Dentro del proyecto Huella de Desarrollo Organizacional estamos planificando la composición de los diferentes grupos de trabajo asignadas a las áreas de mejora detectadas en la fase anterior. Los criterios principales han sido los siguientes:
Auto asignación; es decir una vez presentado el informe diagnóstico de áreas de mejora y su justificación y documentación se abrió un periodo de reflexión en el que las personas interesadas pudieran acercarse a la personas de referencia para recabar más información acerca del alcance del proyecto, objetivos, el tiempo de dedicación, el tipo de rol a ejercer en el grupo, ... Una vez aclarados estos términos las personas podrían tomar su decisión de embarcarse en el proyecto autoasignándose a un determinado grupo.
Por el contrario, existe otro criterio que es el de la asignación directa. Se aplica en la situación que una vez expirado el periodo de reflexión no se presenta ninguna persona a participar en los grupos. Entonces ¿cual es el criterio? Sencillo.Previamente el comité de dirección del proyecto ya ha reflexionado en los potenciales miembros que podrían participar en los grupos.
Pero, ¿quien y como se les ha ayudado a tomar esa decisión? ¿Qué tipo de personas pueden aportar de manera significativa en el progreso de un grupo de trabajo.
En primer lugar, siempre aportará más una persona motivada y las que se autoasignan ya lo están. Ya sea por interés, preocupación o simplemente porque creen tener la solución (o una de ellas) ¿Y el resto? Siempre comento que los criterios para elegir a los miembros de un grupo son múltiples; a saber:
- de personalidad. Hay que tener en cuenta que en los grupos debe haber personas analíticas (se tendrá que recopilar, organizar, clasificar información y analizarla), afables/concicliadoras (surgirán conflictos de intereses que se deberán saber manejar), enérgicas (se deberán tomar decisiones valientes y asumir riesgos) y finalmente expresivos (se tendrá a menudo que convencer y vender nuevos enfoques, ideas, ...)
- de rol que ejercen las personas en sus respectivos departamentos. Por ejemplo se puede utilizar la metodología de Belbin para conocerlo y utilizar una dinámica específica en la fase de preparación. Para saber más de los roles de Belbin aquí tenéis una presentación interesante.
- de afinidad con el grupo. Las personas también tiene encajar entre ellas además de saber aportar. en este caso utilizaremos la técnica del Sociograma
En cualquier caso los miembros del Comité de Dirección del Proyecto deben conocer al máximo a las personas, su capacidad de contribución, asunción de riesgos, creatividad y encaje en el grupo. Y por supuesto, no incluir diferencias jerárquicas en el grupo; es decir no "mezclar Jefes y No Jefes.
Es preferible que los grupos lo formen personas que no tengan responsabilidad en la dirección de personas pero sí que se les otorgue "poder" (empowerment) para tomar decisiones, gestionar un presupuesto y recursos durante un determinado tiempo. en definitiva que aprendan a hacerlo solitos que ya son mayores. Es un reto para muchas organizaciones.
Un encuentro, una solución
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