Este es un método o dinámica para que individuos y equipos definan la estructura, dirección y primeros pasos de un proyecto. El individuo o el equipo trabaja a través de un conjunto de preguntas y documenta las respuestas. Se genera un documento en un formato digital que se puede compartir. Este puede ser un documento "vivo", "colaborativo" (si así se desea) que se desarrolla con el proyecto, o puede dejarse como un registro claro y conciso del punto de partida.
¿Cómo lo enfocamos?
En primer lugar ten en cuenta que esta dinámica requerirá de invertir entre 30' y 120' y en cuanto a los materiales necesarios tan solo preocúpate de disponer de una sala o de un espacio de trabajo en la red. Post it, tarjetas, rotuladores, papelógrafo, ...
A continuación, reúne al grupo del proyecto. Haz un breve y rápido control para asegurarst de que todos estén presentes tanto mental como físicamente. (Vamos, conectados o "enchufados")
Es clave que se explique que este será un taller corto (no más de 120') con el propósito de crear una estructura y una dirección claras para el proyecto que se avecina. Será rápido y enfocado. Habrá nueve preguntas que discutiremos en grupo, capturaremos las respuestas en papel o a través del muro o pizarra digital y luego las transferiremos a un documento en línea para compartir.
Recuerda que para mantener la energía y la velocidad, puede ser útil pararse alrededor de una pizarra / rotafolio, en lugar de sentarse en una mesa.
Crea un "estacionamiento" en la pared, pizarra u hoja de papelógrafo; por ejemplo en este caso suelo utilizar dos hojas de tamaño DIN A3 enganchadas con cinta para reservar un espacio para las dudas, preguntas que surjan. / mesa. Se explica que esto es para apoyarnos con el enfoque. "Aparcaremos" cualquier punto o pregunta que no contribuya directamente a responder estas preguntas. Se pueden discutir o responder después de la sesión.
A continuación hay que acordar como grupo, equipo cuánto tiempo tienen que dedicar a esto. Divide ese tiempo en partes iguales entre las 8 preguntas: por ejemplo, si tienes 120 minutos, puede dedicar 15 minutos a cada pregunta. Como facilitador, tu trabajo es mantener la discusión enfocada y con un propósito. Puedes asumir el papel de "secretario" (para tomar nota y cronometrar). También puede asignar estos roles a otras personas del grupo.
Escribe (o pegue una copia impresa de) las siguientes preguntas y abordacada uno por turno durante el tiempo asignado. Las preguntas están estructuradas en torno a:
- Propósito
- Resultado
- Valor
- Roles
- Hitos y presupuesto
- Método
- Criterios de éxito y fracaso
- Conexiones
Las cuestiones son las siguientes:
Propósito
¿Cuál es el propósito general del proyecto? (expresa esto en una oración)
Resultado deseado
¿Qué resultados específicos deberían lograrse al final del proyecto? (apunte a 2-4 ideas)
Grupo objetivo y valor
¿Para quién está haciendo el proyecto? ¿Y qué valor aporta a esas personas? (apunte a 3 ideas menos)
Roles
¿Quiénes participan y de qué son responsables?
A continuación se muestran algunos roles sugeridos:
- Piloto, líder o propietario del proyecto "ABC"
- Soporte principal para el piloto, en el día a día
- Núcleo. el grupo principal de personas que trabajan en el proyecto
- Asesores: personas a las que el equipo central puede acudir
- Decisor, líder o gerente con la responsabilidad de aprobar el proyecto.
Hitos y presupuesto
¿Qué debe suceder para cuándo? ¿Y cuanto dinero tienes? (desglosado en apartados)
Método
Cómo trabajará el equipo en conjunto, cómo se comunicará, dividirá tareas, colaborará, abordará la toma de decisiones, etc. (intente definir alrededor de 5 pautas con descripciones breves para cada una)
Criterios de éxito / fracaso
¿Cómo se ve el éxito? ¿Qué aspecto tiene el fracaso? (apunte a 4-5ideas para cada uno)
Conexiones
¿Qué proyectos están conectados a este? ¿Hay otros documentos o fuentes de datos que debamos tener en cuenta? (enumera las conexiones con hipervínculos a documentos clave; por ejemplo.)
Cuando se haya respondido y documentado cada pregunta, decide quién asumirá la responsabilidad de compilar todo esto en un documento digital para compartir con el equipo. Antes de cerrar la sesión, dé al líder del proyecto la oportunidad de aclarar cualquier punto que necesite aclaración.
Termina con una lista de comprobación , preguntando a cada persona cuál es su próxima acción relacionada con este proyecto.
Fuente: Hyper Island Toolbox
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