Cómo moderar reuniones de pie

¿Reuniones de pie?, ¿qué raro suena, verdad? En inglés, según me cuentan suena mejor; me refiero a las "(daily) stand ups meetings" 

¿Qué son y para qué sirven?

Son una tipología de reuniones con dos  características clave: se hacen de pie y son cortas; no más de 15'. (y si se quiere hacer de manera remota también se puede aplicar)

Nos sirve para vernos las caras y compartir nuestros progresos y obstáculos en las tareas y actividades. Permite por supuesto mejorar nuestra habilidad de comunicación, empatía y sintonía con el equipo. Se requiere un mínimo de preparación; unos 5' y su duración estimada no debe exceder de 15' en el caso que haya un máximo de 8-10 personas.

Los requerimientos técnicos son sencillos de obtener. si la reunión es en remoto tan solo la aplicación que se utilice para las videoconferencias y tener la destreza para compartir la pantalla un tablero de las tareas del proyecto (por ejemplo; Teams con Tasks o Zoom con Trello) Es obvio que si la reunión es presencial se requerirá un espacio amplio, cómodo y tranquilo para reunirse con la posibilidad de proyectar imágenes.

En cuanto a las instrucciones recordemos que tienes dos momentos; la preparación (5'), la ejecución (15').

La preparación

Elige el mismo tiempo y espacio para reunirse en cada reunión de "stand-up." Para equipos remotos, usa videoconferencias con la capacidad de compartir la pantalla de su tablero de proyecto, mientras que para equipos en persona, prueba con un rincón tranquilo de la oficina cerca de su tablero de trabajo.

Piensa en compartir las siguientes indicaciones antes de la reunión para que el equipo pueda venir preparado.

• "Pensando en..." [aquí se presenta el reto, propósito u objetivo del equipo],
• "Desde el último stand-up, he ..."
• "Antes del próximo stand-up, lo haré ..."
• "Lo que me frena es ..."

La ejecución (o tan sencillo como "levántate y comenta")

Correcto lo que lees aunque te sorprenda. ¡Levántate! Sí, incluso si está en una llamada de videoconferencia. Esto mantiene la reunión enfocada.

Cada miembro del equipo comparte brevemente el progreso que ha logrado desde el último "stand-up", su plan hasta el próximo "stand-up" y si hay algo que bloquee su progreso. Recuerda que la reunión no debe durar más de 15 minutos.

Algunas observaciones de interés.

• Temas sin conexión (con el grupo) Después del stand-up de 15 minutos, invita a cualquiera que quiera irse a hacerlo. Cualquiera que tenga tiempo y un punto de discusión para el equipo puede quedarse para seguir hablando.

• Ayuda. Haz que los miembros del equipo hagan un seguimiento para ayudarse mutuamente con cualquier desafío que surgió en la reunión.

Y finalmente, apunto algunas variaciones que pueden ser útiles o necesarias.

Distribución del equipo. ¿Trabajas en diferentes zonas horarias? 

Realiza un "stand-up" asincrónico con su equipo en su plataforma de comunicación preferida donde todos puedan escribir y enviar sus actualizaciones. (Algunas plataformas de comunicación como Slack incluso tienen bots que puede configurar para recordarle al equipo que envíe sus actualizaciones) 

Caminar por el tablero. En lugar de ir persona por persona, revisa su tablero de trabajo tarea por tarea. Comienza con cualquier elemento que esté bloqueado y analiza cómo desbloquearlo. A continuación, repasa cada elemento (tarea) restante para discutir cómo completarlos.

Pasar el balón. Para equipos presenciales, obtén por ejemplo un objeto físico para que los compañeros de equipo se lo lancen a la siguiente persona de la que les gustaría escuchar. Para los equipos remotos, haga que cada persona elija a la persona de la que le gustaría escuchar a continuación.

Fuente: Atlassian Team Playbook 

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