Gestiona las expectativas
Asegúrate de que el alcance del trabajo, los entregables, los roles y responsabilidades, las fechas de entrega, etc. para cada tarea en la que esté trabajando su equipo sea claro.
Concéntrate en los resultados y el esfuerzo (no horas en el ordenador)
Debes confiar en tu equipo y en el trabajo que realizarán de forma remota. No es factible revisar cada segmento del trabajo de tu equipo, y especialmente cuando están distribuidos en varias ubicaciones.
En lugar de concentrarte en la actividad o en las horas sentado frente al ordenador, concéntrate en los resultados y los esfuerzos, y mide (y por supuesto celebra) a tu equipo como resultado.
Evita la soledad y el aislamiento
Sin lugar a dudas, este es uno de los principales desafíos que enfrentan muchos trabajadores remotos. Socializar y estar con los demás es fundamental para sobrevivir y prosperar. Entonces, hay un impacto a considerar, no solo nuestra salud mental, sino también nuestra salud física.
La interacción regular y cara a cara con nuestros compañeros puede darse por sentada fácilmente, hasta que se acaba. Sé consciente de este cambio y apoya al equipo para que interactúe entre sí de otras formas. Quizás una revisión semanal.
Anima a las personas a mover su cuerpo, ya sea que puedan salir o no. Piensa de manera creativa, tal vez un desafío de ejercicio de 1 a 2 minutos todos los días a una hora determinada. Todos los días a las 3 pm, tenemos un desafío al que nos unimos a través de jitsi.
Es un momento para unirnos para apoyar nuestra salud física y mental. Nos conectamos y nos reímos también, ¡es realmente genial!
Sé un gran comunicador.
Todas las buenas relaciones, ya sean de negocios o personales, requieren una excelente comunicación. Sin embargo, no es tan fácil cuando tu equipo está disperso y es global. Afortunadamente, es completamente posible crear una comunicación efectiva a través de una combinación de herramientas y procesos.
La videoconferencia admite experiencias en línea mucho mejor que las llamadas telefónicas. ¿Qué es mejor que ver las sonrisas de tus colegas y otras señales sociales en la cámara?
A modo de ejemplos, Zoom ha hecho que las videoconferencias sean extremadamente fáciles y efectivas. Muchas empresas han adoptado una política de "cámara encendida".
Slack, una aplicación de colaboración de uso común, admite la comunicación regular que es simple y divertida, y ofrece versiones de escritorio y móviles de su aplicación. Slack permite que otras herramientas de software se integren, ayudando a las personas a maximizar sus comunicaciones.
Recuerda: los jefes deben definir claramente los objetivos para la comunicación regular y elegir qué plataforma utilizar.
Desarrolla un propósito y una cultura de equipo
Crear y mantener una cultura de equipo es importante para el éxito de cualquier equipo y para el negocio en general. La distancia puede dificultar la creación de una cultura empresarial en un equipo distribuido.
La clave para lograr una gran cultura para un equipo distribuido es inculcar la cultura deseada en lo que hace, es decir, uno a uno, reuniones de equipo, reuniones cara a cara y otros eventos de la empresa.
La incorporación también es, por supuesto, muy importante. Asegúrese de que los miembros de tu equipo remoto conozcan el propósito, la visión y los valores de la empresa, ¡y sigue el ejemplo!
Dedica tiempo a los encuentros individuales con su equipo
Al dirigir un equipo distribuido, puede resultar fácil abordar las necesidades y salir de la llamada para volver a la implementación. A veces, esto debe suceder; cuando tiene una fecha límite ajustada, tiene una reunión de pie o un punto de control, entonces tiene sentido.
Pero, si eso es todo lo que hace con tu equipo, se está perdiendo una parte clave de la dirección de tu equipo. Necesitas consultar con ellos, ver cómo les está yendo y qué les está dando energía. ¡No te olvides del factor humano!
En tiempos de cambio continuo, es importante que nos adaptemos de la manera más óptima para beneficiar no solo al negocio, sino a las personas que le permiten progresar.
La colaboración es clave independientemente de dónde se encuentren las personas. Invertir en tomarse el tiempo para aprender e incorporar las herramientas y el conocimiento que te ofrecerán la confianza necesaria para una colaboración exitosa es invaluable.
Sé flexible con tu equipo.
En el entorno actual, tu equipo tiene muchas cosas sucediendo en sus vidas. Esto no es una excusa para no hacer las cosas, pero es una buena razón para reconsiderar la productividad.
Necesitamos confiar en nuestros equipos y darles la autonomía y la flexibilidad para hacer su trabajo en un horario más flexible que les ayudará a ser más productivos. Ten en cuenta el juego a largo plazo, no las soluciones a corto plazo.
Utiliza un sistema de gestión de proyectos.
Los sistemas de administración y gestión de proyectos son útiles para manejar equipos virtuales porque ayudan a organizar documentos y conversaciones en proyectos, lo que hace que sea más fácil verlos en un solo lugar y encontrarlos más tarde. También pueden ayudar a organizar y compartir archivos.
Es difícil rastrear correos electrónicos y mensajes, es complicado y es una pérdida de tiempo.
Promueve la colaboración eficaz.
Si deseas trabajar en documentos en vivo, con ediciones posibles de muchas personas, Google Drive posiblemente es la mejor opción. Si tienes un documento que simplemente debe compartirse y no se editará simultáneamente, puedes colocar tus documentos (como un archivo de Excel) en un Google Drive compartido o en otras herramientas similares (OneDrive, Dropbox, …)
Más herramientas que explicaremos en los siguientes artículos…
Plan de colaboración en equipo y autoliderazgo en línea
Carta de trabajo remoto del equipo
Registro de entrada / salida de reunión remota
Registro diario remoto
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