¿Qué son las lecciones de un solo punto?

¿Qué son las "OPL" (One Point Lessons) o Lecciones de un sólo punto? 

Es una herramienta para transmitir conocimientos y habilidades del grupo de trabajo, documentar casos de problemas o de mejoras introducidas. Nos permiten compartir y desarrollar el conocimiento. Aunque se utilizan en la industria para documentar mejoras mi experiencia es que son relativamente fáciles de transferir al trabajo administrativo o de oficina.

¿Cuál es su objetivo?

Son diferentes; por ejemplo:

• Asegurar el conocimiento; que se sepa qué hacer, por qué hay que hacerlo de esa manera y para qué nos sirve hacerlo así.
• Disponer de la información y conocimiento (proceso, procedimientos, documentos, indicadores, ...) clave en el momento que se requiera.
• Documentar casos relacionados con problemas, errores, defectos, carencias, ... identificando causas y efectos y evitando su reaparición.
• Documentar los procesos de implantación de una mejora; situación inicial, tareas ejecutadas, los indicadores que permiten comprobar el progreso y la situación final deseada.
• Estimular el trabajo en grupo 
• Aumentar el compromiso e implicación de la persona con el grupo de trabajo y la mejora contínua.

¿Cuáles han de ser las características principales de una OPL?

• Un único asunto o tema descrito de manera clara, concreta, simple y breve.
• Formato amplio y gráfico (se suele recomendar la utilización de infografías)
• Se generan y se usan en el mismo lugar de trabajo; acceso fácil para su consulta.
• Deben incluir la siguiente estructura:
• Tema
• Motivo e importancia
• Actividades/Tareas a realizar
• Requerimientos
• Responsables
• Frecuencia (de realización de las tareas)
• Formato estandarizado para la organización

¿Para qué nos sirven?

• Nos permite reducir tiempo (y coste) de formación tanto para los empleados actuales y futuros.
• Sistematiza, documenta y archiva el conocimiento (clave) de la organización.
• Facilita la recuperación y consulta (rápida) de la información (y conocimiento) cuando se requiere y donde se necesite.
• Fácil construcción, difusión y comprensión.
• Genera hábito de compartir conocimiento y de mejora contínua.

¿Cómo se crea una OPL?

1. Identificar el tema/asunto clave (y crítico) así como los conocimientos y habilidades prioritarias.
2. Elegir la OPL y el grupo de personas a realizar.
3. Se realizar al finalizar el proyecto de mejora
4. Se aplica la plantilla de OPL que se haya previamente definido ( o utilizar una estándar)
5. Presentación al piloto de grupo para su aprobación
6. Comunicación y difusión (por ejemplo utilización de un Gestor del Conocimiento)

De hecho las OPL son un instrumento eficaz para generar, mantener y distribuir conocimiento creado a partir de la colaboración en un grupo de trabajo.

Un encuentro, una solución