¿Acierto con el formato de mi "reunión virtual"?

Si recordamos que las principales características de una reunión (y por supuesto una reunión virtual o en remoto) deben ser:

Foco, orden y participación

¿Cómo manejamos la participación en una reunión?

A través de las creación de las rondas. Éstas pueden conseguir aumentar significativamente la participación en las reuniones en remoto o virtuales.

Un ejemplo práctico al que me he acostumbrado a trabajar  en las sesiones de formación.

El facilitador/formador llama a dos personas al mismo tiempo, a la siguiente persona y a la persona después de eso. De esta manera, la segunda persona ya puede prepararse (ordenar sus ideas, preparar su intervención, aportación, ...) y además para encontrar el botón de silencio para reducir el tiempo de espera para todos. 

Además, para cambiar el orden en la ronda se puede escribir la lista de los nombres en el chat. De esa manera, todo el mundo sabe lo que está sucediendo y puede el facilitador relajarse.

¿Para qué nos sirven las rondas de  participación en las reuniones?

Básicamente apoyan la idea de ... equidad

• todos puedan escuchar
• todos sean escuchados

Cambiar la dinámica de la conversación. Es decir, evitemos el debate de ideas desordenadas ya que la tendencia será discutir de manera acalorada o bien todo lo contrario, inhibirse.

Si implantamos un sistema de rondas sabemos cuál es el orden y nos invita a escuchar las diferentes aportaciones. Espero mi turno y no interrumpo puesto que sé que tendré el momento para comentar (todo aquello que desee) Se escucha para comprender y no para contestar, rebatir o convencer al otro. Esta es una de las claves. Escucha, reflexiona, aporta y reflexiona de nuevo. Genera buen ambiente.

En el estilo de debate sin orden (y no necesariamente la función del moderador aporta valor), todo el mundo pierde. Todos perdemos información valiosa que podría aportar. El hecho de que alguien sea menos propenso a hablar en una discusión acalorada no significa que su contribución sea menos valiosa. Si optamos por omitir rondas, perdemos información valiosa. Hablar en rondas genera la suficiente confianza en las personas.

En estilo de debate (por rondas) en una reunión (en remoto/virtual) , nuestro objetivo es ser escuchado. En las rondas, pasamos mucho más tiempo escuchando que hablando.

Como podéis apreciar hay "mucha tela que cortar" en cuanto a la moderación de las reuniones y la implantación de un sistema de rondas. Más adelante, en sucesivos artículos detallaremos por ejemplo forma de manejar las rondas, las llamadas rondas de apoyo (qué son y para qué sirven), cuestiones de protocolo, tipología de rondas.

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