Esa fue una afirmación que escuché en una de mis sesiones de formación en remoto. Los participantes habían asistido a una reunión anterior a la sesión de formación que no era para nada atractiva y que no se sintieron incluidos, enganchados a ella; así me lo manifestaron.
Esta claro que indagué, pregunté,... hasta que la puerta derribé. Nos cuestionamos si mantenemos reuniones que sean atractivas para todos sus asistentes. Algunas de mis dudas me asaltaron.
¿Las hacemos atractivas, interesantes,...? ¿Se consigue que el equipo tenga, y respalde, una visión compartida y un objetivo común?, ¿Qué estamos haciendo para saber si son atractivas o la percepción de tus colaboradores es que la reunión (o reuniones) son útiles e interesante? Parece una obviedad.
Esta también claro que organizar reuniones no es nada fácil, pero dejar a todo el equipo con la sensación de que pertenecen a algo lo es aún menos. Te explicamos cómo ser inclusivo. Existen dinámicas de trabajo, estrategias en el manejo o conducción de reuniones de equipos que fomentan la diversidad de opiniones y participación de todos los asistentes haciéndola más atractiva y que conecte a la gente, les enganche y por supuesto sean altamente efectivas.
Y, ¿por qué es necesaria este tipo de dinámica? Quién no se ha sentido desplazado o con dificultades de aportar de manera libre y sin presión sus ideas, aportaciones, comentarios en una reunión. Tal vez es un exceso de prudencia, la incapacidad de manifestar de manera tranquila y asertiva tu punto de vista, incluso tu desacuerdo. Tal vez tenemos miedo a "mear fuera del tiesto" (expresión vulgar que se ajusta a lo que quiero destacar)
Como organizador y seguramente moderador de una reunión de trabajo, de proyecto, de equipo,... permitir que todas las personas participantes hablen, aporten y sean escuchadas es una obligación. Además de sugerir temas de discusión que signifiquen algún beneficio para el equipo.
A continuación os presento algunos pasos (seguramente que para muchos son obvios) que nos permitirán conseguir que las reuniones sean atractivas, participativas, incluyentes y efectivas. Tan solo vas a necesitar tiempo de preparación y los materiales requerido para animar una sesión de trabajo (pizarra, pizarra digital -si la reunión es en remoto-, notas adhesivas, rotuladores, tarjetas,... y no se olvide de recordar a los asistentes que vengan con el cerebro en modo "on"
Como toda reunión, ésta requiere de un tiempo de preparación (de entre 15' a 30') Antes de la reunión, tu labor es dar a las voces con menos representación la oportunidad de expresar opiniones desde el principio, conseguir que el grupo no resulte intimidante y proporcionar tiempo y espacio para que todas las voces sean escuchadas.
Para ello, elabora un orden del día detallado para la reunión y envíalo a todos los participantes al menos 24 horas antes.
A continuación, enumera los temas de la agenda como preguntas y no como temas genéricos, y anima a los participantes a que vengan preparados, recuerda el modo "on" . Esto da a las personas introvertidas la oportunidad de procesar la información sin la presión de estar en grupo. Siempre busca aliados (por ejemplo, personas extrovertidas que hagan de tracción, que lideren con el ejemplo y encárgales que hagan espacio para personas más reservadas, cautas, introvertidas o a aquellas que participan de forma remota.
Por supuesto que tienes que ser selectivo con las personas invitadas a la reunión. Cuantas más personas haya, más difícil será que todos puedan hacer aportaciones. El orden del día debería ayudar a los invitados a determinar si deben estar en la reunión. Deja claro a los invitados que, si no están directamente involucrados o creen que no tienen nada que aportar, deben rechazar la invitación (y, si es necesario, recomendarte a otra persona que sí debería asistir). No pasa nada por declinar la asistencia siempre y cuando haya un motivo significativo.
También y esto parece una obviedad pero no lo es tanto, reserva tiempo suficiente para cubrir todos los puntos del orden del día.
Las reuniones suelen ser más eficientes cuando hay unos tiempos marcados, pero si hay demasiada presión, las opiniones de los participantes menos locuaces pueden quedar eclipsados. Asegúrate de que hay tiempo suficiente para que todos puedan expresar sus opiniones, desarrollar las opiniones de otros y llegar entre todos a una conclusión.
