Cómo llegar a compromisos en el equipo

Como equipo, y sobre todo como responsable de equipo, piloto de un proyecto o incluso directivo hay que crear, definir, conocer una lista de expectativas de cada uno de los miembros del grupo/equipo para que puedan trabajar juntos con éxito y evitar malentendidos que puedan surgir.

Sugiero esta dinámica, Acuerdos de Trabajo, para conseguirlo. El guion -como siempre- es sencillo y sin embargo eficaz. Se estructura entorno a las siguientes fases: Preparación, Escenario, Reflexión, Puesta en Común, Compromiso y Seguimiento.

Preparación
Se recomienda invertir 5' en esta fase. Para los equipos remotos, comience por crear un documento de colaboración. Para los equipos en modalidad presencial hazte con una pizarra o papelógrafo y coloca notas adhesivas (de diferentes colores y formas) y marcadores en una sala de reuniones.

En el documento compartido, pizarra o papel, crea tres columnas o espacios y etiquetalas de la siguiente manera:

• "Lluvia de ideas"
• "Acuerdos de trabajo"
• "Estacionamiento".
• Prepara el escenario

Dedícale unos 10'. Abre la reunión explicando al equipo que, como grupo, está creando un conjunto de acuerdos de comportamiento para guiar cómo trabajar juntos. Pide al equipo que:

Mantengan una mente abierta y curiosa
Practiquen la escucha (activa) y anime a todos a contribuir
Eviten interrumpir o dominar la conversación


Reflexión. Introduce un momento de reflexión tranquila (entre 5-10') haciendo a los asistentes las siguientes preguntas:

• ¿Qué es importante para nosotros como equipo?
• ¿A qué comportamientos podemos estar de acuerdo como equipo?
• Piense en equipos que trabajen bien juntos.
• ¿Qué hacen esos equipos que podríamos adoptar?
• ¿Qué podemos hacer en este equipo para evitar errores pasados de otros equipos?

Pide a todos que anoten sus respuestas en privado.

Proyectos de acuerdo 10'. A continuación, y en un tiempo no superior a los 10'-15' pide a los asistentes que lleguen a un acuerdo que conduzca a trabajar juntos con éxito como un equipo, utilizando sus reflexiones como guía. Haz que todos agreguen sus ideas al documento digital o a la pizarra en la sección Lluvia de ideas.

Si tienes un equipo de por ejemplo cuatro personas o menos haz que cada persona escriba dos acuerdos.
Combinar ideas (Puesta en común)

Dedícale unos 10' para revisar los acuerdos junto con el equipo y combine cualquier acuerdo similar en un solo acuerdo. Es importante mantener los acuerdos de alto nivel y centrados en valores, no en detalles.

Por ejemplo: "Estar en la reunión de las 8 am a las 8 am", se puede convertir en "Llegar a tiempo a las reuniones".

Agrega sugerencias que sean demasiado específicas o que no estén relacionadas con los acuerdos de trabajo al espacio del estacionamiento.
Compromiso

Leed cada acuerdo en voz alta y luego votad como un equipo para comprometerse con el acuerdo. Si obtienes algún voto "no", pregúntale al miembro del equipo qué convertiría su voto en un "sí". Discute lo que pueden hacer juntos como equipo y tal vez ajuste el acuerdo. El objetivo del ejercicio es obtener el visto bueno de todos los miembros del equipo en todos los acuerdos.

Finalmente tendremos el seguimiento en donde se deberán compartir los acuerdos; es decir, publica tus acuerdos de trabajo en un espacio visible para todo el equipo. (Si utilizaste notas adhesivas, traspasa los acuerdos de trabajo finales a un documento y compártelo.

Por supuesto que ni que decir tiene que hay que "visitar" regularmente los acuerdos. Revísalos periódicamente, especialmente cuando el equipo o el trabajo cambian, o un acuerdo ya no se puede mantener. Por supuesto que si se requieren redefinirlos, ampliarlos, modificarlos o eliminarlos sentiros libre de hacerlo. La confianza es la clave.

Pase y vote para mantener o cambiar los acuerdos existentes. Luego, haga que los miembros del equipo hagan una lluvia de ideas, propongan y voten sobre la adición de acuerdos adicionales.

También pueden existir variaciones y sobre todo estate preparado con más preguntas; por ejemplo:

• ¿Cuál es nuestro horario de trabajo?
• ¿Cuál es nuestra forma preferida de ponernos en contacto entre nosotros?
• ¿Qué tan pronto debemos responder?
• ¿Cuáles son algunas pautas para reuniones exitosas?
• Piensa en el mejor equipo en el que hayas estado. ¿Cómo era ese equipo?
• Piensa en el equipo que luchó. ¿Qué pasó en ese equipo?
• ¿Por qué comportamientos de equipo queremos ser conocidos?

Es una dinámica que permite además liderar a través de retos, desafíos. Antes de la sesión de Acuerdos de Trabajo, recopila -por ejemplo- los problemas que el equipo enfrenta actualmente, ya sea de una junta de impedimentos, obstáculos, preocupaciones,... una sesión de retrospectiva o simplemente desafíos conocidos. Apórtalos y compártelos en la sesión para ayudar a informar los acuerdos de trabajo.

Fuente: Atlasian Team Playbook

Ilustración: Elaboración propia a través de Canva

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