Monitor de estado del equipo (1)

La herramienta "Monitor de estado" ("Health Monitor") ofrece al equipo la oportunidad de analizarse con honestidad. Permite evaluar a los miembros tu equipo en función de los principales atributos (ya lo desarrollaremos en posteriores artículos) que caracterizan el funcionamiento excelente del equipo. 

El resultado de la sesión de monitor de estado es la identificación de los puntos fuertes a mantener y aprovechar así como las áreas de mejora a corregir o minimizar su impacto.

Cualquiera puede dirigir una sesión de Monitor de estado, así que no esperes a que el jefe dé la orden; adelántate tú y proponlo.

¿Por qué esta dinámica ayuda al equipo?

Nos proporciona la oportunidad de analizar los factores (atributos) de éxito de un equipo. A modo de comprobación de cómo están las constantes vitales del equipo. Con esta información, puedes poner en práctica estrategias diferentes para cambiar la forma en que trabajas, de modo que puedas reforzar tus puntos débiles y realizar un seguimiento de tu progreso con controles rápidos.

Aunque el monitor de estado del equipo es más eficaz cuando se realiza al comienzo de una curso, año o ejercicio fiscal,proyecto, proceso, ... por ejemplo, puedes llevarlo a cabo en cualquier momento. con revisiones cada tres meses, con controles rápidos por ejemplo cada dos semanas.

Tenemos hasta tres tipos diferentes de "Monitores de estado"

• Equipos de dirección. Son el ejemplo a seguir y los que toman las decisiones clave en una organización. Se trabaja con una visión a largo plazo y la misión es dirigir una estructura de mando y gestión de proyectos.
• Equipos de proyecto. Son los responsable de pilotar los proyectos y obtener los resultados acordados a través de equipos funcionales
• Equipos de servicios. Da igual si los servicios son técnicos, administrativo, de producción, ... todos comparten un objetivo común: ofrecer calidad, cantidad, coste, satisfacción y tiempo..

Cómo moderar una sesión de Monitor de estado. (algunas consideraciones previa a las instrucciones)

En primer lugar, estableciendo el contexto. La finalidad del monitor de estado es evaluar lo compenetrado que está tu equipo a la hora de trabajar. Aquí, la sinceridad absoluta es la clave. Pero no todo es malo: también pondrás de relieve aspectos positivos y darás algunas palmaditas en la espalda. 

Además, evaluarás vuestro estado estrictamente dentro del contexto del proyecto en el que estáis trabajando. Durante la próxima hora, no habrá respuestas correctas o incorrectas y todas las opiniones serán igual de importantes.

Si tu equipo incluye a ocho o más personas más, puede que quieras dividirlo en grupos secundarios para trabajar en las puntuaciones iniciales de cada atributo. Después, volved a juntaros y poned en común las puntuaciones del equipo al completo.

Si no estabas familiarizado con el monitor de estado, te vendrá bien mostrar los nombres y las descripciones de los ocho atributos en una pantalla para que los miembros del equipo los vean con facilidad. El criterio de opinión/valoración basado en colores (rojo, amarillo y verde) debe ser única para todo tu equipo. Usa tu intuición y no te preocupes por establecer un criterio estandarizado para cada color, ya que eso solo hará que se preste menos atención al debate.

Asegúrate de que todo el mundo pueda opinar y contribuir a las valoraciones del grupo de forma individual antes de pasar al debate con el equipo completo.

Si los miembros de tu equipo tienden a conformarse o a dar por buenas cosas que no lo son, asigna el rojo como valoración predeterminada para todos los atributos y haz que los grupos justifiquen su avance hacia la valoración verde.

Resiste la tentación de resolver los problemas durante la sesión y céntrate solo en las observaciones.

Establece un calendario regular para los controles del Monitor de estado. ¿Se están transformando en verdes los rojos y amarillos? ¿Ha pasado a rojo alguno de los verdes? Los controles regulares ayudan a mantener alta la motivación y detectan las áreas con problemas antes de que resulten destructivas.

Algunos equipos incorporan controles a una rutina de equipo ya existente, como una reunión de equipo semanal. Otros sustituyen rutinas periódicas, como retrospectivas de sprints o reuniones rápidas, por un control. Pero puedes programar los controles por separado si es necesario.

Para el control, saca tu plantilla del Monitor de estado. Pídele a todo el equipo que evalúe su rendimiento en cada atributo mediante las mismas valoraciones en rojo, amarillo o verde.

Presta especial atención a los atributos en los que el equipo eligió centrarse durante la sesión de Monitor de estado completa. Cuando uno de ellos cambie a verde, elige un nuevo objetivo y busca estrategias que puedan ayudaros. 

Recuerda: esta dinámica es un modo diferente de afrontar el trabajo diario, lo que significa que puedes ponerla en práctica incluso aunque no tengas dificultades. La prevención es útil para nuestro equipo igual que lo es para nuestro cuerpo.

Y qué mejor que citar a la referencia de esta "herramienta" o dinámica de grupo que en un vídeo.

Fuente: Atlassian TeamPlaybook

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