Es tiempo del e-Jefe: cómo dirigir un equipo de trabajo en remoto

El trabajo remoto no es simplemente enviar a casa al trabajador, implica otros factores no tecnológicos y exige el desarrollo de una estrategia de trabajo en equipo, preparación y control. 

Esto seguramente lo estaréis oyendo, leyendo una y otra en la mayoría de las referencias que están apareciendo para una adecuada gestión de de equipos de trabajo sobretodo en las actuales circunstancias, ¿verdad?

¡Y cuánta razón tienen!

“Para tele-trabajar, se necesita una relación formal de colaboración entre todos (jefe, empleados y por supuesto, entre los compañeros-colegas); además de fortalecer el compromiso y la confianza mutua.”

En caso de que tele-trabajar sea una alternativa, es más adecuado utilizar el concepto de equipo virtual-remoto de trabajo. Es una obviedad destacar que no solamente implica que el trabajo se realice a distancia, sino que también se establece una relación formal de colaboración (confianza y compromiso) de equipo entre el empleado, el jefe y por supuesto los compañeros con el máximo nivel de interrelación, comunicación efectiva y afectiva y la trazabilidad de las tareas, actividades asignadas.

Por supuesto, requiere del uso de herramientas y entornos de colaboración, con indicadores de progreso, retorno (el famoso “feedback”) y rendimiento sobre los objetivos establecidos. Hay que destacar que en este apartado la capacitación, el aprendizaje es una de las claves.

Un rol importante en los equipos virtuales es el de e-jefe (el “jefe” virtual) que tiene que saber (y deberá aprender a) utilizar “herramientas digitales” de información y comunicación para definir, asignar, supervisar, delegar, comunicar y evaluar resultados. Así como propiciar su uso efectivo.(de ahí su talante capacitador en la medida de los posible)

Es obligatorio que los colaboradores dispongan de un manual o guía del tele-trabajo que les permita organizar tanto los flujos tanto de trabajo (tareas pendientes, en curso, con obstáculos y finalizadas) como los de información del progreso y retorno ("feedback", "feedforward", conversaciones para el desarrollo profesional,...) y la comunicación en general (tanto síncrona como asíncrona) Incluido también cualquier contingencia que aparezca (que aparecerá) durante el proceso del tele-trabajo.

Los responsables de dirigir estos equipos remotos de trabajo tienen que hacer un gran esfuerzo en la etapa de transición. Los e-jefes tienen que estar igual o mejor preparados que sus empleados en cuanto a herramientas TIC para un uso efectivo de los medios de comunicación y entornos de colaboración. 

Los e-jefes debe tener en cuenta los siguientes aspectos en en nueva relación de trabajo:

• Comprobar, asegurarse de las condiciones ambientales, ergonómicas y tecnológicas del espacio de trabajo del colaborador remoto (escenario) para lograr un desempeño óptimo. El uso de las plataformas de vídeo constituye un gran apoyo, aunque tened en cuenta que según cómo se proceda, pueda suponer un ataque a la intimidad de tu empleado. (En este caso y como recomendación general, sugiero un “juego” al estilo de … ”mi escenario de trabajo favorito es …” y si os parece haced una clasificación y votad al entorno de trabajo más atractivo; por ejemplo)

• (Re)diseñar los procesos de organización de la actividad; tareas, interrelaciones. coordinación, … utilizando la tecnología. Se puede aprovecha esta situación para homologar un sencillo sistema común de tareas al estilo “To-do list”

• Saber manejar los aspectos socio-emocionales; ¿cuál es el estilo de dirección y comunicación más adecuado? ¿cómo fomentamos la participación?, ¿cómo se genera confianza?, ¿cómo se obtiene el compromiso por parte de tu equipo?, ¿cómo vas a apoderarles?; es decir, propiciarles la autonomía necesaria para que sepan (y se animen) a tomar decisiones.

• Organizar los horarios y "momentos de las verdad" con los tele-trabajadores para encontrar momentos (síncronos o asíncronos) para las actividades individuales y grupales. Cuidado aquí con las interrupciones, las distracciones, la “infoxicación”, la “reunitis”, …

• Medir la satisfacción de los colaboradores. Su grado de bienestar, comodidad, seguridad, ...

• Medir el rendimiento, los resultados, la efectividad de los empleados y del equipo de trabajo.

¿Se os ocurren más habilidades? Seguro que hay más...

La caja de las habilidades