Las partes interesadas en un conflicto o en una toma de decisiones

Gestionar las partes interesadas puede ayudarte a garantizar que tus proyectos se cumplan con éxito donde otros podrían fracasar.

Esta dinámica que presento a continuación ayuda a identificar las partes interesadas en un proyecto y a tener en cuenta a todas las personas que influyen significativamente en la toma de una decisión o bien que podrían verse afectadas por ella. Identificar quién tiene diferentes niveles de participación e interés en un proyecto es la clave y puede contribuir a alinear las decisiones.

Además  también puede ayudar a desarrollar una estrategia eficaz para comunicarse con esas personas clave  y gestionar de esta manera sus expectativas.  

En primer lugar, crea una matriz con los ejes distribuidos de la siguiente manera:

• (Eje Y) Poder: el nivel de influencia de una parte interesada en el sistema: cuánto pueden dirigir o influir en un proyecto y otras partes interesadas.
• (Eje X) Interés: el grado en el que un interesado se verá afectado por el proyecto.

A continuación, crea una lista de grupos de partes interesadas respondiendo las siguientes preguntas:

• ¿Quiénes se verán afectados por este proyecto?
• ¿Quién será responsable o debe rendir cuentas en el proyecto?
• ¿Quién tendrá autoridad para tomar decisiones sobre el proyecto?
• ¿Quién puede apoyar u obstaculizar el proyecto?
• ¿Quién ha estado involucrado en un proyecto como este antes?

Una vez realizado este paso, coloca una parte interesada a la vez en la matriz, en función de su poder e interés relativos.

• Personas de alto poder y muy interesadas (Interactuar de cerca): Mantén a estas personas completamente comprometidas, haz un esfuerzo por mantenerlas satisfechas.

• Personas de alto poder, menos interesadas (Mantener Satisfechos): Pon suficiente esfuerzo en estas personas para mantenerlas satisfechas, pero no tanto como para que se desconecten debido a demasiada información.

• Persona con Bajo poder, muy interesadas (Mantener informado): Mantén a estas personas adecuadamente informadas, comunícate con ellas para asegurarte de que no surjan problemas. Las personas de esta categoría pueden ser de gran ayuda en brindarte detalles.

• Persona con  Poco poder, gente menos interesada (Monitor): Monitoriza a estas personas, pero no las desvíes con una comunicación excesiva.

Por ejemplo: Es probable que tus accionistas tengan un gran poder e influencia sobre tus proyectos y un gran interés en ellos. Sin embargo, tus compañeros de trabajo pueden tener un gran interés en tus proyectos, pero no tendrán poder sobre ellos.

Discute después las estrategias específicas con o para cada parte interesada:

• ¿Quién necesita ser informado de qué y cuándo?
• ¿A quién se debe consultar sobre qué y cuándo?
• ¿Quién es responsable de involucrar a cada parte interesada?
• ¿Qué les motiva más que nada?
• ¿Qué interés económico y / o emocional tienen en el resultado? Es positivo o negativo
• ¿Cuál es su opinión actual de tu trabajo? ¿Se basa en buena información?
• ¿Quién influye en sus opiniones y quién influye en su opinión sobre ti? ¿Son estas personas influyentes realmente interesados clave?
• ¿Qué podría hacer que cambien de parecer para apoyar tu proyecto?
• ¿Cómo manejarías cualquier oposición?

Finalmente, resume tus partes interesadas codificándolas por ejemplo, con tres colores. Los defensores y partidarios son verdes, los críticos son rojos y las partes interesadas neutrales son amarillas.

Fuente: HyperIsland

Ilustración: Paul Petrus

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