Proceso, Procedimiento, Protocolo, ...

Hablar de procesos de organización del trabajo es toda una aventura abstracta en muchas organizaciones. Se habla mucho de procesos, procedimientos, protocolos, ... y de hasta ...¡algoritmos! pero, ¿a qué nos estamos refiriendo concretamente? Vayamos por partes. 

¿Qué es un proceso?

Se podría entender que es un un conjunto de actividades o acciones (coordinadas u organizadas) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias, determinados criterios de dirección y sobretodo con un finalidad establecida.

Y entonces,  ¿porqué se habla también de procedimientos, protocolos, algoritmos?

Porque son los detalles operativos. Partimos siempre de un proceso y se va descendiendo al detalle con un procedimiento.

  

¿Qué es un procedimiento?

Se podría definir como una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada en los procesos. para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la información de la organización de manera práctica y coordinada y que asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad.

¿Y un protocolo?

También llamadas instrucciones, pautas de trabajo  o consignas; son el conjunto de tareas a realizar para asegurar el resultado de una actividad. Es el nivel de mayor detalle en la especificación de la ejecución de una determinada actividad. En algunos sectores de la producción suele utilizar el término algoritmo.

En resumen que para organizar, ordenar y secuenciar de manera lógica, eficaz y eficiente cualquier actividad nos debemos dotar de una estructura de proceso/procedimiento/protocolos que garantice y asegure el resultado que se pretende.

Una vez tenemos organizada y estructurada la actividad en procesos, procedimientos, protocolos debemos realizar una representación gráfica de todas las actividades que hemos secuenciado y distribuido tanto en el tiempo de ejecución e intervalo de actuación como en la asignación de personas.

Y por supuesto cuando lo tenemos "pintado" nos hacemos tres difíciles cuestiones o la aplicación de "la regla de las tres I"

• ¿Qué hay de insuficiente en el proceso/Procedimiento/protocolo?
• ¿Qué hay de inútil?
• ¿Qué hay de irregular?

Pero esto seguramente es contenido de otro artículo.

Un encuentro, una solución