Una de las características clave en los equipos es su proceso de toma de decisiones. Fortalece a sus miembros y propiciamos una mayor grado de autonomía. Pero, ¿cómo conseguimos que los equipos tomen decisiones?
Os sugerimos utilizar el marco de referencia DACI; hace referencia a los cuatro roles clave en la decisión que so "conductor", "aprobador", "contribuyente" e "informado" los cuales aparecen siempre en un proceso de toma de decisiones grupales efectivas y eficientes.
Esta dinámica tiene un tiempo de preparación, 15'; la ejecución, 60’. Es idóneo para grupos formados por entre 4 y 8 personas.
Lo que necesitarás para implantar con éxito la dinámica.
Si trabajas en remoto.
- Videoconferencia con pantalla compartida
- Herramienta de colaboración digital. Recomiendo tener preparadas una plantillas de trabajo.
- Espacio para reuniones
- Proyector de pantalla grande
La herramienta de colaboración digital (recomiendo por ejemplo Microsoft Whiteboard, Google Jamboard o MIRO)
Cómo implantar la dinámica de trabajo
Prepara tu documento DACI y envíalo con tiempo a los miembros del equipo y prepara además del escenario comenzando la reunión con una recapitulación de la decisión que debe tomarse y su impacto en los clientes e informar acerca de que el objetivo de la sesión o dinámica es crear un plan para obtener toda la información necesaria para tomar la decisión correcta.
Cuándo utilizar la matriz DACI. Utiliza un DACI para tomar decisiones como:¿Qué debemos cobrar por nuestro producto o servicio?¿Cómo hacemos que nuestro sitio web tenga más seguidores que sean convertibles?¿Qué requerimientos técnicos podemos excluir del proyecto sin que ése sea vulnerable?· …//…
Los roles
Driver (DACI) “Operador” o “Piloto”
El equipo primero tendrá que ponerse de acuerdo sobre un piloto para la decisión. Esta es la única persona que llevará al equipo a una decisión.
Serán responsables de asegurarse de que todas las partes interesadas estén al tanto de lo que está sucediendo, recopilar información, obtener respuestas a las preguntas y completar los elementos de acción.
Una vez que todos se hayan decidido por un Operador o Piloto (Driver), anótalo en el documento de colaboración. Recuerda que los operadores o pilotos (“Driver”), se aseguran de que se tome una decisión, pero no necesariamente influyen en la decisión.
Aprobador (DACI)
A continuación, asigna un aprobador para la decisión. Esta es la única persona que tiene la última palabra para aprobar la decisión. Se necesita aprobación. Los aprobadores suelen ser gerentes u otros líderes de la empresa con autoridad para tomar decisiones.
Colaboradores (DACI)
Decide quiénes serán los colaboradores del proyecto. Estas son personas que tienen conocimientos que informarán el proceso de toma de decisiones. Tienen que ser expertos en la materia. (rol de referentes)
Elige algunos miembros del equipo con experiencia en la decisión que se tomará para proporcionar información de apoyo para ayudar a tomar la decisión.
Informado (DACI)
En Informado, incluye a cualquier persona afectada por la decisión que no esté directamente involucrada en la toma de la decisión. Estas son personas y equipos que pueden necesitar cambiar su trabajo como resultado de la decisión tomada y necesitarán conocer el resultado. Necesitas saber. Piensa en cualquier persona o equipo cuyo trabajo podría verse afectado por la decisión. los ejemplos incluyen marketing, legal, ventas o soporte.
Crea un plan. Considera toda la información que deberá recopilarse para tomar la decisión. No hay necesidad de responder a las preguntas en esta sesión, esto es solo para que el equipo piense. Invierte al menos 30' en esta actividad.
Aquí algunas cosas que pueden ser útiles a considerar:
- Fecha de vencimiento: la fecha límite para tomar la decisión.
- Antecedentes: la razón por la que se requiere esta decisión.
- Datos de apoyo: métricas para ayudar a respaldar su decisión.
- Opciones consideradas: una breve explicación de cada opción para la decisión, incluidos los comentarios de una amplia variedad de fuentes agrupadas por tema, o una calificación basada en factores de importancia para su proyecto, como el alcance, el costo y el tiempo.
Y finalmente, cierra, resume, concluye. Responde a cualquier pregunta pendiente y asigne elementos de acción y fechas de vencimiento a los propietarios antes de finalizar la reunión.
Una vez que se hayas tomado una decisión, registre la decisión final en su documento de colaboración.
Por supuesto que no debe falta un seguimiento. Esto ayudará a proporcionar contexto a los futuros equipos sobre cómo y por qué se llegó a la decisión.
Ilustración: Elaboración propia a través de Canva.com
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