Espacios de trabajo en equipo (TeamRoom)

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Ya sea un grupo de trabajo como un equipo (ver Equipos y Grupos) ambos necesitan acordar maneras comunes de trabajar, compartir información, crear contenidos, difundir conocimiento, ... en definitiva aprender.

Y, ¿cómo lo hacen?
Por lo general no se suelen utilizar herramientas de trabajo en colaboración. A lo sumo múltiples documentos (en formato ofimatica .doc, .xls, ... con sus diferentes versiones y control de cambios), el calendario compartido (a veces), por supuesto las ideas y venidas de muuuchos correos-e (ese enemigo de la productividad) y ... ¿algo más? 

Ah! sí, efectivamente, las reuniones (especialmente largas, aburridas y dispersas)
Bien organizadas y estructuradas estas herramientas han sido útiles. Por cierto, me he dejado por ejemplo un gestor (sencillo) de tareas y/o de proyectos con su reparto de actividades, responsables y fechas, ... Me refería a su utilidad pero ahora tenemos la oportunidad de incorporar nuevas herramientas que puedan facilitar lo siguiente:
  • Flujo de información. 
  • Difusión de los resultados (al equipo y al resto de la organización)
  • Centralización de documentación.
  • Sincronización de las actualizaciones de la información
  • Accesibilidad a la información del proyecto (situación, progresos, riesgos asignaciones, novedades, ...)
  • Discusiones y Comentarios en línea (de manera síncrona)
  • ...//...
Para que se sea más eficiente en la gestión de la información (del grupo o equipo de trabajo) es recomendables crear un espacio común, un entorno de trabajo en donde se tenga por ejemplo las siguientes herramientas:
  • Gestor de Proyecto Un grupo o equipo trabaja entorno a un proyecto y para ello requiere tener organizadas las diferentes actividades y roles a ejercer. Mi opción preferida es Gantter. Una ventaja es que se asocia con Google Drive y es gratis!
  • Gestores de Proceso. Siempre es necesario procesar las actividades, las tareas; ordenarlas, documentarlas, ... Processon es una buena herramienta.
  • Mapas Mentales Ideales para organizar las ideas indviduales y grupales  (Mindmeister, Examtime, ...)
  • Depósito de documentación (Google Drive, DropBox, Box, ...) con acceso restringido a los miembros y la posibilidad de trabajar de manera síncrona (sólo con Google Drive)
  • Marcadores (Delicious, ...) sistemas de organización y clasificación (content curator) de la información que se encuentra en la red y que puede ser de utilidad para el grupo/equipo. Este punto merece una entrada/post diferenciado.
  • Calendarios compartidos. Se puede utilizar el gestor de proyectos o bien nuestro gestor de correo-e (Outlook, Thunderbird, Mail, ...) o Google Calendar, Zoho Calendar, ... La cuestión es qué queremos compartir y ubicar en nuestro calendario.
  • Panel de discusiones. Siempre es saludable discutir, dialogar, debatir acerca de asuntos poco claros, escasamente definidos, o bien complejos y se desee recabar cuanta mayor información y opinión, mejor. Para ello, sugiero, Zoho Discussions o Google Groups, 
  • Learned Lessons. Sencillos cuestionarios y listas de verificación apoyados con dinámicas grupales que permitan evaluar el progreso y la transferencia de lo aprendido a la realidad. La aplicación de formularios en Google Drive es potente para esta actividad.
Y todas estas herramientas deberían estar concentradas en un único lugar con acceso restringido a los miembros del grupo o equipo, protegido, con garantías de recuperación de la información (copias de seguridad) y con la particularidad que se erigiera en el espacio de "colaborar", "compartir", "crear/producir", informar, comunicar, difundir y evaluar el progreso del proyecto o actividad a realizar.

Mis preferidos son los siguientes:
  • Google Sites. Forma parte del ecosistema de Google y te proporciona herramientas útiles de gestión de proyectos.
  • Zyncro. Un buen entorno que facilita a modo de red social corporativa la comunicación entre los miembros.
  • Podio. Mi favorita. Es un espacio que te permite asociar documentación que tienes en la nube (Evernote, Drive, ...), generar aplicaciones sencillas para el trabajo en equipo y además chatear con los miembros del equipo.

En definitiva, el objetivo es saber lo que hay que conseguir y saber utilizar las herramientas que la tecnología nos ofrece hoy en día. Seremos más efectivos.

Desde MyAdriapolis este año 2014 que pronto iniciará su travesía nos dedicaremos al diseño, creación, implantación, facilitación/moderación y evaluación de entornos de colaboración, espacios de trabajo en común para el desarrollo de habilidades y el aprendizaje en red.




Un encuentro, una solución

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