Cómo diagnosticar necesidades de formación

¿Cómo detectamos necesidades de formación? ¿Cómo se puede realizar un diagnóstico de la organización en términos de capacitación, aprendizaje y formación?

Esta actividad debe formar parte de un proceso que permita no sólo detectar necesidades sino clasificarlas, transformarlas en acciones de formación para que a continuación sean planificadas, programadas, organizadas, ejecutadas y, por supuesto, evaluadas.

Es decir, que la detección es la primera fase de cuatro grandes procedimientos:

• Diagnóstico
• Planificación/Programación
• Ejecución
• Evaluación (de la eficacia)

Como en cualquier procedimiento debemos definir el objeto (finalidad del procedimiento de actuación), su alcance o ámbito de responsabilidad del procedimiento, el propietario y los roles o actores que intervienen (especificando su responsabilidad y sus actividades), el desarrollo del mismo a modo de flujo de trabajo e información (entradas, registros y salidas), la documentación utilizada y los indicadores de gestión.

Básicamente deberemos utilizar los siguientes documentos:

• Calendario del proceso (de gestión de la formación) incluyendo las actividades clave a realzar y las fechas límite.
• Guía de detección de necesidades. Documento de apoyo que sirve de guía, ayuda a cómo se realiza la detección. También se puede prever una acción de formación específica a los Jefes como parte de su programa de desarrollo directivo.
• Cuestionario de diagnóstico de necesidades (individuales y colectivas) Se puede decir la forma de administración; individual, por el Jefe, la persona asignada del área para gestionar las acciones de formación o la creación de un grupo específico para tal tarea.
• Otros flujos de información que detectan necesidades; por ejemplo, peticiones de los empleados y/o de sus representantes sindicales, los informes de las auditorías internas/externas de Calidad, las evaluaciones de riesgos de los servicios de prevención, ...
• Informe de diagnóstico; la compilación, agrupación, clasificación y transformación de una necesidad de capacitación a una acción tipo y modalidad de formación.

Nos ocupa en este artículo la detección de necesidades y los elementos que podrían ayudar a realizara. Éstos podrían ser los siguientes:

• Datos de identificación, persona evaluadora de la necesidad, persona evaluada o colectivo evaluado (en el caso de que la necesidad sea individual o colectiva/grupal), ejercicio, fecha, área/departamento, ...
• Causa tipo; entendemos que una necesidad de formación tiene cuatro posibles orígenes; carencia, desajuste, exigencia o tendencia.
• Explicación de la situación que provoca la necesidad. Se requiere contextualizar qué es lo que ha producido la carencia, desajuste, exigencia o tendencia.
• Referencia a contenidos (habilidades, destrezas y conocimientos)
• Comportamiento de éxito; se pretende que en la definición de la necesidad se incluya qué se quiere obtener; qué comportamiento (habilidad, destreza o conocimiento) se quiere adquirir.
• Riesgos o las consecuencias de la no satisfacción de esa necesidad detectada.
• Prioridad. En otro artículo comentaremos acerca de los criterios de prioridad en la clasificación de las necesidades. De momento, apuntamos a que éstas sean necesarias, recomendables, clave o imprescindibles.
• Recomendaciones. A modo de observaciones dejamos la posibilidad para quién detecta las necesidades exponga algún tipo de consideración acerca de la modalidad de formación, tipología de acción, proveedor, calendario, ...

Todo esta información se puede recopilar en formato cuestionario ("online" o a través de un entorno de colaboración) y acompañado de una sesión/taller de trabajo con los Jefes o con personas designadas como miembros de un grupo específico de soporte al proceso de la formación (a modo de comité de formación) para consensuar, unificar criterios, preparar la documentación/informe de diagnóstico, ...

Se puede tener un enfoque de procesos y de entorno de colaboración para preparar un buen informe de diagnóstico que facilite la tarea de transformación de una necesidad a una acción de formación (que no curso ni tampoco "cursillo") y su planificación y programación eficaz, eficiente y en equipo.

Un encuentro, una solución