Aprendiendo a describir nuestro puesto de trabajo (3)

 

Seguimos con nuestra serie "Aprendiendo a describir nuestro puesto de trabajo" Haciendo un resumen en el primer artículo comentamos qué era un puesto de trabajo y nos centramos en la misión, resultados esperados, principales funciones o tareas/actividades explicando cómo era el método para ir detallando, describiendo estas tareas. Recordemos que utilizábamos un método procesal-racional.

En la segunda "entrega" nos concentramos en la relación de habilidades, destrezas, conocimientos, experiencia y periodo de integración requerido para tener éxito y conseguir los resultados esperados.

Ahora en esta tercera "entrega" toca concretar aspectos relacionados con la "responsabilidad" que tiene el puesto de trabajo. 

En primer lugar, ¿a qué nos estamos refiriendo con la responsabilidad? 

Podemos entender al conjunto de las obligaciones y deberes específicos que una persona tiene en su rol dentro de una organización. Esta responsabilidad aparte de la ejecución efectiva de las tareas (y que son una parte fundamental de la descripción de un puesto de trabajo) se concentran en los siguientes factores:

Acceso y manejo de información de carácter confidencial, reservado o discrecionalidad en la utilización de información. Se describen situaciones en las tareas que se realizan en este puesto de trabajo tengan relación con la discrecionalidad y confidencialidad de la información que utilizan y gestionan; por ejemplo datos personales, salariales, económicos, productividad, inversiones, comerciales, de estrategia del negocio, …)

Acceso y utilización de los recursos tanto materiales. Se refiere a la gestión y supervisión de los activos físicos necesarios para llevar a cabo las tareas del puesto. Esto implica la responsabilidad de asegurarse de que los recursos materiales estén disponibles, se utilicen de manera eficiente y se mantengan en buen estado. Algunos ejemplos de recursos materiales pueden ser equipos, herramientas, maquinaria, suministros o cualquier otro tipo de activo físico necesario para el desempeño de las tareas del puesto.

Acceso y gestión de los recursos económicos. Supone la gestión y administración de los recursos financieros asignados al puesto. Esto implica la responsabilidad de tomar decisiones y llevar a cabo actividades relacionadas con el presupuesto, los gastos, los costos y el manejo de los recursos monetarios asignados. Puede incluir la elaboración de presupuestos, el seguimiento de los gastos, la identificación de oportunidades de ahorro o eficiencia, y el cumplimiento de políticas financieras establecidas.

Supervisión, coordinación y/o dirección tanto jerárquica como funcional de personas y equipos de personas. Se recoge la información referencia a la supervisión de un equipo teniendo en cuenta las relaciones jerárquicas y funcionales. Se puede incluir el número de personas supervisadas o dirigidas y la existencia de personal de subcontratas.

Análisis, Solución, Prevención y Decisión. Este factor es posiblemente el que mayor riqueza de información proporciona par ala descripción de un puesto de trabajo y no siempre se incorpora en las descripciones y si se hace no se detalla con precisión.

En cuanto al análisis de problemas, este factor implica la capacidad de identificar y comprender de manera efectiva los problemas o desafíos que surgen en el entorno laboral. Incluye la habilidad para descomponer un problema en sus componentes, analizar sus causas subyacentes y recopilar información relevante para comprender plenamente la situación.

Por lo que se refiere a Soluciones, este factor se refiere a la capacidad de desarrollar y proponer soluciones viables y efectivas para los problemas identificados. Implica ser creativo, generar ideas innovadoras, evaluar diferentes enfoques y seleccionar la mejor opción considerando las limitaciones y los objetivos del puesto y de la organización.

A continuación, aparece el proceso de Toma de decisiones: La toma de decisiones implica evaluar las opciones disponibles y seleccionar la mejor acción a seguir. Este factor incluye la capacidad de recopilar y analizar información relevante, considerar los riesgos y las consecuencias de cada opción, y tomar decisiones fundamentadas y acertadas en función de los objetivos y los criterios establecidos.

Y finalmente los potenciales errores que pueden cometer en el puesto. Se refiere a la capacidad de aprender de los errores y utilizarlos como oportunidades para el crecimiento y el desarrollo. Implica reconocer y aceptar los errores cometidos, analizar las causas subyacentes, identificar lecciones aprendidas y aplicar medidas correctivas para evitar la repetición de los mismos errores en el futuro.

Con este apartado acerca del alcance de la responsabilidad ya nos hacemos una idea más precisa de lo que suponen realizar las tareas encomendadas. Nos quedará para la última entrega el apartado de esfuerzo y condiciones (entorno, ambiente) de trabajo.