Un paseo por el "Gemba"

¿Qué es el Gemba?
Es uno de los principales conceptos del "lean manufacturing"; significa lugar de trabajo pero se suele aplicar en el contexto siguiente:

Cuando quieres conocer cómo y dónde se produce el valor en su organización, se dice que se debe ir al "gemba"; es decir allá donde se producen los problemas y se obtienen los resultados. 

Por lo tanto cuando se quiere conocer la situación de la actividad, de la empresa se aplica el "Gemba Walk" o "paseo Gemba" que es la forma en la que un mando, un directivo o cualquier persona que quiera conocer la realidad de los problemas tiene que hacer. No es más que un elemento del proceso de mejora continua.

¿Cuáles son sus reglas?

Como toda actividad tiene un protocolo de actuación que debe cumplirse. Es sencillo, tan sólo cumple estas tres reglas:

• Go see; ir a observar, a ver.
• Ask why; pregunta por qué
• Show respect; muster respeto (por qué está trabajando)

Go see.  Ir a ver. Lo primero de todo es ir a ver cómo funciona el proceso. 
Pero ¿qué es lo que buscamos? Buscamos saber si los procesos y las personas están alineados para conseguir los objetivos de la empresa.

Ask why. Preguntar ¿por qué?. El paseo gemba tiene como objetivo conocer con detalle el proceso e impulsar soluciones a los problemas. 

Las preguntas ¿qué?¿cuándo?¿cómo? o ¿quién? no incitan a la reflexión por parte de quien ejecuta a diario la actividad (ya sea operario, administrativo, técnico, ...). 

Sin embargo, la pregunta ¿por qué? impulsa a cuestionarse las acciones habituales y activa la creatividad, guiando a la persona a encontrar su propia solución.

Show respect. Respeto por las personas que están trabajando. Cuando se va a iniciar un diálogo con alguna persona en el gemba, debe realizarse con cordialidad y concreción. Hay que comenzar saludando. Las preguntas deben ser cortas y deben estar centradas en el propio gemba. No se trata de socializar, pero sí mostrar nuestro interés sincero por cómo se sienten las personas y averiguar cómo podemos facilitar su correcto desempeño.

¿Qué hay que tener en cuenta en el paseo Gemba?

Básicamente nos debemos centrar en los siguientes factores:

• Orden y limpieza
• Flujo de información y materiales
• Información presente
• Mantenimiento de equipos
• (Oficinas)

Como podes observar el paseo Gemba está orientado a detectar áreas de mejora en ambientes de fábrica pero se puede perfectamente aplicar a las oficinas.

En cuanto a Orden y limpieza debemos observar que en los puestos de trabajo se ha eliminado todo lo que es innecesario. Todos los elementos que sí hacen falta, tienen un lugar definido y conocido por todos. El lugar está limpio y las condiciones de ergonomía y seguridad son las adecuadas. Existe información clara sobre las zonas de trabajo, accesos, pasillos y todo aquello que permita una sencilla gestión visual.

Por lo que se refiere al Flujo de materiales y de información, nos fijaremos La cantidad de "material" (información, documentación  ...) en curso debe ser la necesaria para el correcto funcionamiento del proceso "productivo". Pensemos en oficinas que acogen y atienden a clientes, proveedores, usuarios, ciudadanos, ...

Además, pensemos que es un elemento de eficiencia el que se disponga de un flujo ordenado de gestión de la información y documentación.

Otro punto clave es la disposición y presentación de la Información. La existencia de  paneles de información que deben estar al día y deben reflejar la marcha del negocio y/o actividad. Y no solamente el elemento físico sino también el acceso ´facil y entendible a información relevante de la organización a otra ves de otros medios; intranet, red social corporativa, gestor del conocimiento, ...

La presencia de objetivos, metas, indicadores, progresos y déficits, acciones correctoras, lecciones aprendidas, ...Y todo debe poderse comprobar de forma sencilla, si existen desviaciones entre los indicadores y los objetivos previstos. 

Y finalmente, el mantenimiento de los equipos. Así como en las plantas de producción se comprueba el estado de mantenimiento de la maquinaria en una oficina se debe tener en cuenta qué tienen nuestros equipos informáticos; hardware y software; por ejemplo, los de reportaría, edición de imágenes, ... 

Un encuentro, una solución