Matriz WWW (quién, qué y cuándo)

Muchas reuniones terminan (o deberían acabar) con una discusión (no eterna) de "próximos pasos" o "que vamos a hacer". Sin embargo estas discusiones (si las hay) son a menudo abstractas, comenzando con una lista de tareas que luego se entregan a los participantes posiblemente no dispuestos sin un plazo específico adjunto. 

Al enfocar la discusión en una matriz www (de Quién, Qué, Cuándo),  se puede conectar a las personas con acciones claras sobre las tareas y un sobretodo un compromiso acerca de  cuándo completarán la tarea.

¿Cómo desplegamos esta matriz?

En primer lugar en una hoja grande o bien pizarra, crea una matriz que  en tres columnas Quién, Qué y Cuando. Personalmente suelo utilizar la herramienta Trello

Aunque el instinto o las ganas de dirigir pueden ser comenzar con el “qué” (las tareas que se deben ejecutar), este enfoque comienza con el “quién” (las personas que tomarán las medidas). Pon el nombre de cada participante en la matriz en esta columna.

Después pregunta a cada participante a qué acciones concretas se pueden comprometer. Coloca su compromiso en la columna "qué". Cada participante puede tener una serie de pasos siguientes que cree que son necesarios o que siente con seguridad de poder ejecutar. Para cada tarea, pregúntale a esa persona “cuándo” lo tendrá hecho.

Las acciones no se realizan por sí mismas, y las personas no se comprometen tan fuertemente con las acciones como lo hacen entre sí. Al acercarse a los siguientes pasos "las personas primero", algunas cosas cambian. Primero, queda claro que las personas en la reunión son las responsables de los próximos pasos. 

En segundo lugar, al hacer compromisos frente a sus pares, los participantes ponen en juego su credibilidad al tomar medidas, y es más probable que sigan adelante. Y tercero, queda claro quién va a hacer qué y para cuándo, y quién ha ofrecido poco o ningún compromiso voluntario.

Finalmente al completar la matriz WWW Quién, Qué, Cuándo, es probable que encuentre que hay mucho por hacer. Este es un buen momento para preguntar si hay alguna forma para que los participantes que se han comprometido con poco o nada aumenten su contribución. Es posible que puedan ayudar a otros a completar sus tareas, o bien su asistencia puede haber sido innecesaria. (Para la reflexión)

Aunque es más probable que los participantes se comprometan con las acciones que declaran frente al grupo, en última instancia, el moderador o convocante de la reunión es responsable de darles seguimiento después de la reunión. 

Puedes solicitar a los participantes que le envíen sus compromisos por correo electrónico/mensajería instantánea (o bien que accedan a la herramienta Trello), y puede enviar al grupo la lista completa como una actualización. Es una cuestión de método 

Fuente: hyperisland Tools

La caja de las habilidades