Tu productividad y tu estado de ánimo moral sufren cuando estás siendo constantemente interrumpido. Si es así, recuerda que uno de tus objetivos es mantener a tu equipo a flote tomando un día libre de reuniones, correos electrónicos y llamadas, en definitiva, de la mayor cantidad de interrupciones. Debes crear un espacio para la resolución "intensiva" de problemas.
El día a día de cada empresa está repleto de reuniones, llamadas, correos electrónicos e interrupciones. La productividad y la felicidad de los miembros del equipo pueden sufrir debido a las interrupciones constantes.
El objetivo de esta dinámica -en ámbitos de cultura anglosajona se le denomina "Get $#!τ Done"; aquí lo podemos traducir por el “día de la ira” aunque no sé cómo traducir esta idea; de momento lo dejaremos como la jornada de reflexión- es aumentar la cantidad de tiempo que pasamos en el trabajo profundo minimizando las distracciones durante un día a la semana. Utiliza esta dinámica para evitar el estado de sobrecarga de reuniones e interrupciones o para solucionarlo. (este tema ya lo trataremos en otra reunión)
Puedes ejecutar esta dinámica en cualquier momento que sientas que tu equipo está sobrecargado de reuniones y trabajo. Después de una prueba, puedes realizar una encuesta para comprobar si el bienestar general y la productividad del equipo han mejorado.
Prepárate previamente. (60’)
Escribe tu justificación para esta jornada. Puedes usar el juego de 5 porqués para ayudar a determinar cómo las interacciones y el “ruido” de la reunión podrían estar afectando al equipo. También puedes usar un cartel de proyecto (otra dinámica que ya explicaremos) para organizar tus ideas. El objetivo es preparar una propuesta para presentar el concepto de esta “jornada de reflexión al equipo.
Es posible que desee comenzar estableciendo esta jornada como una prueba, para probar si la configuración funciona bien dentro de su organización y para permitir que los equipos se adapten y reevalúen. Puedes validar la prueba comprobando un aumento en la velocidad de agotamiento del trabajo atrasado y las respuestas de la encuesta. Recuerda que el mayor beneficio vendrá de tener a tu equipo participando.
Obtén la aceptación.
Comparte o presenta la propuesta a tu equipo y pide sus comentarios. Para los gerentes, tener un día libre de reuniones recurrentes es una forma increíble de comenzar la semana, dándoles tiempo para avanzar en sus interminables listas de tareas pendientes y acercarse a sus equipos.
Establece el día de la reflexión
Es difícil hacer que todos estén de acuerdo en el mejor día para asignar pero puedes encuestar a los equipos.
¿El lunes es un gran día para la jornada de reflexión? Una reunión de planificación de una hora de duración justo después de ponerse de pie los lunes puede sentirse como un comienzo dolorosamente lento para un equipo. En cambio, los equipos pueden usar el lunes para terminar tareas En la reunión de planificación para el nuevo ciclo de actividad el martes por la mañana, pueden evaluar rápidamente si han alcanzado los objetivos de dicho ciclo.
Elabora estrategias en torno a las reuniones
“Poda” las reuniones que sueles tener. Tal vez incluso aprovechar esta oportunidad para cancelar reuniones que no agregan valor. Alternativamente, puede mover todas las reuniones del día de reflexión a otro día.
Reuniones para evitar en la jornada de reflexión.
Reuniones de equipo.
“Despachos” 1-1 (tanto como sea posible).
Comunicar y animar.
Asegúrate de que los equipos sepan de qué se trata esta jornada de reflexión. Envía invitaciones de calendario, proporciona pautas sobre cómo aprovechar al máximo el día, apoya a los “equipos de guardia” que podrían requerir recursos adicionales durante la jornada de reflexión.
Es importante que todos sepan qué esperar de este cambio y los beneficios que espera lograr. Para algunos equipos, reprogramar las reuniones semanales requerirá un poco de esfuerzo. Ayuda a estos equipos a tener en cuenta los beneficios de un mayor tiempo de enfoque y productividad, y controla si estos beneficios se están logrando o no una vez que comience la jornada..
El procedimiento.
Prepare su carga de trabajo para el día (15’)
Ten un objetivo claro para el día. Planea concentrarte en una o dos cosas como máximo para ayudarlo a entrar en tu ritmo. Concéntrate primero en las tareas más urgentes (tiempo para la entrega) e importantes (clave), y divídalas en trozos que se pueden lograr en un día o parte del día. Aprende a priorizar el trabajo
Optimiza tu entorno de trabajo (15’)
Toma todo lo que puedas necesitar durante la sesión de trabajo: agua, cafeína, cargador de portátil, papel, rotuladores, auriculares, etc. Minimiza la cantidad de veces que necesitas para romper tu enfoque.
Crea tu propia zona libre de interrupciones apagando notificaciones, alarmas, recordatorios, teléfonos, tabletas y cualquier otra cosa que no sea 100% necesaria para llevar a cabo el trabajo en cuestión.
Idealmente, no tendrás que atender a correos electrónicos, llamadas o reuniones de equipo. Siéntete libre de apagar tu teléfono y encontrar un lugar tranquilo. Recuerda que tus compañeros de equipo están en la misma situación, así que evita cualquier interacción no urgente con ellos.
Haz un seguimiento. Una vez que termine tu prueba de la jornada de reflexión, es importante validar sus suposiciones iniciales con los equipos. ¿Lograste los beneficios de productividad, satisfacción y/o felicidad del equipo que esperabas?
Para medir esto, podría encuestar a todos los miembros del equipo y jefes participantes para preguntarles si sintieron una mejora y si quieren continuar con la jornada de reflexión. Pide y comparte sus sugerencias sobre cualquier cambio que recomendarían, así como consejos para aprovechar al máximo esta jornada.
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