A menudo me encuentro con empresas, con los empleados que aceptan o asumen que sus funciones o "responsabilidades" o no están claras, bien definidas y/o delimitadas o comunicadas de manera clara y precisa. Me sorprende a la vez que me alarma.
Siempre me digo a mi mismo, ¿Cómo es posible? ¿Por qué no lo están? ¿A quién beneficia esta situación? o ¿qué tipo de creencia subyace a este tipo de comportamiento? Me refiero al comportamiento directivo de no dejar claro lo que se espera de un colaborar.
Es imprescindible dejar claro lo que se espera del colaborador así como las principales funciones, actividades, tareas, procesos en los que interactúa.
¿Cómo lo podemos conseguir? si es que todavía brillan por su ausencia una definición clara de la posición, puesto de trabajo, cargo, perfil profesional, "job description" o como se le quiera llamar. Os presento una sencilla pero efectiva dinámica que pretende ayudar a tu equipo a colaborar de forma eficaz aclarando las responsabilidades individuales y buscando las carencias que se deban subsanar.
¿Qué necesitamos?
Una pizarra o tablero, notas adhesivas, un cronómetro y unos 15' para prepararlo todo. La dinámica durará aproximadamente unos 60'
Como toda buena dinámica de trabajo se requiere preparación.
En primer lugar, crea un espacio compartido, ya sea un espacio físico o virtual. Si realizas la dinámica en formato remoto ( a través de una videoconferencia), crea una tablero de trabajo en por ejemplo- un documento de Google Workspace o en Teams Crea estas columnas:
- Función
- Responsabilidades (lo que otros piensan)
- Responsabilidades (lo que pienso)
- Sin asignar
A continuación, define qué funciones hay en el equipo (por ejemplo, jefe de equipo, desarrollador, diseñador o contable) y pide a todos los asistentes que anoten las suyas en la sección “Funciones” de la tabla que has preparado. No te llevará más de 5-10'
Si varias personas desempeñan la misma función dentro del equipo, añádela solo una vez. Puede que algunos miembros del equipo tengan más de una función (por ejemplo, un ingeniero de software que también sea gestor de proyectos); en tal caso, añádelas todas a la tabla.
Ahora identifica las responsabilidades de tus compañeros de equipo (dedícale unos 15') Para cada una de las funciones identificadas, escribe las responsabilidades que creas que son prioritarias en el documento digital compartido o en una nota rápida.
Si consideras que alguna responsabilidad no está claramente comprendida en una función, añádela a la sección de responsabilidades sin asignar.
¿Y tus responsabilidades? Te toca a ti. Identifícalas (Entendemos que te bastarán 5')
A continuación, pide a cada persona que piense en las responsabilidades prioritarias (unas 3-5) de su función. Escribe cada responsabilidad en una nota rápida o digital y ordénalas por orden de importancia.
Una vez completada esta actividad, toca debatir sobre las responsabilidades de las funciones. Que no se alargue, dedícale unos 15'
La persona que desempeñe cada función debe describir sus notas de “Lo que pienso”, lo que incluye, por ejemplo, la forma en que se priorizan las tareas en su función. Después, el resto de los asistentes debe exponer sus ideas en la columna “Lo que piensan los demás”. Por último, el grupo puede debatir sobre las diferencias entre sus ideas y forma de priorizar.
El propietario de cada función debe revisar las diferencias y aceptar o rechazar las responsabilidades adicionales. Si varias funciones comparten alguna responsabilidad, define un propietario principal, así como un contribuidor o propietario secundario.
Pasa las responsabilidades rechazadas o sin propietario a la sección de “Sin asignar”, situada al final de la tabla.
Tan solo nos queda revisa las responsabilidades sin asignar (Dedícale otros 15') Revisa con el equipo los elementos sin asignar y comprueba si alguno pertenece a alguna de las funciones actuales. Debate con el equipo el motivo por el que encajan, o no, en una función específica.
Si no forman parte de ninguna función, puede que se requiera la creación de una nueva o que se deba redefinir una ya existente. Asegúrate de designar a una persona para que se encargue de encontrar un propietario para estas tareas y fija una fecha para realizar el seguimiento.
Un consejo: la patata caliente. No dejes de lado las responsabilidades que nadie quiera aceptar en su función. Si esto ocurre, llama la atención sobre el problema para que el grupo lo debata.
Finalmente realiza un resumen y define los próximos pasos (5') para confirmar que el equipo si está de acuerdo. Identifica a cada propietario y documenta las funciones, las responsabilidades y los plazos específicos que todos han acordado.
Es importante compartir con el equipo el documento definitivo en el que se reflejen los resultados del ejercicio para detectar carencias u oportunidades. Comparte también el documento de funciones y responsabilidades con los principales miembros del equipo de liderazgo y las partes interesadas, pero informa de ello al equipo.
Fuente: Team PlayBook de Atlassian.
Ilustración: Propia (Canva.com)
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