Un tablero kanban como método de organización de tareas (y sobretodo en grupo de trabajo) puede hacerse en una pared y usando post-it. En mi caso empecé con la utilización de uno físico pero ahora ya he incorporado una aplicación dentro del entorno de colaboración Podio.
La estructura es sencilla; una matriz compuesta por las columnas del tablero que se corresponden con la situación de la tarea; es decir:
- Tareas pendientes
- A realizar (To Do de largo plazo y To Do de corto plazo)
- A la espera
- En Progreso
- Finalizadas.
Y las filas que nos marcan el proceso de trabajo en las diferentes fases; en mi caso, el siguiente:
- Prospección (comercial)
- Diagnóstico de Necesidades
- Planificación
- Implantación/Producción
- Evaluación
En la intersección de la columna (la situación de la tarea) y fila (la fase del proceso) aparece la tarea a realizar vinculada en mi caso a la siguiente información:
- Actor/Participante
- Proyecto de colaboración
- Detalle
- Fecha de cierre (si es que la hubiere)
De esta manera tengo una vista global de la situación de las tareas desde las dos perspectivas y puedo compartirlo con aquellas personas que participen en el proyecto (actores)
La aplicación Kanban Board de Podio además me permite documentar la tarea e incluir/adjuntar información relevante en diferentes soportes entre ellos Evernote, Drive, ...
En fin, algo sencillo y práctico a la vez.
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