"Gemba Walk" / "Gemba Talks"

Observa, escucha, pregunta y aprenderás.

Así podríamos definir de manera rápida (pero efectiva, entiendo) los "Gemba Walk" o "Gemba Talks"

También se definen como el conjunto de actitudes y comportamientos a asumir para conocer más a fondo el lugar de la acción; es decir dónde se lleva a cabo el trabajo. Desde la observación directa se pueden plantear soluciones e ideas de mejora.

El término Gemba es una palabra de origen  japonés que significa “lugar de trabajo, el lugar real donde ocurren las cosas” (vamos, el meollo del asunto), y cuando decimos Gemba Walk (o también Gemba Talks)  indicamos la acción de ir a observar (y conversar acerca de) el proceso, entender la manera como se está realizando la actividad, hacer preguntas y aprender para mejorar de forma continua los procesos. 

Debemos hacerlo no solamente cada vez que nos enfrentemos a un problema, sino también como una rutina productiva. Entendámoslo como un paseo por la fábrica o la reunión itinerante.  (ya estoy dando ideas a los guionista de "The Office")

Ese paseo, recorrido, itinerario que significa el "Gemba Walk" es una parte clave de la filosofía "Lean Manufacturing"/"Lean Management" que tiene como objetivo principal conocer el proceso, observar y comprobar lo que está ocurriendo; es algo que cada jefe tendría que practicar de manera periódica y constante para impulsar una cultura de mejora continua.

El "Gemba Walk" es un concepto que fue desarrollado por Taiichi Ohno, Padre del Sistema de Producción de Toyota, que empleó mucho tiempo en la planta de producción observando lo que realmente estaba ocurriendo. 

Una de las muchas historias que se cuentan de él es que llevaba siempre un trozo de tiza en el bolsillo cuando hacía sus rondas por la fábrica y cuando encontraba un supervisor que no podía comprender porque su máquina funcionaba incorrectamente, dibujaba un círculo en el suelo y le hacía permanecer delante hasta que comprendía la causa raíz del problema. Mucha gente lo llama el Círculo de Ohno.

Su objetivo era enseñar a los trabajadores a observar directamente desde el lugar de trabajo (Genchi Genbutsu).

Un paseo por el Gemba tiene tres principios fundamentales:

Ir al “campo de batalla” (prefiero llamar el meollo)

Bajar al Gemba, el lugar donde ocurren las cosas, para ver cómo funciona el proceso y averiguar que las condiciones son las adecuadas para que las cosas se hagan.

Hacer preguntas
Hablar con la gente, los que mejor conocen el proceso, y preguntar «¿qué estás haciendo?» «¿Por qué lo haces así?»… y más preguntas para entender lo que realmente está pasando.

A través de esta curiosidad “casi infantil”, podemos llegar a la causa raíz, entender el proceso y buscar las soluciones.

Mostrar respeto

Respetar las capacidades y los esfuerzos de las personas que realizan el trabajo y que crean valor dentro de la organización. 

Una  manera de mostrar respeto es involucrar a los empleados y a los responsables de los procesos en las acciones de solución de problemas para que puedan tomar parte en la mejora de su propio trabajo. Así aumenta la implicación, la aceptación de la solución 

Muchas veces cuando surgen problemas en el trabajo lo primero que  hacemos es,... ¿enfadarnos?, ¿buscar culpables?, ... o bien convocar reuniones en una sala (¿cómoda?), proponer, exigir, imponer, ... (y discutir) soluciones, preparar planes… pero por lo general casi nunca vayamos al meollo, al lugar de trabajo y observar lo que está ocurriendo. 

Una observación adecuada es una fuente imprescindible de información (que habrá que registrar, sistematizar, ...) que nos ayudará a entender lo que sucede, si las cosas siguen igual o si están cambiando. Tenemos que asumir la observación como un hábito a practicar de forma constante y sistemática.

Gemba Walk es una inmersión profunda en la organización. Nos permite identificar actividades y procesos que no aporten valor: identificar cuellos de botella, fuentes de desperdicio, deficiencias en los procesos y condiciones inseguras. Nos ayuda a entender el trabajo, los procesos, las dinámicas y a identificar oportunidades.

Sin embargo, lo más importante es la relación que permite construir entre el mando y sus colaboradores, la posibilidad de conversar e involucrar a los trabajadores en la generación de ideas innovadoras y de mejora. En definitiva de participar.

La recomendación.
Para convertir esta actividad en un hábito...

• Ve al lugar dónde ocurren las cosas y ponte en el círculo de Ohno (no hace falta que lo dibujes o muchos creerán que has perdido la razón).

• Dedica tiempo a entender, comprender lo que está ocurriendo. 

• Pregunta ”¿qué ocurre?” y “¿por qué está ocurriendo?” tantas veces como sea necesario.  (Suelen afirmar que hasta cinco veces es suficiente en la mayoría de los casos)

• Acércate a tu "gente" e interésate por cómo están trabajando y cuáles son sus problemas, obstáculos, preocupaciones, .... Mira, escucha, toca, utiliza todos los sentidos para comprender el "Gemba", el meollo de la situación. Recuerda, no salgas del círculo hasta haber comprendido con profundidad al menos un aspecto del Gemba que has visitado.

• Establece un plan de “paseos” por el Gemba. Estructura lo que mirarás cada paseo. Revisa indicadores. Define y persigue tareas. Y conviértelo en una rutina. Exige y responde.

La caja de las habilidades