Cómo dirigir equipos de manera remota

Ahora toca aplicar el liderazgo participativo, de apoderar a tus empleados, de cuidarlos pero en la distancia. Como consecuencia del estado de alarma decretado por el Gobierno la mayoría de nosotros estamos confinados.

¿Qué hacemos?

La alternativa del teletrabajo planea en muchas de las organizaciones. Si lo podemos aplicar, apliquémoslo pero qué significa a partir de ahora dirigir equipos de forma remota y distribuida (con el agravante de la situación emocional -ansiedad, preocupación, malestar, incertidumbre, …) 

Ahora toca dirigir en tiempos VUCA (tan cacareado al igual que el tele trabajo pero ahora es verdad. Lo tenemos encima.)

En primer lugar pensemos que el trabajo remoto no daña la productividad del empleado, sino más bien mejora su rendimiento, parece lógico adoptar un sistema de trabajo que permita cuidar el bienestar de nuestros colaboradores.

Pero, ¿cuál es la mejor manera de coordinar a un equipo de trabajo remoto? ¿Cómo podemos trabajar desde casa sin entorpecer la comunicación? Y Cómo podemos trabajar cuando nuestras emociones y pensamientos también están en otra parte? (Familiares, amistades, mi propia salud y/o la de mis hijos, padres, abuelos, …hipoteca, gastos fijos, …)

Vamos a centrarnos sobretodo en la primera cuestión; en la manera de dirigir personas, equipos de trabajo de forma remota y por supuesto obtener buenos resultados:

Comunicación explícita. Es importante mantener una comunicación habitual y directa con tus trabajadores. La clave está en hacer que sientan que formar parte de una situación excepcional. Dependerá naturalmente de la actividad de la empresa.

Pero las circunstancias son excepcionales. Esto se puede conseguir a través de una reunión inicial (diaria, posiblemente o sino cada dos días) mediante videoconferencia. Verse cara a cara mejorará la comunicación y la relación con el colaborador y te permitirá conocer su estado de ánimo. Otra alternativa es hacer varias reuniones con parte del equipo. Recordad que estas reuniones también se pueden grabar y todos los colaboradores pueden haber pasado por una reunión y ver el resto de esas reuniones. También podrán ver en diferido el resto de estados de ánimo de la gente.

Es importante que la comunicación también sea por escrito por lo tanto se debe acordar cuales deben ser los canales y nuestros códigos de comunicación.

Ni que decir tiene que todos los mensajes deben ser claros, concretos, precisos sin que se llegue a “hablar” de manera telegráfica y por supuestos comprensibles.

A veces y para mayor comodidad se pueden utilizar en determinados casos los mensajes de voz. Así, a la hora de comunicarse por escrito es importante que los mensajes siempre sean claros y comprensibles.

Por supuesto se debe definir (si es que no se ha hecho con anterioridad las normas de etiqueta para las comunicaciones por escritos; correo-e, mensajería instantánea, chats, … y por supuesto fomentar el intercambio ordenado de opinión. Un hábito de comunicación que destaco es el contrastar o asegurarse que eres comprendido y que comprendes al otro.

Es importante que los Jefes se aseguren de qué hay que conseguir, por qué se tiene que conseguir y para qué nos sirve. Abrid la posibilidad de que opinen y en la mayoría de los casos y asegurándonos que se comprende el objetivo acordad por un lado el cuando se tendrá (fechas, plazos, control) y el cómo (procedimiento de actuación)

Es importante acordar la frecuencia de las mini video conferencias para el control o seguimiento de los progresos de las tareas concentrándonos más en los bloqueos, obstáculos que vamos encontrando que en detallar lo que se ha hecho o haciendo.

Otro aspecto es que se acostumbre a realizar una especie de registro de las actividades clave que se están haciendo. Documentar lo que se está haciendo en un único espacio que por supuesto se deberá compartir o acceder cuando sea preciso.

Si la comunicación tiene que ser explícita y constante nuestro poder de delegación también.

Hay que dar poder y propiciar mayores cuotas de autonomía. Está claro que entran en juego variables como confianza, compromiso, madurez profesional, …

Obviamente no hay que ofrecer un proyecto a la persona inadecuada. Es lo lógico, pero también tendremos que preguntar lo que espera él de ti y tú de él en esta nueva situación y reconstruyas una nueva relación. Por ejemplo confía en él y asume más carga en el control o supervisión ofreciendo mayor grado de instrucción, seguridad, convicción de que puede asumir el reto y establece canales de información de retorno y de progreso (el famoso “feedback”) de manera asertiva.

En resumen, los pilares en los que se basa la dirección remota de equipos son confianza, comunicación, participación y motivación,. ¿Os suenan?

Confianza

La confianza significa darle a cada quien tareas claras, concretas (propósito, reto…) , pero también asegurarte de que cada miembro comprende cómo afectaría al resto del equipo o al proyecto global si no entrega su parte en tiempo y forma. Y si lo comentamos en nuestras reuniones diaria, mejor. No lo supongáis sino explícitamente comentadle. Es lo preferible y efectivo.

Un ambiente de confianza permite que el colaborador se sienta libre de tomar sus propias decisiones, pero también responsable al 100% de su propio desempeño. Recordad que la confianza es uno de los elementos principales de la motivación.

Fortalecer la confianza en equipos de trabajo remoto implica un alto nivel de comunicación (efectiva) y sobre todo, tener objetivos y metas muy claros, métodos de trabajo acordados en el equipo y ofrecer siempre información de progreso (sobre la marcha) y fomentar relaciones basadas en el respeto y la empatía. No deja de ser lo mismo que situaciones donde compartimos un mismo espacio común.

Comunicación

Ya lo hemos dicho anteriormente. Es clave elegir no solo el canal de comunicación sino la frecuencia y el formato de éstas. La herramienta la decidiremos al final del proceso. Siempre hay que dejar evidencia o registro de nuestra comunicaciones y evitemos el efecto frontón o ping-pong. Evitemos idas y venidas de comunicaciones. 

Acostúmbrate a acceder a la fuente de información en todo momento. Conseguirás claridad y transparencia.

Motivación (por estado de ánimo y reconocimiento)

La motivación en un equipo de trabajo remoto significa que tus colaboradores están convencidos de las ventajas de dar su mejor esfuerzo y, por lo tanto, comprometidos genuinamente con tu proyecto.

Aumenta de manera considerable el reconocimiento asertivo así como la corrección de actuaciones que no nos llevan a lo acordado. Con cuidado. Con “cariño”. El refuerzo positivo y frecuente también es muy importante para mantener la motivación constante. Puedes ofrecer esta clase de refuerzo simplemente mandando un mensaje de reconocimiento cada que tus colaboradores terminan una tarea importante.

Y finalmente… Participación.

Es la clave. Si quieres compromiso, si quieres confianza, acepta y promueve que las personas del equipo hablen, comenten, digan lo que sienten en cada momento. Acepta la discrepancia y no la percibas como algo negativo. Acuerda cómo manejar el conflicto, la discrepancia pero no perdamos el propósito final.

La caja de las habilidades
Publicado el día 17 de marzo de 2020 en ANEL