Impulsando OKR

Os presentamos una dinámica que nos permite definir metas y por supuesto un plan de acción. Ésta forma parte de los contenidos de mi programa de formación en dirección de equipos Tim Bildin

¿Cómo se implanta esta dinámica?

(a) La preparación inicial (10')

Hay que destacar que para equipos remotos, se tiene que comenzar por crear un documento de colaboración; por ejemplo un simple tablero de tareas. mientras que para equipos en persona, crea una colaboración que plantee compartir en una pantalla durante la sesión.

Como equipo, decide para qué período de tiempo estás estableciendo la  estructura OKR. Por ejemplo si la empresa funciona en trimestres, trimestralmente es un buen comienzo y, por supuesto, comparte cualquier información que ayude a informar de tus OKR con el equipo antes de la reunión. 

Por ejemplo podrías incluir objetivos de negocio, las "hojas de ruta" del proyecto, indicadores y comentarios de los clientes o los OKR (resultados) de trimestres anteriores.

(b) La preparación del escenario (5')
Pídale al equipo que recuerde lo siguiente antes de comenzar la reunión:

Es importante pensar en el valor que queremos lograr para nuestros clientes, clientes o personas a las que servimos.

El equipo debe considerar cómo medir el éxito para lograr ese valor.

(c) Elige los objetivos (30')
Plantea la siguiente pregunta: 

"¿Dónde podemos aportar el mayor valor a nuestros clientes en el próximo trimestre?"

Haz que el equipo haga una lluvia de ideas sobre los objetivos agregándolos al documento de colaboración. Agrupa objetivos similares y luego resume sus ideas en 1-3 objetivos.

Recuerda que los objetivos tienen que ser específicos, medibles, realizables, pertinentes y limitados en el tiempo.

Menos es más por lo que la elección de no más de tres objetivos permite al equipo centrarse en el progreso en las áreas de mayor valor para el cliente.

(d) Establece los resultados clave (5')
Para cada objetivo, decide (o decidid) algunos resultados clave que, cuando se alcancen, confirmarán que se ha logrado el objetivo. Asegúrate de que el equipo elija las métricas (indicadores) que demuestren el resultado del trabajo que ha realizado el equipo.

Mi sugerencia es que pienses (penséis) en términos de resultados y no de tareas.  Los "KR" son la medida del trabajo, no el trabajo en sí.

_______Por ejemplo_______

“Crear 5 páginas web” es una tarea.

“Un aumento del 5% en las visitas a la página” es un resultado clave.

(e) Asignad a los "propietarios" (5')

Asigna a cada resultado clave (KR) un propietario en el equipo. Si bien el KR pertenece a todo el equipo, el propietario es responsable de seguir, de pilotar el progreso del equipo en él.

(f) Repasad (10')

Revisa los objetivos y resultados clave y pregunta (invita a la reflexión) si son lo suficientemente ambiciosos. Equilibra el establecimiento de metas alcanzables con la creación de un desafío suficiente para mantener motivado al equipo.

Asegúrate de que los KR se puedan calificar periódicamente por ejemplo en una escala de valor de 0 a 1.

Por ejemplo:

• 0.3 = Perdimos la marca
• 0.7 = Estuvimos muy cerca
• 1 = Lo conseguimos aunque tal vez deberíamos establecer objetivos más difíciles de cara al futuro.

Recordad que los OKR no son efectivos si están vinculados a evaluaciones de desempeño individuales porque entonces los equipos no apuntan alto. Hay que asegurarse que los jefes estén de acuerdo con este enfoque antes de establecer OKR.

Comparte recursos ¿Alguno de sus OKR se superpone con los objetivos de otros equipos? Crea un OKR compartido y agrupa tus recursos.

Algunos consejos

Guarde sus OKR en un lugar donde su equipo y las partes interesadas puedan encontrarlos fácilmente.

Si tu organización tiene una cadencia trimestral, revisa los OKR una vez al mes. Establece una reunión de equipo cada mes para revisar su progreso. y elabora una puntuación que refleje cómo está avanzando hacia cada objetivo. (Recuerda de incluir el criterio de esa puntuación y cómo cambió desde el mes pasado).

Termina el trimestre dando a cada KR una puntuación final. Con una retrospectiva (ya lo comentaremos en otro artículo), reflexiona sobre tus OKR y lo que se puede mejorar cuando los establezcas la próxima vez.

Recomendaciones

• Empieza pequeño. Para los equipos que recién comienzan con OKR, limita la sesión a una hora y un objetivo.

• Si operas como un grupo de trabajo (un grupo de personas responsables de los productos de trabajo individuales) en lugar de un equipo (un grupo responsable de un producto de trabajo colectivo), los propietarios de cada objetivo deben ser responsables de los resultados, en lugar de todo el equipo. .

• Objetivos ágiles. Para los equipos que utilizan metodologías ágiles, los OKR se pueden vincular a las "metas de Sprint" o los objetivos de "incremento del programa".

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