Herramientas de productividad

“Las herramientas están para solucionarte un problema. 
Si no sabes cuál es tu problema, entonces la herramienta no te ayuda”

Parece una obviedad pero es lo primero que te dicen cuando quieren realizar cursos relacionados con el aprovechamiento del tiempo, organización del trabajo, ... Todos quieren recetas, consejos que puedan aplicar ya sin embargo no tienen en cuenta que en primer lugar debes conocer tu grado de productividad y en qué estás fallando (y también acertando); es decir, es imprescindible enfocar estas acciones con un diagnóstico acerca de tu productividad.

¿Cómo realizamos este diagnóstico?

Con reflexión y recopilación (y registro) de información significativa acerca de tus costumbres, hábitos de trabajo. Sobretodo los que se ejecutan al inicio y al finalizar tu jornada de trabajo.

Para ello sugiero que incorpores como hábito reflexionar acerca de cómo cierro mi jornada.  Es sencillo este análisis pero proporciona mucha información acerca de tu (im)productividad.

A continuación se suele complementar y ya es una actividad en equipo acerca de los limitadores y potenciadores de tu propia productividad tanto personal como grupal.

Finalmente se complementa una matriz de productividad que te permite tomar conciencia de tus fortalezas y debilidades y estilo de cómo aprovechas, manejas la organización de tu actividad.

Realizado este paso previo (le suelo llamar la sesión 0 en mis acciones, talleres y programas de productividad) ya podemos hablar de potenciales herramientas que nos ayudaran a mejorar (es decir, mantener, eliminar, reducir, aumentar o cambiar) nuestros hábitos productivos.

Los he estructurado entorno a diferentes métodos de trabajo. Son los siguientes:

• Mapas Mentales
• Tareas
• Procesos, Procedimientos
• Proyectos
• Flujos de información
• Notas
• Entornos de colaboración

Seguramente se deberían incluir además elementos de eficiencia en el proceso de recopilación y registro de información.

Cada método de trabajo cumple un determinado objetivo. cuando tienes claro ese objetivos entonces eliges la mejor herramientas. De herramientas tenemos muchas (posiblemente nos llegue a "infoxicar" ) Pero, por ejemplo, no nos olvidemos que la primera herramienta es nuestra cabeza. A continuación, lápiz y papel, los post-it y un tablero, ... y así hasta llegar a los entornos de colaboración. 

Como os decía al principio, las herramientas están para solucionarte un problema. Si no sabes cuál es tu problema, entonces la herramienta no te ayuda.

Seguiremos informando de qué tipo de herramientas nos ayudan a solucionar nuestros problemas de baja productividad.

Un encuentro, una solución