Cuando estamos en una reunión de equipo en la modalidad en remoto, virtual, "online" se suele pecar de centralizar la atención en el jefe y eso es, por un lado, agotador para el jefe y seguramente un aburrimiento para el resto. ¿Cómo evitarlo? A través de la implantación de las rondas de participación.
Antes de detallar los tipos de rondas que hay cabe destacar que en las reuniones en remoto, virtuales es difícil mantener un flujo natural de la conversación. Por esta razón las rondas de participación son valiosas porque aportan orden y foco. Aquí el facilitador tiene un papel clave; debe saber marcar el orden.
A veces recomiendo que el orden lo establezca ayudado de un sistema de soporte visual o a través del chat/mensajerçia instantánea; por ejemplo de la siguiente manera:
- “ Entonces, luego escucharemos a Manuela y luego a Diego. ”
De esa manera, Diego puede comenzar a pensar con anticipación qué decir.
Volviendo a los tipos de ronda que hay, destacamos las siguientes:
- Ronda de preguntas aclaratorias
- Rondas de reacción
- Rondas de consentimiento
- Rondas de proceso
Se convoca una ronda de preguntas aclaratorias siempre que haya una propuesta que deba entenderse antes de que el grupo pueda formarse una opinión al respecto. Es importante que nos aseguremos de que entendemos la propuesta antes de hablar más sobre ella. Ahora es el momento de hacer las preguntas antes de responder.
Un desafío en la ronda de preguntas aclaratorias es que a veces uno se adelanta y da su opinión. O bien pueden expresar su juicio negativo sobre la propuesta mediante una pregunta sesgada. En cualquier caso, el facilitador puede decir:
¿Le importaría dejar eso para la próxima ronda cuando reunamos opiniones? Por ahora, ¿hay alguna pregunta que le gustaría hacer para entender la propuesta tal como está escrita?
A veces, el facilitador tendrá que trabajar con el ponente para desentrañar una pregunta real que se mezcle con las opiniones del ponente.
Rondas de reacción.
Las rondas de reacción son una forma de tener una idea de dónde está el grupo. Puede ser solo un reflejo del impacto de lo que está sucediendo para los miembros del equipo, puede tener un mensaje concreto como...
“¿qué crees que se podría hacer al respecto?”.
No restrinjas esta fase a una sola ronda si lo que la gente aporta parece rico y productivo. Sigue dando vueltas hasta que pase más y más gente porque no tienen nada nuevo que decir. En ese caso, el facilitador puede finalizar las rondas preguntando si hay algo que alguien quiera agregar para asegurarse de que nadie quede interrumpido.
“ Hicimos dos rondas ahora y escuchamos muchos comentarios positivos. ¿Hay algo que todavía deba decirse antes de seguir adelante? "
El tiempo y la capacidad de atención suelen ser preocupaciones en las reuniones. Para introducir una ronda de reacción rápida, el facilitador puede decir: “ Hagamos una reacción rápida sobre eso. Y por reacción rápida, me refiero a cinco frases o menos. ”
A algunos grupos les resultará útil usar un un temporizador para mantener las cosas en movimiento en una ronda. También es una buena idea que el facilitador recuerde a las personas que no repitan información redundante.
Las rondas de reacciones rápidas se utilizan en el proceso de consentimiento. Suponiendo que se ha trabajado en cualquier propuesta y que todos han tenido la oportunidad de ser escuchados en una etapa anterior del proceso, las reacciones rápidas deben ser muy breves. Son más una verificación de temperatura que una reapertura para la discusión. También son el lugar de los agradecimientos, los sentimientos.
Además, los sentimientos positivos de gratitud o satisfacción también deben tener un lugar, ya que la retroalimentación positiva con el objetivo de mejorar algo.
Rondas de consentimiento
Las rondas de consentimiento son muy breves. Dan solo dos opciones. (En la toma de decisiones por consentimiento, no hay una tercera opción de mantenerse al margen).
- “Doy mi consentimiento / no tengo objeciones”.
- "Tengo una objeción". Puede dar una declaración de una frase sobre la objeción, por ejemplo,...
- Tengo una objeción con respecto al período de tiempo de esto"
- No estoy listo para dar mi consentimiento.
- Tengo inquietudes que quiero explorar más.
Pueden ser las rondas más mágicas. Por ejemplo, cuando una discusión se sale de control, emocional o simplemente turbia. Encuentra la salida con una ronda de proceso en lugar de perder más tiempo. Puedes combinar una ronda de proceso con un momento de silencio (o una pausa para el descanso u otras formas de volver a enfocar).
Los ejemplos pueden ser los siguientes:
“Vaya, hay muchas emociones en la sala en este momento. Sugiero que todos respiremos profundamente y un momento de silencio. (pausa) Me gustaría hacer una ronda sobre lo que la gente piensa que sería una buena idea hacer a continuación ".
“No estoy muy seguro de qué apoyaría mejor al grupo en este momento. ¿Alguien tiene una idea? Hagamos una ronda y le pediría que pasara si no tiene nada que le venga a la mente en este momento ".
“ Parece que estamos atrapados aquí. Hagamos una ronda de ideas sobre cómo despegar ".
¿Cómo lo véis? ¿Os veis capaces de introducir este tipo de dinámicas en las reuniones virtuales?
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