Hoy en una de las sesiones de trabajo con un grupo de mejora dentro del proyecto Huella hemos abordado un estudio y análisis de distribución de ls cargas de trabajo y actividades de una sección.
La situación de partida es la siguiente:
Equipo formado por ocho personas; un responsable, dos técnicos y cinco administrativos. La mayoría tiene una percepción de una sobrecarga de trabajo y una incorrecta distribución de las actividades.
Además en un futuro relativamente cercano se va a producir una baja por jubilación y seguramente un movimiento/promoción interna. Las noticias del entorno son que seguramente la baja por jubilación sea amortizada; es decir, no se prevé substitución y que el movimiento interno previsto tampoco es seguro o que se realice o bien si se realizara se tenga también prevista una substitución.
Es decir, tendré la misma actividad/funciones, seguramente con una determinada carga de trabajo no evaluada y posiblemente con un decrementos de la plantilla entorno al 12,5% (-1) o 25% (-2) ¡Ah! y también hay que destacar que parte del equipo es relativamente nuevo y por lo tanto no es autónomo en la ejecución de las actividades asignadas.
Por lo que veis el entorno de esta sección (departamento) de la organización lo podemos denominar como VUCA; es decir, volátil, (relativamente) incierto, complejo y ambiguo. ¿Quién dijo que era fácil la dirección de equipos y gestión de situaciones?
Evidentemente estamos antes una situación de mejora, pero ¿qué hacemos?
Después de hablarlo con el responsable del departamento una de las ideas fue presentar la situación (que no problema) al resto de los miembros de ese departamento. Al fin y al cabo tenemos que encontrar una solución y resolver dicha situación. Con la aportación de todos.
Bien, manos a la obra.
El primer paso es realizar un diagnóstico grueso de la situación y se ha pedido a cada persona que describa las principales actividades de su puesto y una estimación -a través de sus indicadores- del tiempo empleado en su ejecución. No es tan importante el detalle ni la precisión de la estimación sino la distribución de las actividades clave para hacernos una primera composición de lugar.
El resultado de este paso es un cuadro que recoge esa distribución y nos centraremos en la posición origen de la situación a resolver.
El segundo paso es aplicar la matriz ERIC a las posiciones/puestos de trabajo afectados (recordemos, la baja por la jubilación y al posible movimiento interno)
¿Qué es la Matriz ERIC?
Es una herramienta que nos permite modificar la cantidad o magnitud de entrega de cada una de las variables que componen la curva de valor de un producto/servicio o, en este caso; una posiciones o puestos de trabajo.
¿Cómo construimos esta matriz?
Partiendo del análisis de la distribución de las actividades de las dos posiciones objeto de estudio nos realizamos las siguientes cuestiones:
- ¿Qué tengo que eliminar? Dentro de la situación en la que nos encontramos ¿qué puedo eliminar? ¿Qué actividades no son necesarias? ¿Qué es lo que me esta perjudicando? ¿Qué es lo que ganaría si elimino…? ¿Qué me tengo que quitar de encima que frena mi avance o el logro de mi objetivo? En definitiva, ¿me atrevo a proponer aquellos que no tengo que hacer?
- ¿Qué tengo que reducir? Es decir, ¿cuáles son aquellas actividades, tareas, ... que no puedo eliminar pero que también frenan mi avance? ¿Qué debería hacer menos?
- ¿Qué tengo que incrementar? La reflexión se centra en qué actividades, tareas, ... debo concentrarme para conseguir mi objetivo. Recordemos que nuestro objetivo es mantener la efectividad del grupo de trabajo en un entorno VUCA. (Posible -2 de plantilla, parte del grupo de trabajo con baja autonomía -por relativa reciente incorporación al grupo- en la ejecución de actividades)
- ¿Qué tengo que crear? En concreto, ¿qué es lo que debería hacer que no estoy haciendo ahora?
El resultado previsto es que en grupo; es decir de manera consensuada se contempla el alcance del problema, se describen las posibles soluciones con sus ventajas e inconvenientes. Ahora están en la fase dos, pensando, buscando diferentes opciones, alternativas pero sin evaluarlas de momento. Toda opción es posible, ya veremos si viable o no.
Poco a poco. La semana que viene sabré cual es su resultado. Ahora tan sólo tienen el método con el que abordar una situación compleja.
Un encuentro, una solución
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