Cómo dinamizar la participación en una reunión remota (1)

El número de videoconferencias, reuniones en remoto tanto  con clientes, proveedores y colaboradores miembros de tu equipo de trabajo se ha multiplicado en lo últimos meses. 

Y nos hemos dado cuenta que en la mayoría de las ocasiones y en función del objetivos de las reuniones nos cuesta arrancar la participación y sobretodo la vinculación emocional de los asistentes. 

Por lo general estamos incómodos, despistados o lo peor ... desconectados de la reunión. ¿Cómo lo podemos reducir?

Un recurso que podemos utilizar sobretodo al inicio de la reunión remota es presentar, dirigir (o proponer) actividades "rompehielos" para fortalecer el vínculo con los asistentes y generar cierta confianza, compromiso con la reunión y sobretodo crear un entorno cómodo. Y además de ser creativo y por supuesto darle un toque más personal y cercano.

No nos olvidemos que estas actividades "rompehielos" pretenden también relajar el ambiente (posiblemente tenso a causa de entre otros motivos la incomodidad y desconocimiento del entorno de trabajo. Recuerda que la finalidad es doble: generar un vínculo emocional  con la audiencia y ser productivos (obtener el resultado establecido previamente)

  

Beneficios de este tipo de actividades:

• Para los equipos remotos nuevos, hacer un rompehielos tonto al comienzo de las reuniones es una excelente manera de hacer que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus ideas y expresándose entre sí. Es altamente recomendable.

• Para los equipos remotos experimentados, hacer un breve rompehielos en la parte superior de las reuniones ayuda a fortalecer los lazos entre los miembros del equipo. Recomendable.

• Los rompehielos tienen la capacidad de convertir cada reunión estándar en una ocasión especial.

• Los rompehielos virtuales pueden ayudar a relajarse y hacer que los asistentes a la reunión se sientan cómodos, para que puedan acelerar el proceso de conocerse unos a otros.

• El facilitador de la reunión puede usar el rompehielos como una oportunidad para hacer una evaluación rápida de los asistentes a la reunión. Altamente recomendable.

• Para los trabajadores remotos que se sienten aislados, los rompehielos virtuales pueden fomentar un sentido de comunidad muy necesario entre su equipo remoto.

• Los rompehielos pueden impulsar los jugos creativos de todos los involucrados y servir como punto de partida para la lluvia de ideas durante la reunión.

¿Cuales son los criterios básicos para la decisión de implantar determinadas actividades rompehielos? 

El número de asistentes a tu reunión. Influye en el tipo, duración y manera de manejar dicha actividad "rompehielo"

¿Los asistentes a la reunión forman parte de un equipo nuevo o maduro? Si se conocen previamente o no puede ayudarte a elegir el tipo de actividad previa. Si el equipo es nuevo en su composición y no se conocen puede darte pistas para realizar una determinada actividad que combine la generación de confianza y su presentación ( a modo de "Elevator pitch" o discurso)

Por supuesto influye el hecho que los asistentes te conozca o no. si no te conocen participa como uno más. 

Puedes utilizar los momentos de entrada a la sala de videoconferencia (cuando por ejemplo saludas y te presentas personalmente) para evaluarlos y decidir de tu inventario de actividades cuál se puede ajustar mejor.

Contempla la posibilidad -para los equipos remotos nuevos-, participen en un sencillo y rápido cuestionario para determinar sus preferencias. Los "nuevos" pueden tener un rompehielos favorito que preferirían hacer en la próxima reunión del equipo para familiarizarse mejor con sus compañeros de equipo remotos o tal vez los equipos remotos completos tengan un método preferido de formación de equipos que hacen por su cuenta. si no les conoces, pregúntales para siguientes ocasiones, si las hubiera.

Por lo tanto, tómate el tiempo para dejar que los equipos remotos comenten qué funciona mejor para ellos y continúa desde ese punto.

Antes de decidir si realizar o no un ejercicio de formación de equipos a distancia o qué rompehielos utilizar, decida cuál es el resultado esperado del ejercicio. Luego, una vez que conozca su objetivo, puede trabajar hacia atrás y elegir el ejercicio de formación de equipos remoto más apropiado. 

