"Feedback Wraps?" o cómo ofrecer "feedback" constructivo

Mantener conversaciones con el colaborador indica la interiorización de un acto clave de dirección; estas conversaciones tienen una triple finalidad:

• Reconocer (y celebrar) logros, esfuerzo y resultados
• Corregir actitudes y actuaciones inefectivas; es decir, no nos conducen al objetivo o a lo que se esperaba de ti.
• Conocer, convencer (si es preciso) y establecer un vínculo emocional (confianza, compromiso y colaboración)

Existen múltiples métodos, técnicas para expresar la opinión en base a hechos, comportamientos observables. Lo que hay que destacar es en cómo ofrecer esa información de retorno, de progreso de tu colaborador. 

En este caso hay que destacar, desarrollar dos habilidades sociales, de comunicación clave. La persuasión y la influencia. Por supuesto se deben también saber combinar con la capacidad de propiciar autonomía en tu colaborador, facilitar recursos a tu colaborador (No solo destaque aquellos que no está bien o aquello que no se espera de él; ayúdale ofreciéndole información, sugerencias de valor).

De los diferentes métodos que existen hoy quiero destacar una técnica parecida a la del "sandwich" (recordad, un cumplido, una crítica y otro cumplido) aunque con algunas diferencias significativas; se trata del "Feedback Wrap"

Es -como ya hemos comentado anteriormente- una herramienta de dirección y muchos pueden pensar que es una evolución de la "técnica del Sandwich". Casi, casi.

Cuáles son los "ingredientes" de este "Feedback Wrap"

• Contexto
• Observaciones
• Emociones (sensaciones)
• Necesidades
• Sugerencias

Describe el contexto

Siempre es importante situar, contextualizar la situación que quieres iniciar la conversación. Te servirá a ti y a tu colaborador. Por lo tanto aparte de elegir un buen momento, céntrate en describir el contexto específico para aumentar la comprensión. 

A menudo, aquel que recibe el mensaje (por ejemplo tu colaborador o u colega del equipo de trabajo) no acaba de entender en qué situación concreta necesita cambiar.  

Ejemplo: 

Los viernes por la tarde siempre envías el informe de visitas/prospecciones antes de irte.

Haz una lista de tus observaciones, apreciaciones,...

Por supuesto que tienes que ser claro, concreto, preciso y conciso. No incluyas valoraciones personales (juicios de valor) Solo destacamos hechos observables evitando frases que incidan en la identidad, personalidad de la persona a la que ofreces la información. 

Por ejemplo como “has hecho un mal trabajo” o “no eres muy detallista”.  Además muchas veces utilizamos expresiones como: todo, siempre, nunca, nada,... estas palabras generan confusión en la persona que recibe esta información ya que no es ni precisa ni útil para modificar el comportamiento.

Ejemplo: 

En el informe de prospección/visita de la semana 27 que enviaste la semana pasada detecté tres datos incorrectos en la página resumen.

Expresa tus emociones

El hecho de expresar tu estado de ánimo, tus sensaciones o emociones acerca de la situación permite, ayuda a crear consciencia del impacto sin culpar a la persona que recibe la información. A esto le podemos llamar exquisitez en el comportamiento y la relación. Es decir, no busco culpables pero te expreso mi sensaciones y percepciones. Aquí la asertividad juega un papel clave.

Ejemplo:

Me sentí angustiado, agobiado, preocupado al ver que habíamos enviado unos datos erróneos al comité de dirección.

Expresa tus necesidades

Ahora es el momento de explicar lo que necesitas realmente y reforzarlo con lo que espera de ella.

Ambas son importantes. Puedo necesitar precisión o por ejemplo confianza. Tu eliges. (por cierto, ¿Qué elegirías en esta situación?, ¿Qué es lo que necesitas y esperas de la otra persona?

Ejemplo:

Necesito tener más confianza del trabajo que realizas para poder delegar más funciones en ti.

Explica tus sugerencias de mejora

Ya se sabe que hay la creencia que cuándo se da una información de retorno y de progreso (llamado también feedback), la otra parte sabe perfectamente cómo corregir esa conducta o ese comportamiento. ¿Es eso cierto? ¿Estamos convencidos de ello?

Desde mi experiencia, afirmo que  no debemos dar por hecho que se sobreentiende lo que estamos pidiendo, por lo tanto se tiene que se de nuevo claro, concreto, preciso y conciso en tu petición. Además otro consejo es que lo expreses como sugerencia y no como exigencia o imposición (aquí tiene algo que ver tu estilo de comunicación, tu estilo de influencia y tu estilo de dirección)

Ejemplo:

Prefiero que para la próxima vez, antes de enviar el informe final, hagas una doble comprobación de todos los datos que estás enviando con el fin de evitar errores y si tienes dudas, puedes enviarme un email para que lo compruebe yo directamente.

Fuente: Experiencia personal y consulta de referencias

(por ejemplo: Marshall Rosenberg y los principios de la comunicación no agresiva)
Ilustración: Elaboración propia a través de canva.com

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