Bien, ahora arrancamos. El calentamiento. Dedícale máximo 5'
Aquí tienes unas interesantes ideas:
Recuerda que todos sentados igual, porque todos valéis lo mismo. Todo el mundo debe estar sentado alrededor de la mesa, con comodidad. Si ves que hay gente que se pone en una esquina, distribúyelos de manera uniforme para que todos puedan ser vistos y escuchados. Si estás animado, intenta llevar esta idea al extremo. En lugar de que los participantes que se unen de forma remota aparezcan como cabezas gigantes en la pantalla, transforma toda la reunión en un formato remoto y haz que incluso los asistentes que están en tu misma ubicación accedan virtualmente desde su mesa.
Haz que todo el mundo se sienta bienvenido, acogido. Presenta brevemente a todos y explica por qué participan en la reunión. Así relajarás el ambiente desde el principio y todo el mundo se sentirá valorado e integrado.
Establece algunas reglas básicas Diles a los participantes que no hablen encima del otro, anima a hablar a los introvertidos y detén las interrupciones. Si hay asistentes remotos, recuerda al grupo que los incluya y que todos estén atentos a herramientas como el chat o la función de levantar la mano.
Explica la estructura de la reunión. Por ejemplo, puedes organizar un debate en el que haya que ir cambiando de pareja para que todos los asistentes expresen su opinión antes de pasar al siguiente tema. También puedes hacer circular un objeto que dé la palabra a quien lo tiene o hacer sonar un pollo de goma cuando alguien empiece a monopolizar la conversación.
Explica de qué se ocupará cada uno en la reunión y cuál será el orden del día; si hay dudas, resuélvelas y por supuesto también explica quién se ocupa de cada tema del orden del día, quién lo va a facilitar y cuáles son los objetivos de la reunión.
Una vez se inician los temas de la agenda (orden) del día utiliza estos consejos cuando la situación lo requiera.
Implica a todo el mundo
Sé proactivo a la hora de dar la palabra a los participantes que estén más retraídos y pregúntales directamente. En las sesiones virtuales, ve comprobando todo el tiempo que los participantes remotos pueden seguir la conversación y contribuir.
¡Detén las interrupciones!
Da ejemplo y, si te das cuenta de que alguien no consigue hablar, dilo. Anima a todo el mundo a hacer lo mismo. Puedes utilizar frases como esta: "Espera un segundo, Fátima. Antes de seguir, quiero asegurarme de haber entendido bien a Aniket".
Si alguien es reincidente, habla con él aparte después de la reunión y díselo. Parte de la idea de que todo el mundo actúa de buena fe. Pocas veces se hacen esas cosas a propósito.
Reconoce los méritos y los aciertos
Si alguien señala algo importante, reconoce su aportación y atribuye las ideas a quienes las han tenido. No dejes que nadie se apropie de las ideas de otra persona y, cuando se hagan aportaciones de valor, destácalo.
Utiliza "el poder del boli"
Si una persona está acaparando la reunión, pídele que se encargue de ir tomando las notas de la reunión. Así tendrá que escuchar y dejará espacio para los demás.
Apunta y comparte
Da a todos tiempo para procesar las preguntas, anotar sus ideas y compartirlas con el grupo. Así, los participantes menos locuaces tendrán tiempo para aclarar sus ideas y hacerse oír.
Importante: no pongas a la gente en una situación incómoda. No presiones a nadie para que tenga que decir algo interesante sobre la marcha. En vez de eso, pregunta a los participantes si están de acuerdo con las conclusiones del grupo o si hay algún punto que ha quedado en el aire.
Al terminar, deja las cosas claras
Al finalizar cada tema de la agenda, haz una pausa para acordar los próximos pasos y definir plazos claros. Asigna a responsables directos y haz que esta función vaya rotando, para que las personas más locuaces no acaben acaparando todas las acciones.
Esto toca a su fin. Recapitula (Dedícales unos 5')
Revisa los puntos y las decisiones clave para coordinar a todo el mundo; luego, aclara (o repite) los pasos siguientes y los responsables directos.
Para terminar, dedica un momento a agradecer a todos sus aportaciones y destaca lo importante que ha sido la reunión. Puedes decirles algo como esto: "Las decisiones que hemos tomado hoy aquí nos servirán para avanzar mucho más rápido a lo largo de todo el proyecto".
Fuente: Atlasian Team Playbook
Ilustración: elaboración propia a través de canva.com
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