Por ejemplo, si la mayoría de su equipo está formado por nuevos empleados y su objetivo es ayudarlos a sentirse más cómodos trabajando juntos, querrá elegir un rompehielos que los saque de sus zonas de confort.

Recuerda que estas actividades "rompehielos" virtuales o remotos son actividades que ayudan a su equipo a vincularse y pueden fortalecer la comunicación, generar confianza y ayudar a comprenderse mejor, empatizar y sintonizar.

Os dejo a continuación con algunas actividades "rompehielos" para incluirlas al inicio de las reuniones 

Dos verdades y una mentira. Pide a cada miembro del equipo que proponga dos verdades y una mentira sobre sí mismos, y haz que el resto de los miembros del equipo adivinen cuál es la mentira de este rápido y tonto rompehielos.

Pregunta miscelánea. Deja unos minutos para que todos los miembros del equipo remoto escriban una pregunta variada. 

Por ejemplo, ¿Cuál es su película favorita de todos los tiempos? ¿Cuántos primos tiene? ¿Cómo se llama la mascota de su infancia?) Y agregue todas las preguntas. a un documento que a posterior lo puedes compartir; por ejemplo puedes utilizar la pizarra virtual (Jamboard sería un buen recursos). 

Antes de cada reunión, elija una pregunta al azar para hacerla en la parte superior de la reunión para un rompehielos fácil y rápido.

Películas, libros que te llevarías a una isla desierta. Haz que cada miembro del equipo elija las tres películas o libros que llevarían a una isla desierta para este divertido y clásico rompehielos.

¿Desde dónde se une a nosotros?. Este rompehielos es ideal para equipos completamente remotos. Deja unos minutos para mostrar su oficina en casa o trabajar desde cualquier lugar y obtener una imagen completa de dónde trabajan sus compañeros de trabajo remotos.

Posiblemente esta actividad pueda resultar algo incómoda; si es así, en lugar de mostrar que describa el lugar.

Resumen de una palabra. Haz que cada miembro del equipo resuma su semana hasta ahora en una palabra. ¡La persona cuya palabra tenga la puntuación más alta de Scrabble podrá elegir el rompehielos para la próxima reunión!

¡Dance Break! Para los rompehielos al comienzo de reuniones de equipo discretas o más informales, haga que cada miembro del equipo presione play en la misma jam sincronizada o en su propio clásico de baile y ¡haga un movimiento! 

Dicen que es el rompehielos perfecto para hacer que la sangre bombee, ¡incluso los movimientos tan pequeños como un movimiento de cabeza cuentan como baile! Reconozco que esta no la he usado (ni usaré) ya que me encuentro incómodo.

Enfriamiento del café. Para una reunión de equipo a primera hora de la mañana, haga una pasarela de taza de café para su rompehielos. Cada miembro del equipo puede mostrar su fuerte juego de tazas mientras se turnan para decir su pedido de café ideal. Para mi algo arriesgada.

Registro de emoji. Para la vinculación del equipo virtual de solo texto, haga que cada miembro del equipo envíe un emoji que exprese cómo se sintieron ese día para un rompehielos rápido y ¿divertido? Este rompehielo lo viví recientemente en una reunión con un grupo de "millenials"

Sesión de bocetos. Haz a su equipo remoto una pregunta rápida que pueda responderse visualmente, haga que los miembros del equipo saquen sus respuestas y haga que los otros miembros del equipo adivinen lo que dibujaron. Preguntas como "¿Quién es tu personaje de ficción favorito?" o "¿Cuál es tu animal espiritual?" son perfectos para este rompehielos. ¡Cuanto menos talentoso artísticamente sea tu equipo, mejor!

Diez cosas en común. Para un rompehielos que requiere trabajo en equipo y fomenta la camaradería, haga que su equipo remoto trabaje en conjunto para determinar 10 cosas que colectivamente tienen en común. Comenzar con "todos usamos ..." parece fácil, pero pronto puede convertirse en un desafío divertido.

En definitiva romper las barreras en la oficina facilita un trabajo más eficaz. ¡Aprenderemos y nos divertiremos en el camino! Una vez que te sientes cómodo con los rompehielos virtuales habituales se puede explorar algo más para dinamizar más -si cabe- una reunión remota.

Fuente: OWL Labs (https://www.owllabs.com/)

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