Cómo asignar y delegar tareas en los equipos Matriz RACI

Asignar y delegar tareas son acciones directivas diferentes. A menudo se confunden o bien se funde en una misma acción pero son diferentes. A saber:

En cuanto a asignar tareas, éste es un proceso de organización por el cual, se reparte de manera efectiva las diferentes actividades a realizar a los miembros de un equipo o grupo; suelen formar parte dichas tareas de un flujo de trabajo donde se tiene clara la finalidad, el alcance y posiblemente exista una acotación en el tiempo. 

Quién asigne las tareas debe tener en cuenta el grado de satisfacción que va a generar en la persona a la que se le asigna y su potencial efectividad. Para realizar con éxito este proceso de asignación se recomienda la aplicación de la matriz RACI.

¿Qué es la matriz RACI?

Es un mapa estructural que ilustra en quién recaen las diferentes actividades y tareas  en la organización del trabajo (ya sea éste un proceso de trabajo o un proyecto dentro de un grupo o equipo. Cada miembro debe tener sus tareas y una responsabilidad en plasmada en la matriz.

RACI es el acrónimo de "Responsible", "Accountable", "Consulted" e "Informed"

El detalle es el siguiente:

• "Responsible": La persona que ejecuta el trabajo para completar la tarea/actividad.
• "Accountable": La persona responsable para la tarea se desarrolle de una manera correcta, es a quien el responsable debe rendir cuentas (Sol debe haber uno por tarea).
• "Consulted" Aquellas personas que pueden proveer de información, recursos, ... para la ejecución de la tarea/actividad.
• "Informed". Aquellas personas que reciben información del estado actual de las tareas/actividades.

Ni que decir tiene que es clave acotar y definir las funciones y roles dentro de la ejecución de un proyecto o un proceso de trabajo,ya que si no se realiza se pueden presentar confusiones, ineficiencias, ... 

Asimismo, tener definidas las funciones, genera un mejor funcionamiento de las personas involucradas en la ejecución del proyecto, obteniendo mejores resultados. 

¿Cuál es el procedimiento para generar una matriz de asignación de tareas/actividades?

1. Identificar las tareas y actividades involucradas en el desarrollo del proyecto y listarlas. Las ubicaremos en la columna izquierda de nuestra matriz. 
2. Identificar los diferentes cargos en el proyecto y listarlos en la fila superior de la matriz. 
3. Completar las celdas de la matriz identificando quién es la persona ejecutora, la persona responsable o "accountable", quienes serán informados y quienes serán consultados. 
4. Asegurarse que toda tarea tenga un ejecutor y un responsable ("accountable"). 
5. Ninguna tarea debe tener más de un responsable ("accountable"). 
6. Compartir, discutir y aprobar la matriz, y que esta sea aprobada antes de la iniciación del proyecto o del proceso de trabajo.

En el siguiente post desarrollaremos el concepto de delegación de tareas.

Un encuentro, una solución