Cómo identificamos los problemas 1

Problemas, situaciones, ... ya se sabe que en la empresa (o mejor dicho, nosotros) no tenemos problemas. Es una actitud corriente y constante (la de negar que tenemos problemas) Y yo pienso y entonces ¿para qué te pagamos?

En fin, a lo que iba. en las organizaciones, en la vida diaria tenemos, aparecen problemas los cuales algunos los afrontamos y a otros nos enfrentamos generando en este último caso un conflicto. Pero ahora no voy a hablar de conflictos sino de cómo identificar los problemas.

Tenemos dos partes; la primera es identificarlos y la segunda resolverlos. Y van cogidos de la mano ya que en la medida de cómo los identificamos preparamos el camino para su solución o generación de un conflicto. Por ese motivo es clave.

El primer paso para detectar problemas es el siguiente:

• Observar el entorno. Es importante estar siempre atentos a lo que está pasando. Un buen hábito en las organizaciones es definir/desarrollar un hábito, una operativa de observación e interpretación de lo que nos está pasando. Seamos conscientes de las "señales"
• Disponer de métricas, indicadores de gestión de la actividad que no solo sean descriptivos sino que permitan inferir.
• Anticiparse, prever (no predecir), detectar tendencias

Bien hasta aquí ya tenemos acciones a implantar para identificar problemas; el inconveniente es que nos podemos saturar identificando problemas y a la parálisis por el análisis. No podemos abordar todos los problemas por que no disponemos de sufientes recursos y no todos los problemas identificados son graves, relevantes, importantes, ... Es decir, tenemos que evaluarlos. 

Y cómo evaluamos los problemas.

Podemos utilizar diferentes criterios como por ejemplo:

• Relevancia o magnitud (número de personas, departamentos implicados)
• Intensidad (manifestación continua del problema con efectos en la cuenta de resultados, errores, ineficiencias, ...)
• Importancia y urgencia (la clásica matriz de Eisenhower que si bien se suele utilizar a mi no me convence mucho)
• Rapidez o lentitud prevista en su resolución. A veces hay problemas que dejan de serlo si se aplican de manera rápida alguna(s) acción(es) precisas. Les solemos llamar Quick Wins (ganacia rápida)
• Qui bono/qui malis (La situación, el problema actual a quien beneficia o a quien perjudica y en qué medida)
• Matriz de Criticidad de la situación y el esfuerzo requerido. Criticidad de la situación con respecto a las relaciones, los costes, la calidad y los envíos en combinación con el esfuerzo en recursos materiales, económico y humanos implicados.

Está claro que con la evaluación de un problema nos permite asignar prioridades y limitar su número que habrán de tratarse en función del tiempo y de los recursos disponibles.Ya que sino nos atragantaríamos y no resolveríamos nada.

Pero una vez identificados los problemas, ¿cómo actuamos?

Un encuentro, una solución