Colaborando entre equipos

 

A menudo hay que colaborar con los diferentes equipos de una organización para identificar a las personas involucradas en el éxito de un proyecto y garantizar una colaboración saludable entre equipos. Para poder realizar esta tarea con garantías os sugiero la implantación de esta dinámica. Sigue estas instrucciones:

La preparación.

No tendrás que invertir más de 15'. Prepara un documento que indique el objetivo estratégico del equipo en la parte superior. Esta dinámica te servirá para "mapear" la red de equipos que persiguen colectivamente este objetivo común. También dará a tu equipo (por ejemplo el de Dirección) un plan de acción para trabajar con diferentes equipos en sus proyectos. Recomendamos completar un póster/cartel de equipo para consolidar el objetivo del equipo antes de ejecutar esta dinámica. Es una buena idea recopilar comentarios de liderazgo para la alineación y la claridad.

Crea una clave con las cinco categorías de tipos de equipo:

1. Equipos de entrega: equipos que hacen cosas y las entregan a los usuarios (por ejemplo, equipos de desarrollo).
2. Equipos de servicio: equipos que apoyan a los clientes internos o externos Equipos de liderazgo: equipos de líderes/gerentes que toman decisiones y crean contexto para otros equipos.
3. Equipos de proyecto: equipos temporales que crean y ejecutan planes para completar iniciativas específicas.
4. Equipos de gestión: equipos que impulsan las ganancias y pérdidas y satisfacen las necesidades en el recorrido del cliente.

Crea áreas para las cuatro categorías de influencia:

• Equipo central.: las personas que están dedicadas a tu objetivo. Identifica el nombre del equipo, los miembros y el nombra el líder del equipo en la parte superior del documento. Estas deben ser las mismas personas invitadas a la reunión.
• Fundamental para el éxito: equipos que representan un riesgo de fracaso para lograr su objetivo. Agrega todas las partes interesadas y patrocinadores clave aquí.
• Involucrados en el éxito: equipos que podrían afectar el éxito de su objetivo.
• Fuera del radar: equipos que actualmente no son cruciales para el éxito de su objetivo.

Convoca a una reunión de trabajo a todos los miembros de su equipo a asistir. Para mantener abiertas las líneas de comunicación, nadie fuera de su equipo debe ser invitado en esta etapa. Para el propósito de esta dinámica, definiremos un equipo como un grupo de personas que trabajan hacia un objetivo común con un alcance definido y responsabilidad por los resultados. Comparta el borrador del documento o las categorías con su equipo para que puedan crear contexto y hacer preguntas aclaratorias con anticipación. Si ya ha completado un mapa de viaje del cliente (lo hablaremos en otro post de esta serie), los equipos que contribuyen a esa experiencia del cliente deben estar en su radar.

Preparar el escenario

Mapa de la red. Invierte unos 5'. Comienza por recordar a tu equipo los resultados comerciales y los plazos objetivo que se espera que logre. Explica que definirá la red de equipos que persiguen colectivamente este objetivo común para que pueda mantener estas relaciones saludables y lograr el éxito.

Como equipo, revisad las definiciones de los diferentes tipos de equipo. Hágale saber a los miembros de su equipo que no hay respuestas incorrectas. Comentario: está bien que las personas definan los tipos de equipo y los tipos de interacción de manera diferente en este paso. Resolverá esas diferencias más adelante. Esta dinámica está relacionada con otra que hace referencia al arranque o lanzamiento de un proyecto o nueva actividad.

Identifica tu red.

Dedícale unos 15'. Pide a todos los miembros del equipo que contribuyan de forma independiente y silenciosa con equipos al documento.

Cada miembro del equipo debe enumerar el nombre del equipo y colocarlo en una categoría de influencia. Esto creará un mapa más completo al evitar el pensamiento grupal, permitiendo que los miembros más tranquilos del equipo participen más abiertamente y construyendo una experiencia de comunicación inclusiva.

Mapea tu red.

Aquí concentramos parte del tiempo de esta dinámica, unos 20' . Como facilitador, consolida las entradas/comentarios/anotaciones duplicadas del equipo e identifica cualquier lugar donde los equipos hayan sido colocados en diferentes tipos de influencia. Luego, como equipo, llega a un acuerdo sobre dónde encaja su equipo en el equipo de la red. ¡Es posible que tengas que votar!

Si tienes más de cinco equipos en la categoría Crítico para el éxito, vota para determinar los equipos más influyentes.

De los miembros de su equipo, asigna y documenta un "propietario" de relación para cada uno de estos equipos de red críticos. Esta será la persona que defiende una relación saludable con este equipo y es responsable de mantener la comunicación, dar actualizaciones y consultas según sea necesario. Si no puedes encontrar un ajuste natural para el propietario, la propiedad puede recaer por defecto en el líder del equipo.

Determinar la fuerza de interacción.

Dedícale unos 15'. Ahora es el momento de discutir la fuerza de interacción entre su equipo y cada equipo que ha determinado que es crítico. Dibuja líneas para indicar la fuerza de las interacciones más críticas entre los equipos.

Fuerza de interacción:

• Línea continua: Se están produciendo interacciones sistémicas (por ejemplo, una reunión programada o un canal dedicado de Google Workspace, Microsoft Teams o Slack como herramientas de comunicación).
• Línea discontinua: Se emplean interacciones ad-hoc. Algunos ejemplos son la confianza en una relación personal y la colaboración que es reactiva (impulsada por incidentes o problemas).
• Línea punteada: Esta relación requiere nuevos métodos de colaboración. Para interacciones de red más desafiantes, tenemos sugerencias para una variación a continuación para ejecutar con los propietarios de su relación.

Y finalmente el Seguimiento. Ahora que has completado su documento, échale un vistazo para identificar las fortalezas y debilidades de su red. Encuentra los equipos con los que necesitas mejorar tu fuerza de interacción. Estos son los equipos en los que debe centrarse mientras trabaja para fortalecer su red de equipos, haga una lluvia de ideas sobre algunas formas de hacer que esto suceda.

El primer paso debe ser que el propietario de la relación tenga tiempo en el calendario para registrarse con su equipo de red. El propietario de la relación es responsable de proporcionar actualizaciones al grupo sobre las acciones de mejora.

Esta dinámica es algo compleja y además se pueden introducir algunas variaciones para enriquecer más -si cabe- tanto la participación, las relaciones y sus resultados. Más adelante en otro post hablaremos de las variantes que se pueden incluir.

Os dejo este enlace a la aplicación Mural y en concreto la plantilla que se puede utilizar para aploicar esta dinámica. Network of teams play (mural.co)