Proyecto "Kickoff" (o del éxito del proyecto)

"Kickoff" esa palabra que suele usarse mucho en las empresas que gestionan proyectos no es más que el inicio. El inicio en cualquier actividad es clave; en función de cómo inicia uno la actividad puede condicionar su éxito.

Hago mío una actividad vital en la gestión de cualquier tipo de proyectos; la reunión de inicio. Le daré forma de "producto" dentro de mi programa de desarrollo de habilidades en gestión y dirección de equipos de trabajo #teamroompolis 

¿De qué trata "Kickoff"?

Algo tan sencillo e importante relacionado con el comienzo del proyecto. De una metodología que te permita reunirte con tu equipo (o el equipo de proyecto) y acuerdes cómo ven el éxito. Tan solo requiere de un tiempo de preparación (30') y por supuesto la moderación de esa primera reunión (no más de 90')

¿Cuáles son las instrucciones?

Antes de ejecutar la actividad, establece, define cuáles son los roles en tu proyecto. A modo de ejemplo en un proyecto se suele disponer de los siguientes roles; patrocinador de proyecto, líder de proyecto, facilitador, equipo central y partes interesadas o implicadas. Cabe destacar que cualquier miembro del equipo puede ejercer varios roles.

Patrocinador del proyecto

Posiblemente la parte interesada más importante que tiene más que ganar o perder con la entrega de su proyecto.

Líder (o piloto) de proyecto

Es quien proporciona una visión al equipo sobre lo que están entregando y por qué. Dirige la actividad y gestiona el día  día del equipo (recursos, necesidades, ...)

Facilitador

Es la persona responsable de mantener la reunión fluida y enfocada.

 

Equipo central

El equipo responsable de ejecutar el trabajo del proyecto.

Las partes interesadas, implicadas en la ejecución del proyecto

Es cualquier persona con conocimientos, información, comentarios o intereses creados en el resultado del proyecto.

Consigue que el patrocinador del proyecto, el líder del proyecto y el facilitador se reúnan antes de la reunión para redactar una visión preliminar, misión y pruebas de misión. Este borrador (también denominado manifiesto) será revisado y revisado más tarde por todo el equipo cuando ejecute la reunión.

Los elementos iniciales que contiene este primer borrador o manifiesto son los siguientes:

La visión: el impacto que tendrá su equipo cuando se complete el proyecto. 

¿Cuál es el objetivo más importante que estás tratando de lograr?

La misión: el trabajo del equipo para lograr la Visión del Producto. 

¿Cuál es su papel para hacer realidad el proyecto?

Indicadores de misión: ¿cómo sabemos que este proyecto tiene éxito? Estas pruebas indican si nuestra misión va por buen camino y definen el progreso hacia su finalización.

A continuación, prepara el escenario, no te llevará más de 5 minutos. Al comienzo de la reunión, pide al equipo que considere los siguientes principios: 

Colaboración: trabajaremos juntos para sentar las bases de la relación e intercambio de información.

Lo suficientemente bueno: el objetivo de la sesión es obtener suficiente información para una comprensión compartida, que continuaremos refinando a medida que el proyecto esté en marcha. No estamos aquí para perfeccionar nada. 

Posibilidad: Todos deben comenzar la sesión con la mente abierta, permitiendo la posibilidad de descubrimiento e innovación.

Es importante que el patrocinador de proyecto abra la sesión dando la bienvenida a los asistentes y compartiendo unas breves palabras sobre el proyecto y cómo encaja con la organización su importancia y destacar y valorar el hecho de su concurrencia. Es un aspecto formal importante,

Al inicio de la actividad ten en cuenta si cabe la introducción de alguna actividad o dinámica "rompehielos". su finalidad como recordaréis en este artículo es la de fomentar el compromiso y la colaboración desde el principio de la sesión   

Pida a todos que se presenten, expliquen su papel en el proyecto y respondan una pregunta para romper el hielo.

Y entramos ya en "materia" compartiendo el propósito.  Este es el aspecto más importante del inicio del proyecto ya que proporciona inspiración y significado a las personas involucradas en el proyecto.

Comienza compartiendo las pruebas iniciales de visión, misión y misión creadas por el líder del proyecto.

Después, divide a los asistentes en tres grupos (si el equipo es remoto recuerda que puedes utilizar la función de creación de salas).Los grupos serán: visión del equipo, misión del equipo e indicadores de la misión del equipo.

Ofrece a cada grupo 20 minutos para perfeccionar las declaraciones iniciales.

Al final de los 20 minutos, vuelve a reunir al grupo para presentar y discutir sus declaraciones recientemente revisadas. Realiza los cambios acordados en ellos, luego votad (si es preciso) para aceptarlos formalmente para el proyecto. Puedes (y debes) refinarlos más adelante en el proyecto a medida que descubre nueva información.

como sugerencia en cuanto a la votación permite que cada integrante exprese su voto con los siguientes matices; acepto, acepto con alguna consideración, me preocupa. 

Y llegamos al final. Reclama la atención del patrocinador de proyecto para que cierre la reunión proporcionando comentarios al equipo sobre lo que han desarrollado en la sesión y agradeciendo a los participantes por su asistencia.

A partir de ese momento toda la actividad relacionada con el detalle del proyecto se deberá compartir tendiendo siempre a los principios que han regido la primera reunión de inicio. Hay que reconocer sin embargo que este tipo de dinámicas tienen éxito en la medida de que la organización está madura para dirigir equipos de oyecto.

Al principio suele considerarse esta actividad como una (relativa) pérdida de tiempo.sin embargo y por propia experiencia la mayoría de personas que trabajan por proyectos han echado en falta este tipo de dinámicas al inicio de la actividad de su proyecto. 

#lacajadelashabilidades

#teamroompolis 

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