Metodología Scrum en los grupos de trabajo: reuniones

Cómo preparar y moderar una reunión de trabajo siguiendo la metodología Scrum. El objetivo de esta reunión es facilitar la transferencia de información y la colaboración entre los miembros del equipo para aumentar su productividad, al poner de manifiesto puntos en que se pueden ayudar unos a otros.

Cada miembro del equipo inspecciona el trabajo que el resto está realizando (dependencias entre tareas, progreso hacia el objetivo, los obstáculos que pueden impedir este objetivo) para al finalizar la reunión poder hacer las adaptaciones necesarias que permitan cumplir con el compromiso conjunto que el equipo adquirió para la iteración (en la reunión de planificación de la iteración).

En un tiempo estimado de cómo máximo 15 minutos los miembros del equipo se deben realizar las siguientes cuestiones: 

• ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización? ¿Pude hacer todo lo que tenía planeado? ¿Cuál fue el problema? 
• ¿Qué voy a hacer a partir de este momento? 
• ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener para cumplir mis compromisos en esta iteración y en el proyecto? 

Como apoyo a la reunión, el equipo cuenta con la lista de tareas de la iteración (se entiende por iteración el ciclo o período de tiempo de ejecución de la actividad), donde se actualiza el estado y el esfuerzo pendiente para cada tarea, asi como con el gráfico de horas pendientes en la iteración.

¿Cuáles son los Beneficios?

• Aumentar la productividad en el proyecto y potencia el compromiso de equipo, dado que cada miembro pone de manifiesto delante del resto: 

• Las tareas que pueden afectar a otros miembros del equipo, por que impactan en su trabajo o por que hay dependencias (especialmente si existe un retraso). 

• Los impedimentos con que se encuentra. La reunión de sincronización permite identificar más problemas a tiempo. El resto de miembros del equipo pueden ofrecer ayuda a otros en la realización de tareas o para resolver problemas que ya tuvieron anteriormente. El Facilitador se encargará de solucionar los impedimentos que el equipo no puede solucionar por sí solo o que le quitan tiempo para cumplir con su compromiso fundamental de desarrollo de requisitos. 

• Las tareas no planeadas que está realizando que el equipo no conoce y puede que no estén alineadas con el compromiso del equipo, aunque él crea que lo que está haciendo es lo mejor que se puede hacer. 

• Cuales son sus necesidades. Cada miembro entiende las necesidades de los otros miembros del equipo respecto a su trabajo, de manera que pueden colaborar y adaptar sus trabajos para que den el máximo valor y no realizar tareas que no proporcionan ningún beneficio al resto del equipo. 

• Cual es su ritmo de trabajo. Se hace visible si de manera continua un miembro del equipo está realizando tareas por debajo del rendimiento esperado. Se evita que una persona señale con el dedo a otra, dado que la reunión de sincronización pone a todos los miembros del equipo en la misma situación de tener que explicar en qué tareas están trabajando. 

• Cuales son los criterios que está utilizando para realizar sus tareas, de manera que estén alineados con los objetivos comunes del equipo.

• Fomentar el aprendizaje de los miembros del equipo, ya que pueden ver cómo trabajan los otros según sus especialidades y experiencias. 

• Conocer el estado de la iteración, ver si es posible completar los requisitos a que se comprometió el equipo, en vista de las desviaciones y de las tareas pendientes. 

¿Cuales son las Restricciones? 

• La reunión diaria de estado y sincronización del equipo no es para resolver problemas, los problemas se resuelven después de la reunión. 

• No a todos los miembros del equipo les interesan todos los detalles de cada tema. 

• En la reunión los miembros del equipo programan reuniones entre ellos donde colaborar sincronizando tareas, ayudando a resolver problemas, etc. 

• No puede haber una persona explicando su estado mientras otras "se han apartado" de la reunión para comentar un tema particular. Si apareciese alguna conversación de interés común (que debe ser rápida), debe poder ser escuchada por todo el equipo sin distraer el principal objetivo de que todos conozcan en qué están trabajando los demás. Si la mini conversación no es del interés de todos, debe hacerse después de la reunión. 

• El equipo debe contar con unos criterios consensuados sobre el proceso de ejecución de las de tareas. 

• El proceso de ejecución de las tareas debe estar consensuado para evitar que cada reunión sea una exposición de discrepancias entre los miembros del equipo. 

Recomendaciones 

• Realizar la reunión diaria de sincronización de pie, para que los miembros del equipo no se relajen ni se extiendan en más detalles de los necesarios. 

• Realizar las reuniones de colaboración entre miembros del equipo justo después de la de sincronización.

En definitiva, exige por supuesto mucha preparación, previsión de los asuntos a tratar (el ciclo de las actividades) y sobretodo disciplina y constancia.

Os recomiendo una visita y lectura por tiempos de la documentación que está en http://www.proyectosagiles.org

Un encuentro, una solución