¿Qué es el análisis pre-mortem?

Piensa en todo lo que podría pasar en un proyecto (ya sea bueno o malo) y crea un plan antes de que suceda. Para ello te aconsejamos que prepares la siguiente dinámica de trabajo en el lanzamiento del proyecto. 

Tiempo de preparación, 10' duración estimada de 60' y se aconseja que el tamaño del grupo/equipo no exceda de 10 personas. 

Material necesario: Una sala amplia para mantener la reunión. Una pizarra (digital), papelógrafo y hojas tamaño DIN A0, notas adhesivas, rotuladores y un cronómetro.

Instrucciones a seguir:

Los preparativos. Dedícale 5'

En caso de que el equipo teletrabaje, empieza por crear un documento de colaboración. (ya aportaremos alguna solución) Si se trata de un equipo presencial, busca una pizarra o un papel grande, notas adhesivas, rotuladores y una sala de reuniones.

En el documento (pizarra, hoja DIN-A0, ... ) añade columnas con los siguientes encabezados:

• ¿Qué puede impedirnos cumplir los plazos?
• ¿Cómo conseguiremos ir siempre sobre el horario previsto?
• ¿Qué necesita este proyecto que no tengamos?
• ¿Qué tenemos ya de lo que este proyecto necesita?
• ¿Qué lecciones habéis aprendido de proyectos anteriores?
• ¿Qué os preocupa?
• ¿Qué os entusiasma?

• Debate

Algún consejo: 

Por supuesto adapta las preguntas que te avanzamos aquí. Otra sugerencia es la aplicación de l acreatividad en la formulación de las preguntas; por ejemplo, "¿Qué es lo que le quita el sueño al de calidad?" o "¿Qué es lo último que quiere oír mi jefe?"

También es clave utilizar datos, indicadores que se relacionen con los iesgos potenciales; por ejemplo, el tiempo, el coste, ...

A continuación, empieza la reunión pidiendo al equipo que piense en lo siguiente:

• ¿Qué podría ir mal con este proyecto?
• ¿Qué podría ir bien con este proyecto?

Está claro que el foco y  objetivo de la reunión es centrarse únicamente en este proyecto.

Bien, ahora toca la "Lluvia de ideas". Dedícale unos 10' para que al equipo escriba sus respuestas en silencio en el documento de colaboración o en notas adhesivas colocadas debajo de cada pregunta.  Después -y ya se sabe que-  el siguiente paso a una lluvia de ideas (saturación) hay que agrupar las ideas. Trabajad en equipo para combinar las ideas similares en listas.

El punto clave; las amenazas. Invertimos unos 5' . A continuación, pide a los asistentes que voten en las tarjetas o notas adhesivas que representen la mayor amenaza para el proyecto. Cada miembro del equipo tiene tres votos. Explica que pueden poner los tres votos en una sola tarjeta, dos votos en una tarjeta y uno en otra, o un voto en tres tarjetas diferentes.

Por supuesto que los éxitos también deben aparecer. Pide a los asistentes que voten en las tarjetas o notas adhesivas del tablero que representan lo que puede ser positivo para el proyecto y las claves para el éxito. (Dedícale unos 5') Cada miembro del equipo tiene tres votos. Explica que pueden poner los tres votos en una sola tarjeta, dos votos en una tarjeta y uno en otra, o un voto en tres tarjetas diferentes.

Ahora toca dirigir, moderar el debate. Mueve los tres temas con más votos a la columna "Debate". Pon un temporizador de diez minutos. En este tiempo, comentad el riesgo de la primera tarjeta y proponed al menos una acción para mitigarlo. Pasad a la siguiente tarjeta y repetid el proceso hasta que hayáis comentado las tres tarjetas.

Más consejos:

Asigna propietarios y una fecha de vencimiento a las acciones aumenta las posibilidades de que se lleven a cabo.

Dalte la vuelta a la situación. urante el debate, pregunta esto: "¿Qué es lo opuesto a este riesgo?" Imaginaos cómo sería tener éxito y basaos en esa idea para crear un plan que os permita conseguirlo.

Y finalmente, pasad a la acción. Dedícale unos 5' Resume las acciones a las que se ha comprometido el equipo y asegúrate de que cada acción tenga un propietario y un plazo.

Fuente: Altassian Team PlayBook

Ilustración: Propia a través de Canva.com 

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