¡En Pie! Sincronizando la actividad del equipo

 

El objetivo de esta dinámica de grupo con el equipo es facilitar la transferencia de información y la colaboración entre los miembros del equipo para aumentar su productividad, al poner de manifiesto puntos en que se pueden ayudar unos a otros.

Cada miembro del equipo inspecciona el trabajo que el resto está realizando (dependencias entre tareas, progreso hacia el objetivo de la iteración, obstáculos que pueden impedir este objetivo) para al finalizar la reunión poder hacer las adaptaciones necesarias que permitan cumplir con la previsión que hizo el equipo de objetivos a entregar al final de la iteración. Iteración significa final de un ciclo de actividad de objetivos, metas y medidas/acciones.

Cada miembro del equipo debe responder las siguientes preguntas en una caja del tiempo de cómo máximo 15 minutos:

• ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?
• ¿Qué voy a hacer a partir de este momento para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?
• ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener que nos impidan conseguir nuestro objetivo?

Como apoyo a la reunión, el equipo cuenta con la lista de tareas de la iteración, donde se actualiza el estado y el esfuerzo pendiente para cada tarea, así como con el gráfico de horas pendientes en la iteración. (en el caso que sea pertinente y esta información esté disponible que es seguramente una de las actividades clave que no se suelen acometer.

¿Cuáles son los Beneficios de esta dinámica de trabajo?

• Aumentar la productividad en el proyecto y potencia el compromiso de equipo, dado que cada miembro pone de manifiesto delante del resto:

1. Las tareas que pueden afectar a otros miembros del equipo, por que impactan en su trabajo o porque hay dependencias (especialmente si existe un retraso).
2. Los impedimentos con que se encuentra. La reunión de sincronización permite identificar más problemas a tiempo. El resto de miembros del equipo pueden ofrecer ayuda a otros en la realización de tareas o para resolver problemas que ya tuvieron anteriormente. El Facilitador (o el mismo Jefe) se encargará de solucionar los impedimentos que el equipo no puede solucionar por sí mismo y de que pueda mantener el foco para cumplir con sus objetivos.
3. Las tareas no planeadas que está realizando que el equipo no conoce y que puede que no estén alineadas con el objetivo de la iteración, aunque él crea que lo que está haciendo es lo mejor que se puede hacer.
4. Cuáles son sus necesidades. Cada miembro entiende las necesidades de los otros miembros del equipo respecto a su trabajo, de manera que pueden colaborar y adaptar sus trabajos para que den el máximo valor y no realizar tareas que no proporcionan ningún beneficio al resto del equipo.
5. Cuál es su ritmo de trabajo. Se hace visible si de manera continua un miembro del equipo está realizando tareas por debajo del rendimiento esperado. Se evita que una persona señale con el dedo a otra, dado que la reunión de sincronización pone a todos los miembros del equipo en la misma situación de tener que explicar en qué tareas están trabajando.
6. Cuáles son los criterios que está utilizando para realizar sus tareas, de manera que estén alineados con los objetivos comunes del equipo.

• Fomentar el aprendizaje de los miembros del equipo, ya que pueden ver cómo trabajan los otros según sus especialidades y experiencias.

• Conocer el estado de la iteración (ciclo de trabajo), ver si es posible completar los requisitos a que se comprometió el equipo, en vista de las desviaciones y de las tareas pendientes.

Todo un reto de los equipos cuando queremos que los esfuerzo no sean en vano, se coordine la actividad y se tenga la sensación de efectividad y orientados a los resultados.