Dinámicas de grupo: la sesión 0

Se acaba el año 2014 y estoy otra vez de inauguraciones; estrenamos una nueva "sección" (ver en etiquetas) será la de dinámicas de grupo.

Este año 2014 ha sido el segundo año de trabajo en desarrollo organizacional como proceso de consultoría y hemos adoptado entre otras acciones la implantación de la metodología de los grupos de trabajo para la identificación de áreas de mejora y la proposición e introducción de soluciones.

Una vez se ha identificado y otorgado una prioridad (este año sólo por la dirección) las potenciales áreas de mejora, tenemos que crear, constituir los diferentes grupos de trabajo. 

En este punto hemos adoptado un enfoque mixto; es decir, a partir de la presentación del diagnóstico y del plan de acción (en las llamadas Conferencias de Desarrollo Organizacional) se han constituido los grupos ya sea por adhesión (las personas interesadas se presentaban a las personas de referencia para recabar información y mostrar su interés) o bien por asignación (la dirección elige a aquellas personas que por su capacidad, conocimiento, habilidad, ...pueden participar y aportar valor al grupo)

Ya sea por adhesión o asignación nos encontramos con un grupo de 5 ó 6 personas por cada grupo que tienen las siguientes características:

• comparten diferentes puntos de vista, percepciones del "problema", enfoques de solución, ... acerca del área de mejora propuesta.
• mantienen diferentes expectativas y motivaciones ante su aportación y valor en el grupo.
• parten de intereses diferentes; unos quieren, pueden y saben aportar y otros posiblemente no tanto o no con la misma intensidad.

Entonces, ... ¿qué hacer con tanta diferencia? Se nos ocurrió que los integrantes de los diferentes grupos de trabajo participaran en la llamada sesión 0 

En esta sesión 0 realizaran una dinámica de grupo especial. Se convoca a todos los potenciales participantes en los grupos de trabajo sin especificar el detalle de a qué grupo te han asignado o si te has adscrito a un determinado grupo quien lo va a formar.

El principal objetivo es estudiar el proceso de desarrollo de un grupo de trabajo y utilizar un modelo para auto-diagnóstico en un grupo. 

Tan sólo precisamos de:

• Una amplia y bien iluminada sala de reuniones
• Un mínimo de cuatro portafolios con su correspondiente material
• Un "kit de facilitador"
• Post-it (de muchos tipos y colores) Además suelo utilizar la aplicación Post-it Pro
• Papel DIN-A4 y DIN-A3 y rotuladores/marcadores de diferentes colores.

A continuación el facilitador anuncia los objetivos de la dinámica y resume el proceso. Comunica a los participantes que estudiarán el modelo CARI examinando sus partes individuales y posteriormente ver su funcionamiento en un grupo de trabajo.

El Facilitador divide a los participantes en cuatro grupos (puede utilizar el criterio aleatorio de distribución o bien conformar estos grupos de acuerdo con el criterio de asignación/adhesión a una tarea de mejora) y distribuye el material de trabajo. Les dice que cada grupo creará un modelo de un equipo de trabajo ideal, de acuerdo a uno de los cuatro procesos de crecimiento CARI: Confianza, Apertura, Realización e Interdependencia. 

Cada grupo contará con cinco minutos para presentar su modelo a los demás miembros. Se les anima para que sean creativos al desarrollar sus presentaciones y se les dice que pueden emplear escenificaciones, simulación o cualquier otro medio de apoyo para que logren comunicar eficazmente su modelo.

El Facilitador explica brevemente los cuatro conceptos CARI (Se pueden anotar en el papelógrafo de manera que, los miembros puedan discutir acerca de ellos posteriormente) 

A continuación se presenta un breve resumen de los cuatro factores CARI:

1. Confianza. Confianza interpersonal y sin miedos.

2. Apertura. Libre flujo de información, ideas, percepciones y sentimientos.

3. Realización. Autodeterminación, sintiéndose libre para actuar, haciendo realmente lo que se desea hacer.

4. Interdependencia. Influencia recíproca, responsabilidad compartida y liderazgo.

Los grupos formulan sus modelos y preparan sus presentaciones (puede durar esta fase unos treinta minutos).

El Facilitador señala que identifiquen el modo en que funcionan los equipos de trabajo teniendo en cuenta la dimensión CARI y que preparen un informe de su diagnóstico. Cada equipo presenta su modelo e informa sobre su propio funcionamiento en función del modelo. (Estimamos unos cinco minutos).

Cuando todas las presentaciones han terminado, el Facilitador coordina una discusión sobre la integración de los cuatro conceptos CARI en un equipo de trabajo y se formulan tres o cuatro generalizaciones que describan la interrelación entre las cuatro dimensiones del modelo CARI. (Le asignaremos a este momento unos veinte minutos).

Cada grupo presenta su informe, sus conceptos, al resto de los participantes. Finalmente , se lleva a cabo una discusión sobre el modelo CARI con todo el grupo.

El Facilitador guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida o bien en el ciclo de vida del grupo de trabajo al que están asignados.

El proceso de la sesión 0 es largo, intenso, requiere mucha organización y tiempo; estimamos que una dedicación de alrededor de unos 150 minutos.

Un encuentro, una solución