Lo que necesito de ti: conversaciones constructivas

¿Qué espera tu jefe de ti?, ¿Qué es lo que realmente necesita tu colaborador para que consiga sus objetivos?

Estas y seguramente otras más son cuestiones relevantes y pertinentes en una conversación constructiva con tu empleado, miembro del equipo. Requiere por supuesto de un entrenamiento específico que te permita preparar y mantener este tipo de conversaciones que seguro tus colaboradores y tu agradeceréis. 

Antes que nada destaquemos que las personas siempre pueden mejorar su rendimiento, actuación sobretodo si se preguntan entre sí (en el equipo o con el jefe) lo que necesitan para tener éxito. Puede reparar malentendidos o disolver prejuicios desarrollados con el tiempo desmitificando lo que los miembros del grupo necesitan para lograr objetivos comunes. 

Dado que los participantes expresan sus necesidades básicas a los demás (o a su jefe directo) y cada persona involucrada en el intercambio tiene la oportunidad de responder, el jefe aumenta la claridad y la transparencia mientras promueve la cohesión y la coordinación entre los miembros, las funciones, ...

Este entrenamiento específico se puede concretar en la realización de una dinánima especial que persigue los siguientes objetivos:

• Aprender a definir y articular con claridad las necesidades funcionales y/o personales.
• Aprender a dar respuestas claras a las solicitudes
• Restablecer y/o mejorar la comunicación con las personas.
• Reparar las conexiones que se han roto
• Exponer todos los problemas sobre la mesa al mismo tiempo para que todos los vean
• Reducir la frustración eliminando ideas preconcebidas y rumores.
• Generar confianza para que los miembros del grupo puedan compartir la responsabilidad con integridad.

Esta dinámica de relación con el colaborador o bien los miembros del equipo consta de los siguientes pasos.

Inicio

Invita y anima a los participantes a preguntar qué necesitan de los demás (a menudo en diferentes funciones o disciplinas) para tener éxito en alcanzar una meta específica.

Por supuesto, anímalos también a responder sin ambigüedades a las solicitudes de los demás.

Organización

Tienes tres opciones; la primera es la relación bis a bis; es decir una conversación personal. Ya la trataremos. La segunda es comentarlo en tu equipo y tercera opción es si necesitas trabajar con los diferentes proyectos/grupo de un equipo. Nos centraremos en las dos últimas opciones. (Equipo o diferentes grupos de un equipo; por ejemplo si éste es amplio)

En los dos últimos casos, prepara una sala amplia para acomodar a los participantes. Si quieres trabajar con diferentes equipos, haz que así se distribuyan siguiendo una disposición circular.  Asigna en estas opciones un portavoz o el lides de ese equipo o proyecto. Todos nos vemos y todos tenemos la misma oportunidad de contribuir. Recuerda llevar material de oficina para escribir todos aquellos que se requiera.

Ejecución

Explica el proceso describiendo los pasos a continuación.

Reitera el objetivo o el desafío que se está abordando para asegurarse de que el contexto sea el mismo para todos. 

Enfatiza que las solicitudes deben ser claras y específicas para que reciban una respuesta inequívoca de sí o no. 

Deja claro que no hay respuestas más que sí, no, lo intentaré y lo que sea que esté permitido. Coloca el grupo o los grupos alrededor de la sala. 

Los grupos funcionales usan la técnica 1-2-4-All  para hacer una lista de sus principales necesidades de cada una de las otras funciones/grupos en la sala. Estas necesidades se expresan como solicitudes que se pueden entregar con cuidado y matices en la siguiente forma: 

"Lo que necesito de ti es _____". 

El equipo o bien los diferentes grupos del equipo reducen sus listas a dos necesidades principales, anótalas en su forma esperada y seleccione un portavoz para representar al equipo o a los grupos del equipo. 

En el caso de los diferentes grupos de un equipo los portavoces se reúnen en círculo en medio de la sala y uno por uno exponen sus dos necesidades a cada uno de los demás portavoces del círculo. O bien si se trata de un equipo se leen todas las solicitudes y a quién van dirigidas. En esta etapa, los portavoces toman notas de las solicitudes, pero nadie da respuestas o respuestas.  En el caso del equipo, son todos los que exponen.

Ahora viene el trabajo delicado. Individualmente (o consultando con otros en su grupo), cada portavoz escribe una de las cuatro respuestas a cada solicitud: sí, no, lo intentaré o lo que sea (lo que sea que la solicitud sea demasiado vaga para proporcionar una respuesta específica)

Dirigiéndose a un portavoz en el grupo a la vez, cada portavoz en el círculo repite las solicitudes hechas por él o ella, luego comparte sus respuestas ( sí, no, lo intentaré, o lo que sea ). ¡Sin discusión! ¡Sin elaboración! 

Ya tenemos el listado de las necesidades que tenemos del equipos o de los diferentes grupos de un mismo equipo.

Ahora se prepara un plan adoptando otra técnica que desarrollaremos más adelante; se denomina qué, y qué, ¿y ahora qué?  Se detallará los próximos pasos a las respuestas ofrecidas a las necesidades.

Fuente: Liberating Structures

Ilustración: Foto de SHVETS production en Pexels

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