Matriz QQC: Qué, Quién, Cuándo.

Abro nueva "sección" acerca de herramientas de facilitación del trabajo en grupo. La mayoría de estas técnicas las he utilizado a lo largo de mi trayectoria profesional y la verdad es que ayudan mucho a manejar, dirigir a un equipo o grupo de personas a conseguir de manera efectivas los resultados previstos. 

Tan solo se necesitan conocerlas, practicarlas de manera asidua y ser relativamente disciplinado. La estructura de presentación de las técnicas será sencillo. Una rápida descripción, una serie de aspectos relacionados con la aplicación como por ejemplo, el tamaño, duración, nivel de dominio/dificultad, materiales requerido, grado de confortabilidad en el momento de aplicar dicha técnicas y finalmente cuestiones de procedimiento.

La primera que presento es la matriz QQC o en inglés WWW matrix. 

Como reconoceréis, muchas reuniones terminan con una discusión sobre los "próximos pasos" o "elementos de acción". Estas discusiones suelen ser abstractas, comenzando con una lista de tareas que luego se entregan a los participantes que posiblemente no lo deseen sin una fecha límite en particular. Al enfocar la discusión en una matriz de Quién / Qué / Cuándo, puede conectar a las personas con acciones claras sobre las tareas y un compromiso sobre cuándo completarán la tarea.

Algunos detalles de la técnica:

• Tiempo estimado: de entre 5 y 30' (en función de la temática de la reunión, los participantes, ...)
• Tamaño del grupo: de entre 2 y 8 personas.
• Nivel de facilitación: principiante; no requiere demasiado entrenamiento.
• Zona de confort: seguro
• Materiales: papelógrafo, rotuladores, post-it o bien una plantilla en editor de texto u hoja de cálculo (según preferencias)

• Cuestiones de procedimiento:

• En un rotafolio o pizarra, crea una matriz que describa QUIÉN | QUE | CUANDO

• Aunque el instinto puede ser comenzar con el "QUÉ" (las tareas y los elementos que deben realizarse), este enfoque comienza con el "QUIÉN" (las personas que tomarán las acciones). Ponga el nombre de cada participante en la matriz de esta columna.

• Pregúntale a cada participante a qué próximos pasos concretos pueden comprometerse. Coloca esto en la columna QUÉ. Cada participante puede tener una serie de pasos siguientes que crea que son necesarios o que le interesan mucho. Para cada tema, pregúntale a esa persona “CUÁNDO” hará el artículo

• Las acciones no se toman por sí mismas y las personas no se comprometen tan fuertemente con las acciones como lo hacen entre sí. Al abordar los siguientes pasos "las personas primero", algunas cosas cambian. Primero, queda claro que las personas en la sala son las responsables de los próximos pasos. En segundo lugar, al hacer compromisos frente a sus pares, los participantes apuestan por su credibilidad en la adopción de medidas y es más probable que cumplan. Y tercero, queda claro QUIÉN va a hacer QUÉ y CUÁNDO, y quién ha ofrecido poco o ningún compromiso.

• Al completar la matriz Quién | Qué | Cuándo, es probable que descubras que hay mucho por hacer. Este es un buen momento para preguntar si hay alguna forma de que los participantes que se han comprometido con poco o nada puedan aumentar su contribución. Es posible que puedan ayudar a otros a completar sus tareas, o su asistencia puede haber sido innecesaria.

• Aunque es más probable que los participantes se comprometan con las acciones que declaran frente al grupo, en última instancia, usted es responsable de darles seguimiento después de la reunión. Puedes pedir a los participantes que le envíen un correo electrónico con sus compromisos y puede enviar al grupo la lista completa como una actualización. (O que accedan de manera remota al documento en línea)

Sencilla, ¿Verdad? Tan solo es cuestión de práctica

Fuente: https://toolbox.hyperisland.com

El blog de Àlex Vallès

La caja de las habilidades

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