El diagrama de afinidad: modelo TKJ

Tal y como comentábamos en nuestra entrada Herramientas sencillas para resolver problemas para resolverlos (o iniciar un proyecto de mejora continua) es importante identificar, definir y acotar todas aquellas situaciones que afectan al desarrollo/ejecución de las tareas. De entre las múltiples herramientas hoy queremos destacar el diagrama de afinidad o método TKJ

¿Qué es el diagrama de afinidad o método TKJ (Team Kawakita Jiro)?

Es un método sistemático, creativo y participativo en el que se busca la solución de un problema, estableciendo un objetivo común y permitiendo al grupo transformarse en equipo al encaminar los esfuerzos personales hacia una meta compartida. Establece una estrategia para implantar la solución del problema, identificando y planteando acciones inmediatas y un compromiso en su ejecución.

¿Cuál es su objetivo central?

Su objetivo es organizar un gran número de ideas diversas, agrupándolas y reagrupándolas temáticamente para construir una perspectiva amplia y ordenada de información general y específica en torno a un tema o concepto de interés. 

A modo de síntesis esta técnica atraviesa cuatro fases:

• Sensibilización/Integración
• Construcción de Hechos
• Construcción de Compromisos
• Seguimiento

Sensibilización/IntegraciónPreparación del grupo para el afrontar las situación. Hay que propiciar un clima de autoconfianza, y participación.
Construcción de HechosEn grupo hay que, en primer lugar, analizar de la situación actual y de los factores y lograr que se alcancen los resultados.
En segundo lugar identificar los anti valores que están propiciando los comportamientos inapropiados.
Y en tercer lugar, identificar los obstáculos del cambio hacia una cultura de honestidad y liderazgo y trabajo en equipo.
Construcción de Compromisos Cada participante miembro del grupo debe comprometerse a desplegar un comportamiento efectivo para enfrentar los nuevos retos.
SeguimientoSu propósito es vencer el ciclo emocional del cambio. Se asume que hay que consolidar los cambios internos, personales y de grupo. Se revisan las acciones que facilitan el cambio y se eliminan o reducen aquellos que suponen un obstáculo.
Pero seamos prácticos y destaquemos las ventajas de dicha técnica y cómo la vamos a aplicar ante una situación.

Sus ventajas son las siguientes:

• Permite conocer y resolver los conflictos y fricciones interpersonales, para trabajar con ellos y eliminarlos (o reducir su efecto), propiciando la cooperación entre personas y áreas. 

• Crea cambios en el comportamiento y a menudos actitudes de los miembros del equipo. 

• Genera tareas constructivas, auto impuestas, que se centren en resolver la problemática analizada, a favor de los objetivos de la empresa. 

• Construye un clima de confianza, afinidad y apoyo mutuo entre los miembros de los grupos/equipos. 

Cuando y cómo lo vamos a aplicar.

Cuando la solución de un problema precisa de la intervención y apoyo de diversos grupos. Cuando se quiere tener en cuenta y conciliar intereses y perspectivas diferentes y cuando se desea definir, a partir de numerosas ideas, las causas o aspectos clave de una situación.

En cuanto al procedimiento. éste es el siguiente:

Presentación -por parte del facilitador de la problemática o situación.

Se distribuyen post-it (no más de cinco por miembro) entre todos los participantes. 

El coordinador de la reunión solicita a los participantes que anoten en las tarjetas (post-it) los factores que generan la problemática analizada. También se pueden describir hechos cercanos que tengan relación con la problemática percibida. 

Las tarjetas deberán llenarse teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Los problemas o hechos anotados deben ser concretos. 
• No deben anotarse causas, consecuencias, ni juicios, ni soluciones.
• Los problemas o hechos deben ser precisos y de fácil comprensión. 
• Se debe registrar el nombre de quien escribe la tarjeta.

Las tarjetas se revuelven y se distribuyen nuevamente entre los participantes. Ningún participante debe recibir las tarjetas que elaboró.

Cada participante deberá leer en silencio las tarjetas que le tocaron, procurando memorizar los aspectos que cada una aborda. 

A continuación, por turnos, se irán leyendo en voz alta cada una de las tarjetas y se colocarán en un tablero a la vista de todos. Si alguno de los participantes considera que una de sus tarjetas contiene un problema o tema relacionado con la tarjeta que se leyó, solicitará permiso para leerla. Si todos están de acuerdo colocará la tarjeta junto con la anteriormente leída para irlas agrupando por temas. 

Anotación: si hay dudas acerca de la interpretación del contenido de una post-it, el facilitador procurará aclarar su significado y pertinencia preguntando a quien la elaboró, No hay que forzar la integración de alguna tarjeta en los grupos creados. En caso de no poder relacionar una tarjeta con los temas que surgieron, se recomienda integrar un grupo de “varios. 

Por supuesto que si fuera necesaria, se podrá repetir un post-it y colocarlo en dos grupos distintos. 

Cuando terminen de organizar los post-it en grupos, se pondrá cada grupo en una lugar específico de la sala de reuniones. Cada participante revisará los post-its del grupo y lugar que le correspondió y anotará en una hoja (hoja de contenidos) en blanco y de manera sintética, el contenido común que une a estos post-its. También, en otra hoja (hoja de síntesis) anotará una síntesis de los problemas (hechos) agrupados, tomando en cuenta los siguientes criterios: 

• Los títulos de los grupos (agrupaciones de los post-it, la hoja de contenidos y la hoja de síntesis) deben ser sencillos, precisos y claros.
• Deberán estimular a los participantes e iniciarse con la palabra “nosotros”.
• No se deberán listar nuevamente los problemas (hechos), sino identificar y sintetizar la naturaleza común de éstos. 

El título y síntesis redactados por cada participante, serán el punto de partida para deliberar nueva- mente, hasta que se logre elaborar una síntesis definitiva aprobada por todos.

Una vez que se han realizado la primera agrupación (post-its, tarjeta de contenidos y tarjeta síntesis) nuevamente la dinámica utilizando esta primera agrupación como si fueran tarjetas. Las agrupaciones relacionadas se volveran a agruparán y se elaborará un título y una síntesis para ellos, buscando que todas las ideas queden agrupadas en tres o cinco grandes temas que se subdividen en grupos más pequeños.

Los resultados pueden presentarse de diversas maneras, lo importante es poder visualizar los diversos niveles de agrupación encontrados. Puede utilizarse un diagrama de árbol, un cuadro sinóptico o bien, presentar las agrupaciones a manera de índice. 

Una vez elaborada la clasificación, se reconocen los grupos donde se ha presentado una mayor recurrencia de problemas. También es importante identificar los problemas que es urgente o prioritario atender. 

Se puede aplicar nuevamente la técnica para elaborar propuestas de atención a los problemas planteados. Los participantes anotan en post-its propuestas de solución, las relacionan y acuerdan grupos. Relacionan los grupos y elaboran un diagrama de árbol o un cuadro sinóptico, similar al anterior, para presentar los resultados. 

Una vez definidas las propuestas de solución, cada participante define los compromisos  a asumir con relación a las propuestas de solución. En tarjetas, se anotarán las acciones a realizar, cómo y quién las realizará y cuándo. 

Por último, se integran los compromisos para su seguimiento y control.  

En definitiva es un método que estructura la participación de los miembros de un grupo de manera ordenada entorno a potenciales problemas agrupándolos por afinidad. Requiere conocimiento de la situación a analizar, orden, claridad y precisión. Pero todo esto con la práctica, se implanta con éxito.

Un encuentro, una solución