuencia revisará la asignación de su equipo?
- ¿Hay responsabilidades sin dueños?
Recomendamos usar el resultado de esta sesión para guiar tus ejercicios de estimación y priorización para los próximos proyectos de su equipo. Acordamos los próximos pasos (Estima unos 5')
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