Reinicio ritual o cómo empezar de nuevo en el equipo

Empezamos un nuevo año. Estamos a tiempo para retomar una dinámica de grupo que os permita reflexionar, reevaluar las reuniones y los procesos de su equipo para crear más espacio para lo que importa.

Si quieres aplicar esta dinámica de grupo tan solo necesitas lo siguiente:

Los preparativos

Tu equipo trabaja en remoto.

• Crea un nuevo documento de colaboración; por ejemplo en Spaces de Google o un tablero-mural en Teams.

Tu equipo trabaja de manera presencial.

• Hazte con una pizarra blanca, hoja tamaño DIN A2 y muuuchas notas adhesivas de diferentes colores y formas.

Haz una matriz con unas 4 ó 5 columnas o encabezados y etiquétalos con intervalos de tiempo crecientes de izquierda a derecha (es decir, diario, semanal, mensual, quincenal, trimestral, etc.). A continuación crea filas o etiquetas que digan "Equipo completo" y "Parte del equipo".

Por último, cree una nueva tabla o grupo de listas y etiquétalas como...

"Conservar", "Mejorar" y "Eliminar".

Antes de la reunión, designa a una persona para que documente los resultados y los elementos de acción.

Un consejo. Invita a miembros del equipo que trabajen juntos a menudo, incluidos los jefes, jefes de proyecto, .... El "reinicio" será más relevante después de la reunión si todo el equipo participa en la discusión.

El escenario. 

Establece las reglas básicas para la reunión como por ejemplo:

• No hay respuestas correctas o incorrectas
• Asume siempre una intención positiva

Reafirma el propósito de la obra: que no es más que examinar los rituales de trabajo habituales del equipo y decidir qué conservar, mejorar o eliminar.

Después, define el "ritual" y proporciona algunos ejemplos. En términos generales, un ritual es una actividad repetida al servicio del equipo u organización. Algunos ejemplos incluyen:

• una reunión de equipo recurrente.
• un proceso de planificación.
• una "hora social" en equipo.
• un informe de estado para el director.
• ...//...

Por supuesto que puede ser estrictamente laboral, estrictamente social o una combinación de ambos.

Pide ahora al equipo que considere...

¿Qué hace que un ritual sea exitoso para este equipo? 

Registra las respuestas en un lugar al que los participantes puedan acceder durante toda la dinámica

Una sugegencia: pregunta al equipo qué esperan obtener de este ejercicio. Si se trata de “reducir nuestro tiempo en las reuniones”, revisa este objetivo al final de la sesión.

El tercer paso; "la auditoría"

Pon un cronómetro y pide al grupo que audite en silencio (revise) todos los rituales.

Para equipos remotos, pide a los miembros del equipo que agreguen cada ritual al espacio en la pizarra digital. Para los equipos en persona, haz que todos escriban los rituales en notas adhesivas y los agreguen a la pizarra o al papel.

Realiza y agrupa rituales similares e identifique cualquier brecha que pueda existir.

Otras sugerencias...

Pide al equipo que mire hacia atrás en sus calendarios de las últimas semanas o meses para refrescar sus recuerdos.

Ayuda a tu equipo ofreciéndoles algunas categorías de rituales de trabajo: planificación de tareas o cilcos de tareas, desarrollo de habilidades, retroalimentación, informes y garantía de calidad, ...

Cuarto paso. ¡A votar!

Ofrece al equipo algo de tiempo para revisar la auditoría y votar:

• ¿Qué rituales debemos mantener?
• ¿Qué rituales debemos mejorar?
• ¿Qué rituales debemos eliminar?

Permite a todos alrededor de cinco votos por ronda.

Recuerda al grupo cómo definieron un ritual exitoso desde el principio.

Una sugerencia.

Los equipos pueden encontrar que algunas reuniones o informes al liderazgo son imposibles de eliminar por completo. Desafía a los participantes a que vuelvan a imaginar el ritual de una manera que sea más eficaz para ellos sin dejar de cumplir el propósito previsto del ritual.

Siguiente paso; la definición de acciones

Una vez recibidos todos los votos, discute y documenta los próximos pasos para los 3 rituales principales en cada categoría.

Algunas preguntas para impulsar acciones:

• Para los principales rituales que debemos mantener, ¿cómo nos aseguramos de que sigan siendo efectivos?
• Para los mejores rituales que debemos mejorar, ¿qué podemos intentar para mejorarlos?
• Para los principales rituales que deberíamos eliminar, ¿quién los eliminará de los calendarios de todos?

Si el grupo no puede llegar a un consenso sobre la mejor manera de mejorar un ritual, asigne a un miembro del equipo para que investigue una solución después de la sesión y pase al siguiente ritual.

Sé claro sobre los dueños, propietarios de las acciones y el tiempo y utiliza el  formato: QUIÉN hará QUÉ para CUÁNDO

Y finalmente acuerda cómo hacer un seguimiento.

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Fuente: Atlasian Team PlayBook

lustración: Elaboración propia a través de Canva.com

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